Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

a tengerészeti l«véltárban, majd a recorda mana^ement és a paperwo

rk ügyének rendezése érdekében szervezett Hoover bizottság taak foroea-ának elnökségében végzett munkáját. Leahy-t a Empire state buildingben lévő Irodájában találtuk és 5 szives volt megmutatni nekünk a világ Legnagyobb épületének pincéjében elhelyezett raktárakat* Ugy gondoljuk, nem lesz érdektelen bemutatni néhány szóban a "Leahy and Co.

M társulatot, melynek a merőben lukrativ téren elért sikerei az alkalmazott módszerek helyességének legékesebb bizonyítékai* Széket a módszereket a vállalat igaagatója, mint láttuk, eredetileg a szövetségi igazgatás számára fogalmazta meg, A "Leahy and Go." cégnek két egymást kiegészítő tevékenységi köre van* reanagement ooasultanfra és business arohlves

. A továbbiakban csak a második tevékenységi körrel foglalkozunk, mely nemcsak a magánvállalatokat érdekli, mert jó néhány közületi szerv /sőt egyes államok is/, melyeknek nincsen records centere-ük. ehhez a vállalathoz folyamodtak. A "I^to business archives" öt records centers-t tart fenn, ese« közül kettő Hew York-ban /az egyik az Empire state building-ben, a másik a Wall Street-en/, a harmadik a várói közelében /New Jersey-ben/, a negyedik Miami-ban, az ötödik pedig Chicago-ban működik. Ezekben több mint 80 kilométer mennyiségű magánvállalati iratot őriznek. A fölszerelés rendszere azonos a szövetségi raktárakéval, de a gazdaságosság szempontjait itt még következetesebben érvényesítik. Ugyanolyan állványzat van itt is a raktárakban éa ugyanazokat az egy köbláb mennyiségű iratot befogadó dobozokat használják, de ezeket itt mélységben három sorosan állítják fel és két-két dobozt helyeznek egymás fölé a polcokra* Akárcsak a szövetségi oontersekben - a polookon fel vannak tüntetve a jelzetek, melyeket a-s irattartókra is ráírnak* az utóbbiakat azonban kiegészítik a mélységi sorokat jelző A, B vagy C betűvel, továbbá a magassági sorokat jelző 1, 2. számmal* Ezzel szebben, legalábbis az 5-ik Avenue-ben működő raktárban, melyet alkalmunk volt megtekinteni, minden könnyen hozzáférhető* A Leahy váll-latiak az iratmegőrzési módszerek gazdaságosságának növelésére 1rányuló vizsgálataiban mindinkább előtérbe kerül a klasszikus rendszerekre való visszatérés gondolata* így megállapították, hegy a személyzet létszámának - más szóval az Iratmegőrzés költségeinek - növelése nélkül az egymás mögé helyezett három, és az egymás fölé helyezett két dobozos tárolási módot tovább fokozni nem lehet* Ha már a több belső emeletre tagolódó raktárak létesítésére törekszenek* az összesen nyolc méter magas állványok Igen IcemSny acélból készülnek, ezek elbírnák a raktári kocsival való szállításra is alkalmas két galéria súlyát* Az emeleteket ipari felvonókon lehet majd megközelíteni* Visszatérés er* a kezdeti rendszerhez 0 ezt készségesen el is ismerik » Thle waa not a növel idea. Librariaa hova done the same stack areas for mm rearff /42/*

?/ 1 Az iratokat általában négy-két évig Őrzik meg, néha tovább is, de vannak az iratok közt állandó megőrzést igénylő iratok is* Ez utóbbi tény a vállalat gyors fejlődése mellett okozza aztán azt * hogy a ra'ttárakba több irat kerül be, mint amennyit kiselejteznek /havonként 1 kilométernyi iratot 1/ Thls was not a növel Idea* Librarles - Ez nem volt uj gondolat. A ^ — könyvtárak ugyanígy járnak el hosszú idő óta*