Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

..Gyönyörű ábrándok - mondhatná valaki. Szögezzük is le hát mindjárt, hogy 1959-196o-ban 36 állam törvényhozása részben vagy teljes egészében már el Is fogadta a suggeste

d state leglalatloa programját, mely programban a records management Is szerepel*.* 3* A eouutles-k és a nagyvárosok igazgatása A eountieskban. a nagy és kisvárosokban a rendszerek még nagyobb változatossága tapasztalható, még nagyobb a szervezettség hiánya. Ha Wayne County- ban a records management-ben 38 alkalmazott dolgozik és egy 5 kilométer befogadóképességű raktár van /4o/, ez nyilván kivételes eset. Hasonlóképpen a városok között teljesen egyedülálló San Francisco és New York helyzete. Az előbbinek ugyanis mindössze 3 ilyen alkalmazottja és egy kicsiny, alig 7 kilométer befogadóképességű raktára van. Az utóbbi rendszerét viszont érdemes közelebbről is megvizsgálni * New York /41/ A ilunicipal Archlves and Records Center elnevezésű szerv jelenleg a Public Library egyik branq

h '-a. Remélni lehet azonban, hogy a records managemrnft területén betöltött egyr3 növekvő szerepe folytán rövidesen autonómiát kap. A szerv levéltári osztálya, mely alig 7 kilométernyi Iratot őrlz, ma még nem bir jelentőséggel, mert a New York City, a Manhattar és a szomszédos kisvárosokból /Bronx, Brooklyn, Harlem stb./ kialakult nagy-Néw York megszervezése előtti időből még Igen kevés irata van. Ettől függetlenül az Igen gondosan kezelt raktárak Irataiban sok szorgalmas kutató kutat. A records managemen

t osztály nagyjából elvégzi mindazt városi szinten, ami szövetségi szinten végbemegy. A mindössze néhány évtized óta bevess cett rendszer most tan a teljes kibontakozás stádiumában. 115 városi szerv/el kell megtárgyalnia a hatáskörébe tartozó ügyeket} ezek közül 52 szerv ügyét már rendezték és évenként hét-nyolc további szerv működéBét vizsgálják felül és szabályozzák azok iratainak kezelését. A •szerveknél általában a de

nartment admlnlstratlve offlcer felelős a records management menetéért, vele tárgyalják meg az ügyeket, a fontosabb szerveknél a D.A.O. egyik helyettesét ruházzák fel a reoorae offlcer feladataival. Meg kell jegyezni egyébként, hogy 1948 februárja óta minden nagyobb szervnél ki kell jelölni a records management viteléért felelős személyt. Akárcsak a N.A.R.S.-ban, a New York-i Municipal Archlves and ReoorJs Centered

ben is folyik a records management feladataival megbízott személ/ck kiképzései ennek érdekében hat héten át t**rtó heti két órás tanfolyamokat /managemant curses

/ tartanak. Alkalmazzák természeteser a scheduleeok rendszerét; a minták persze egyszerűek és világosak. A már összeállitotv első Schedulesokat már felül le vizsgálták: a szerveknél és a records centersckben vaió megőrzés javesolt időtartama - melyet a szervek kérésének megfelelően állapítottak meg - túlzottan hosszúnak bizonyult. Hogy a szerveket ezer a téren elkövetett 1/ taranch » ágazat, osztály