Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

17 De nem hanyagolták el a sohedulesok ügyét sem. Ellenkezőleg, ma már valamennyi iratfajtának megvan a Schedule-je. Menetközben, miközben az egyes szervek ellenállásának leszerelésén fáradoztak a legutóbbi évekig, hatályban tartották - persze megfelelő módosításokkal - az első izben összeállitott generál schedu

les-okat. Ezek közül tizenkilenc még ma is érvényben van. Ugyanakkor jelentős mértékben fejlődtek a reoords centers-ek is. Ha a Waehlngton-t kiszolgáló négyet külön-külön számítjuk, ma összesen tizenkilenc records centere müködiki ezek közül tizenkettő vidéki /a G.S.A. tiz körzetében/, kettő pedig országos /a polgári és katonai személyzeti iratok SaintLouis-i records center-ei/ és végül a Honolulu-i kisegítő raktár. Ezekben a raktárakban jelenleg 225o kilométer mennyiségű iratot őriznek, ami a Szövetségi Levéltárban őrzött iratok kétszeresének felel meg, /Hova jutottak volna ma már, ha ezek a raktárak nem léteznének?/ 1961-ben 245 kilométernyi iratot vettek át és ebből csaknem 2oo kilométer mennyiségű iratot selejteztek ki, Ugyanebben az időben csaknem 5 millió esetben adtak tájékoztatást, vagy bocsátották az illetékesek rendelkezésére a megfelelő iratokat, s végül 5o.ooo alapnégyzetméter terjedelmű irodahelyiséget, 16,ooó alapnégyzetméter terjedelmű raktárhelyiséget, 64.000 iratrendezőt és 132 kilométernyi állványzatot szabadítottak fel a szerveknél, A szakértők véleménye szerint a küzell jövőben a recorda centersekben végrehajtott évi selejtezések során kiselejtezett iratok, valamint a levéltárnak továbbadott iratok együttes mennyisége ki fogj& egyenlíteni a beszállított Íratok mennyiségét, Így aztán ezeknek ez intézményeknek a működése kiegyensúlyozottabb lesz és befogadóképességüket tovább növelni már nem kell /a raktárak befogadóképessége jelenleg meghaladja valamivel az azokban elhelyezett iratok mennyiségét,/ Az első kísérleti évtized végén igy hármas satlsfeclttel lehet őket kittintetni, hármas győzelmi jelentést lehet kiadni működésükről, különösen ha számításba vesszük a kezdeti katasztrofális Lelyzetet: 1,/ A szervek felszabadultak a hatalmas mennyiségű irat terhe alól, nem kell már attól tartanlok, hogy az iratanyag elárasztja a hivatali helyiségeket. Ha a legutóbbi évek adatai nem is állnak rendelkezésünkre, megállapíthatjuk, hogy 1957-ben - akárcsak 1955-ben - a kiselejtezett iratok, a centers-ekbe beszállított iratok mennyisége A25o + 21o kilométer/ és az ugyanabban az időszakban keletkezett iratok mennyisége /12oo kilométer/ közötti arány pozitív volt és 26o kilométernyi férőhely szabadult fel. Persze ezt az arányt a végtelenségig fenntartani seituiiiképp sem lene'-, mert ez azt jelentané, hogy állandó megőrzést igénylő iratok ne keletkezzenek, ami teljességgel hamis elgondolás. Ezt ass arányt csak a hátralékok felszámolásának időszakában lehetett elérni. De láthatjuk, hogy néhány év al*\tt mily csodálatos Irányzatváltozás következett be# Másfelől megszabadulva régi Irataik terhétől, a szervek meg tudták javítani munkájukat és eredményesebben tudták használni saját irataikati 2«/ A records centersek rendszere kiforrott. Annak ellenére, hogy létrehozásuk alkalmával igen nagy gondot foráxtottak a költségek csökkentésére, felállításuk elég jelentős beruházásokat igényelt, de ezek rövidesen amortizálódnak /vagy talán már amortizálódtak is?/ legalább is Leahy véleménye azerint /32/. Leahy ugyanis azt állítja, hogy a hivatalokban felhalmozott ira-