Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 18 tok elhelyezésére a recorde centers-ekben alig 15-25 %-nyi felület elegendő, továbbá, hogy - ami persze nem u^enazt az eredményt adja - ugyanazon a raktározási területen a recorde centere-ékben háromszor annyi iratot lehet elhelyezni, mint a hivatalokban és végül, hogy a centers-ekben 75 %~os megtakarítást lehetett elérni az iratok kezelésével megbízott személyzet bérénél. Ki is számították az utóbbi időben, hogy egy folyóméter mennyiségű irat megőrzése a hivatalokban 15 centbe kerül, mig a centersekben i z a költség mindössze 3 cent /33/ és az arány évről-évre előn^ösebbé válik. A recorde centersek működése ezek szerint az állami költségvetésnek egyik állandó megtakarításokat jelentő rovatává alakult át /vagy fog rövidesen átalakulni/. 3./ A Szövetségi Levéltárat nem fenyegeti már az elözönlée réme. PerBze a records centers-ek /egyelőre még elég jelentéktelen/ iratátadásai, de különösen a még elég gyakori közvetlen iratbeezállitások következtében, a levéltár raktárai ismét megteltek, sft már kisegítő raktárát is létesítettek Alexandrla-ban. De a beczállitások Üteme ma már normálisabb: évi 6-7 kilométer, ez a mennyiség azonban még csökkenthető is. Az amerikai levéltárosoknak ma már csak a valóban értékes iratokkal van dolguk s a raktárakban nincs torlódás. És ugyanekkor nem kell már pirulniok, ha eszükbe jut mindaz, ami a szerveknél végbemegy. Ma már szabályozni tudják az iratok keletkezését és közvetve vagy közvetlenül ellenőrzik az iratok selejtezését is. így biztosak lehetnek abban, hogy mindazt, ami az általuk megállapított normák szerint megőrzendő, meg is őrzik és hogy csak ilyen iratok kerülhetnek be a levéltár raktáraiba, IV. - A RECORDS MANAGEMENT JELENLEGI ÁLLÁSA AZ EGYESÜLT ÁLLAMOKBAN Ezen hosszú, de nélkülözhetetlen történeti bevezetés után rátérünk most tanulmányunk tulajdonképpeni tárgyára* Nem szándékozunk persze ismertetni mindazt, ami az Egyesült Államokban a records roanagementtel tieessefüggésben van, mindössze a szakszervek működését óhajtjuk bemutatni. Mindenekelőtt a N.A.R.S. Records Management officeének a munkáját ismertetjük, de e* zen túlmenően bemutatjuk mindazt, amit az államok, county- '-k nem szövetségi szervei, a városok, eőt a magánszektor hasonló jellegű intézményeiről megtudtunk* U A, gqövetBéfl^ ifiajsflatájR A szerv* ,et /34/ , • • • i A G.S.A.-nak a vezető titkárságán és az Ügyintéző részlegeken kivtíl négy osztálya van: a felszerelési osztály, a védőanyag beszerzési osztály, a középületek osztálya és a közlekedéfl és szállítási osztály. Idetartozik végül a N.A.R.S. Ez utóbbi az Egyesült Államok levéltárosának vezetése alatt működik. A vezetőt helyettese, egy deputy archivjst ' segiti munkájában. A levéltár 3 osztályból áll, de idetartozik az Egjesült Államok utolsó három elnökének "könyvtára" is. A három osztály: az egy aseistant archivlst vezeté1/ count.Y /többesszámban: counties/ • közigazgatási kerület 2/ deputy archivlst - a levéltárigazgató helyettese