Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

Egyesült Államok kormányának valamely rzerve nozott létre vagy i.apott m^ és 2./, amelyeket a kormányzat szervezetének, működésének, feladatainak, állásfoglalásainak, határozatainak. ?3,járásának, intézkedéseinek vagy egyéb tevékenységénél: bizonyítékaként vagy a bennük fcglaj-t adatok tájékoztató* értéke miatt az azokat létrehozó szerv, illetve törvényes jogutódja őriz meg vagy hivatott megőrizni. "

Records management

. - Azon meghatározott cselekvési program /terv/ megvalósitása, melynek célja: növelni a records-ok létrehozásának, kezelésének, megőrzésének, felhasználásának és vágül a records-ok ügyében teendő végső intézkedéseknek a gazdaságosságát és hatékonyságát, annak érdekében,hogy fölösleges records-ok ne jöjjenek létre, VJjg3f ne őriztassenek meg, de ugyanakkor az értékes records-ok megfelelő védelemben részesüljenek," Megjegyezzük, hogy ez utóbbi meghatározás megfelel ugyan a hivatalos álláspontnak, de azt nem .aindig tekintették magától értetődőnek, mert a második Hoover bizottság szakosított taejc force^a /melyre még visszatérünk/ 0/ a records management kifejezést a paperwoik manog^ment kifejezéssel óhajtotta volna helyettesíteni, /ll/ Leszögezzük még, hogy a records-oknak a törvényszöveg szigorú keretei közé szórjtott fenti meghatározása a vilóságban távolról sem korlátozza az állami szervekre a kifejezés használatát, A records managennnt tehát a magínjellegü dokumentumokra épp ugy alkalmazható, II, - A "RECORDS MANAGEMEFT" ÉS A SZŐV2TSÉGI LEVÉLIÁR 195o ELŐTT A Cockrell blzottrágtól a Taft bizottságig Az Egyesült Államok, ahol a taylorizmus megszületett, mindig a munkaszervezés országa, a managers -ek hazája volt. Csak látszólagos az ellentmondás tehát abban, hogy Amerikában még mielőtt a levéltárak ügye iránt egváltalán érdeklődni kezdtek voma, a records management-tel. vagy legalábbia minthogy ez a kifejezés akkor még nem volt használatos - a raa a records managément körébe utalt kérdésekkel már régen foglalkoztak, A kezdeményezés - ugy látszik - a szabadabban átszerveződő és e teljesítmények iránt sokkal közvetlenebbül érdeklődő magánszektorból indult ki. A XIX, század másodil- felében, de főleg a szecessziós Háború után, r>% ipar, melyrek kiaknázása már velóban jól működő ügyintéző szerveket feltételez, kifejlesztette az iratok létrehozásának ós kezelésének gazdaságos ós racionális módszereit. Az elért eredményekre az állami szervek is felfigyeltek /12/ és miközben az állami Bzervekben a hatékonyság és gazfaságosLág kérdéseinek megvizsgálására kiküldött bizottságok száma egyre növekszik /az 1789 és 188o között működött 46-tal czemben, I880 és 191o- között 59 bizottság működött/, ezen bizottságok egyre fokozódó érdeklődést tanúsítanak a dokumentumok létrejöttével, felhasználásával és megőrzésével, de mindenekelőtt a fölösleges irományok selejtezésével kapcsolatban felmerült kérdések iránt. Minthogy egy' 1853 évi tör1/ taek force » különleges feladattal megbízott különítmény 2/ naperwork * irodai munka, iratképzée 3/ Manager /magyarosan: meredzser/ - üzleti vállalkozás intézője, JI n T üzletvezető