Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

29 résznek át és 5oo méternyit selejteznek ki/; Így aztán uj raktárak létesítésének gondolatával Is foglalkoznak. A reference szolgálat igen aktívt 3ooo, sőt néha több /37oo/ kérelmet intéznek el havonta; 3zek a maguktél az üzletfelektől származó kérelmek általában egyes Íratok kiadására irányulnak, sőt a kívánt iratot az esetek többségében maga az ügyfél keresteti ki saját megbízottjával} előfordul aztán bizonyos számú telefonon továbbított kérés is; a fotókópia iránti kérelmek ritkábbak. Minden kérés esetében kérőlapot állitanak ki három példánybant az egyik példányt a vállalat Őrzi meg, a másodikat elküldik az esetleg kiadott irattal, a harmadikat ugyancsak az üzletfél kapja meg a hónap végén, a költségszámlával együtt. New York-b«m egy ilyen kérelmet egy óra alatt intéznek el, ha a keresett irat a Manhattan-1 raktárban van, s egy nap alatt az 1ratért New Jereey-be kell elmenni. Magánvállalkozásról lévén szó, természetesen minden pénzbe kerül, mindennek megvan az ára. Egy köbláb mennyiségű iratnak egy évi megőrzése egy dollárba kerül. A reference szolgálat 6 dollárba kerül óránként, illetve 6o centbe lo percenként. A Leahy vállalat évi bevételeinek 6o %-B. az iratmegőrzési dijakból, a többi pedig a reference szolgálat dijaiból származik. A személyzeti létszám végtelenül csekély: az Empire state buildii.g-ben lévő raktárban egyetlen alkalmazott dolgozik; az öt közül legjelentősebb New Jersey-1 raktárban pedig öt vagy hat alkalmazott dolgozik. Az a vélemény, hogy 7 kilométernyi irat gondozása nem Jelent tul nagy megterhelést egy alkalmazottnak. V. - AZ AMERIKAI MÓDSZER JÖVŐJE Miután Ismertettük az amerikai módszer létrejöttének történetét és bemutattuk Jelenlegi alkalmazását, ugy gondoljuk, nem lesz haszontalan megvizsgálni a módszer Jövőjének kérdését is. Amint az előzőkből látható, a módszer sikere vitathatatlan, még ha az Írásos források, vagy a szóbeli tájékoztatások, de minden esetben hivatalos vagy félhivatalos »datok alapján kialakított megállapításaim néhol esetleg helyesbítésre is szorulnának. Persze a modern civilizáció által felvetett legégetőbb problémák megoldására kialakított eljárás semmiképp sem léphet fel a véglegesség igényével. Ettől függetlenül az eljárás hatékonyságának helyes elbírálása az eljárás Jövőjének megvizsgálását is szükségessé teszi. Kíséreljük megt Az állami és magánezervek szemszögéből tekintve az eseményeket, ezek soha sem érezhetik biztonságban magukats az irattermelésnek, a koreai háború idején, a paoerwork ellenőrzése során bevehetett mindennemű korlátozások ellenére bekövetkezett rendkívüli méretű növekedéséhez hasonló papíráradat állandóan fenyegeti a szerveket, majd ezek ut-'r a records centerseket. Ez a félelem nyugtalanító, bár akkora méretű áradatról, amilyen az 194o-19!5o közötti volt, most már több oknál fogva nem kell tartani. Elsősorban is azért nem, mert ha egy hasonló eset be Is következne, az ellene való védekezés módszereit ma már nem kellene sebtében rögtönözni. Ki kellene csupán bővíteni a records centerseket és növelni kellene a kezelőszemélyzet létszámát. Ez mindenképpen kevésbé volna költséges, mint az ujabb irodaépületek felépítése.