Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

25 Bzere ennek megfelelően igen különbözőt vannak államok, melyek esetében levéltári rendszerről beszélni sem lehet, más államok levéltári szervezete csak részleges, ismét másoké pedig egészen felemáBj igy történhetik meg aztán az, hogy ugyanabban az államban a régi iratokat a State Library egyik szakosztálya írzi

» a records management-et a pénzügyi szervek intézik, a selejtezéseket pedig egy történészekből, birákból és közigazgatási szakemberekből alakított bizottság ellenőrzi. Másutt egyöntetűbb a szervezet. Hogy csak a tanulmányunk tárgyát képező reoords ma na gbmentr61 szóljunk, megemlítjük, hogy 196o-ban 42 állam és ?orto-Rlco jelezte egy ilyen vonatkozású program létezését, 7 államban ilyen program nem létezett, 26 állam pedig csak az állandó* schedulesok létezéséről adott hírt; a reoords management-ben foglalkoztatott alkalmazottak száma elenyésző voltt o és 16 között ingadozott /39/. A record centers-ékre vonatkozó másik körkérdésre mindössze 33 állam és Porto-Rico válaszolt, de ezek között csak 2o állam állította, hogy ilyen intézménye volna; az ezekben elhelyezett iratok mennyisége is igen csekély volt, általában néhány száz méter és tiz-husz kilométer között ingadozott* kivéve Texas-t /48 kilométer/, California-t /27 kilométer/ és Michigan-t /23 kilométer/. Az ádáz helyi individualizmus ellenére most azonban bizonyos egységesítés van folyamatban. S ami elég furat ezt a folyamatot épp a nukleáris háború veszélye által meghatározott jelenlegi nemzetközi helyzet váltotta ki. Az Egyesült Államokban jelenleg ugyanis azon fáradoznak, hogy a szövetségi igazgatás zavartalan működését egy esetleges nemzeti katasztrófa esetére is biztosítsák. S ennek a. tervezgetéenek a reoords managementre is kihatása van. Hogy erről szövetségi szinten nem emlékeztünk meg, az abból következik, hogy véleményünk szerint egy ilyen összefoglaló jellegű tanulmányban az ilyen egészen speciális jellegű kérdéseknek nincs helyük. De az N.A.R.S, Offloe of Reoords Management program alosztálya által közölt handbooksökban szerepel a Protecting vitai operátIng records

. mely a "nélkülözhetetlen irat" problémáit tárgyalja, meghatározza ennek fogalmát, megjelöli a kiválogatás Ismérveit, ismerteti az iratok mutatózásának módszerét, foglalkozik a biztonsági másolatok, az óvóhelyi megőrzés kérdéseivel stb. Ami már most az államokat illeti, az elnöki iroda felügyelete alatt működő Office of Civil and Defense Moblllzation a közügyek intézése szempontjából nélkülözhetetlen iratok esetleg szükségessé váló gyors biztonságba helyezésére vonatkozó intézkedési tervezetet javasolt az államoknak. Minthogy jól kiépített levéltári és reoords managementhálózat nélkül érdemleges intézkedéseket tenni nem lehet e ebben a tekintetben mint láttuk, még igen nagyok a hiányok, ezeknek a kérdéseknek általános szabályozását is javasolták az államoknak. A bőséges kommentárokkal és jegyzetekkel ellátott javaslat, a 135 oldalas Records Management and Preservatjon 196o-ban jelent meg sokszorosításban az Office of Civil an

d Defense Mobilization kiadásában, bár annak szövegét a N.A.R.S. állította össze. A javasolt módszer mutatis mutandls a szövetségi szabályozás mása, egyetlen eltéréssel: a selejtezések megkönnyítése érdekében a döntés jogát a recorde-ok igazgatója vagy az állam levéltárosa által irányított kialétszámu bizottságra ruházták, fölöslegessé téve a parlamenti jóváhagyást és az azzal járó hosszadalmas eljárást. 1/ handbook « kézikönyv, tankönyv