Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Vágó László: Az ügyiratkezelésről / 94–101. o.

- 95 tatható, hogy ennek az egyik legfontosabb fázisa a konkrét ügyintézés.Azonban tudomásul kell venni, hogy az ügyiiatok kezelésének folyamata az ügy kezdetekor időben megelőzi az ügyintézés folyamatát, mozzanatai végig kisérik az egész .eljárást és a befejező cselekmények is az iratkezelési munka körébe tartoznak. A jól szervezett ügyiratkezelési munka nem hátráltatja, hanem nagymértékben elősegiti a gyors ügyintézést és nélkülözhetetlen szerepet tölthet be - "ha megfelelően használják fel - a hivatalvezetés belső ellenőrzési munkájában is. Az ügyiratkezelés fogalmába a munkának nemcsak azok a mozzanatai tartoznak, amelyek az irattárba tétellel lezáródnak. A megőrzés folyamata is a kezelés körébe tartozik, éspedig nem is a legjelentékenyebb mozzanata ez a kezélésnek.Sitik látókörű az, akit az irat csak addig érdekel, ameddig az abban foglaltak a konktét eljárUs tárgyai. Lehet, hogy egyes ügyek bizonyos idő múlva felélednek,folytatódnak, ujabb intézkedést igényelnek és az előzményt tartalmazó iratokra feltétlenül szükség van. Nem kell külön hangsúlyozni, hogy a hanyag kezelés, a munka rossz, felelőtlen megszervezésének következtében az irat eltűnése, megsemmisülése, a felkutatásába, esetleg rekonstruálásába fektetett munkaidő mennyire elhúzza az eljárást, hány feleslegesen kiesett munkaórát jelent, és az esetek jeletős részében nem is hoz teljes eredményt. Van azonban e kérdésnek más vonatkozása is. Az iratok, mint a történések és tények letéteményesei, tükrei, sokoldalú felhasználásuk lehetőségét a későbbiek során kamatoztatják. Azok az iratok, amelyek tartalma ma eljárás tárgyát képezi, néhány évtized múlva - a kutatók kezében - történelmet, szocialista fejlődésünk történelmét jelentik majd. Hivatali és egyben államunkkal szembeni erkölcsi kötelessége minden vezetőnek és ügyintézőnek az iratvédelem, melynek egyik alapja a kezelők munkájának és munkafeltételeinek kellő megszervezése és ellenőrzése. 2. Mielőtt rátérnénk cikkünk lényegére, feltétlenül beszélnünk kell az Ügyiratkezelő szervekről és magukról a kezelőkről. A* Ügyiratkezelő szervek az ügyintézők szolgáltató szervei. Az ügyintéző a legtöbb esetben képtelen észben tartani, hogy egy bizonyos ügy - néha egy-két évre visszamenően ia - szerepelt-e már a szakigazgatási szervnél, vagyis az ügyben már folyt-e eljárás. Az ügyfelek a beadványaikban nagyon sok esetben - hanyagságból vagy tudatosan - nem emiitik meg ezt a körülményt. Előfordulhat az is, hogy korábban az ügyben a szakigazgatási szerv más ügyintézője járt el, tehát az uj ügyintéző nem is tudhat az ügy előzményeiről. Ilyenkor a kezelő a szakszerűen vezetett nyilvántartások alapján kikeresi és csatol ja a beadványhoz az ügy előzményeinek iratait. Ezzel megelőzi, hogy a már lefolyt eljárás adatai, intézkedései csak az eljárás során jussanak az ügyintéző tudomására, vagy éppenséggel azt, hogy az ügyben ujabb, esetleg az előzőtől bizonyos mórtékig eltérő határozat keletkezzék. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartás pontos vezetésével e vonatkozásban biztosítja, hogy a kitűzött határidőket az ügyintézés során betartsák. A határidő hanyag kezelése és ennek eredményeként a határidők be nem tartása sok - néha megoldhatatlan - bonyodalmat okozhat. Az ügykezelőnek az a lehetősége is megvan, hogy az ügyintéző figyelmét felhívja a határidős kezelés, illetőleg a határidő feltüntetésének szükségességété. Megtörténhet ez pl. akkor, ha a postázás során észleli a kezelő, hogy az intézkedés szövege szerint az alárendelt szervtől választ várnak, de az ügyintéző a válaszadásra nem jelölt meg határidőt. A kezelő azt is észlelheti, hogy intézkedést /választ, jelentést stb./ határidőben vagy anélkül igénylő felsőbb rendelkeDr.Baraczka István: Az iratvédelem,elvi kérdései. /Állam és Igazgatás 1959.avi 27 .SZ. Oyc *0 »/