Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

4 vény megtiltotta az állami szervek iratainak bármi módon történő elpusztítását, a szövetségi szerveknél aggasztó méreteket Öltött a zsúfoltsági 1872 körül a kincstár ügyintézése évenként 7ooo köbláb, vagyis több mint 2 folyókilomóter mennyiségű iratot hozott létre /13A A kongresszus kénytelen volt nemsokára részleges felhatalmazásokat adni, miközben a szervek uj munkamódszerek alkalmazására tértek át A4/. A helyzet azonban egyre súlyosabbá vált, 1887-ben egy szenátori "bizottság" vizsgálta meg az ügyintézés módszereit a végrehajtó-hatalom valamennyi tárcájának szerveinél. A bizottság, melynek elnöke Francia Cockrell volt, 1889-ig működött. Az állami szervek 1rattermelése által felvetett kérdések megoldása érdekében létrejött ezen első komoly vállalkozásnak néhány sajnálatos következménye is lett /jelesül azon javaslatának, mely szerint az elküldött leveleknek csak másológépen készített másolata őriztessék meg/, de határozott támadást indított ugyanakkor néhány káros, sok zavart okozó és jelentős mennyiségű fölösleges iratot létrehozó bürokratikus rutinmódszer ellen. A Cockrell bizottságnak sikerült valamennyi tárcára kiterjesztenie azon módszereket, melyek szerint a szervek fölösleges irományaikat a kongresszus ellenőrzése mellett megsemmisíthették. 1889-ben egy képviselőkből és szenátorokból alakított vegyes bizottság, a Dockery bizottság ugyanezen irányban tett erőfeszítéseket: üldözőbe vette az elavult munkamódszereket, csökkentette a könyvelési müveletek számát, terybevette az Írógép és annak kiegészítője, a másolópapír szólesebbkörü alkalmazását. 19o5-ben Théodore Roosevelt elnök nem a törvényhozóteetület tagjai közül, hanem a tisztviselők közül választotta ki a bürokratikus munkamódszerek megvizsgálására és azok felszámolásának tanulmányozására kiküldött uj bizottság, a Keep bizottság tagjait. A nyomtatott Űrlapok, az iktatás, az irattári rendszer, a selejtezés problémái lényeges részét képezték a bizottság és annak albizottságai által tárgyalt kérdéseknek. Az egyik .albizottság fel is vetette elsőizben az iratok történeti értékének fogalmát, de igyekezetének serami gyümölcse sem lett: a Keep bizottság 1989ben feloszlott. Ezek a bizottságok néhány tévedésük és elméleti következetlenségük dacára sem voltak fölöslegesek: számos kudarcuk ellenére, sikerült elérnlök az irodai munkamódszerek modernizálásátt "A levelek kéziratos másolatai a másológépen készült másolatoknak ez utóbbiak pedig a szénpapirral készült másolatoknak adták át helyüket. A cédula rendszerek alkalme^ása elterjedt és ez több korábbi iratőrzési módot forradalmasított. Sok szerv szakított a beérkezett levelek és az elküldött levelek másolatai hagyományos elkülönítésével az Ügyletdossziék és a mai tárgyi dossziék előképének tekinthető más rendszerek javára. Elrendelték az Íratok összefűzését és a levelek tárgyának /a papír szélén történő/ feltüntetését. A függőlegesen felfüggesztett irattartók teret nyertek..." A5/ Az 191o-ben megalakult uj bizottság* a Taft bizottság /mely a létrehozatalát kezdeményező köztársasági elnöktől kapta nevét/ sokkal fontosabb munkába kezdett /16/. A bizottság a végrehajtóhatalom képviselőiből jött létre és bizonyos mértékig a kongresszus is támogatta, ettől függetlenül azonban mindkét oldalról származó nehézségekkel is meg kellett küzdenie. Ennek a bizottságnak is a hatékonyság és a megtakarítások növelése volt a feladata; ennek megfelelően az iktatás, a flllng

. / a gecord-keep1/ flling m iktatás, a beérkező iratok kezelése