Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - MAGYAR LEVÉLTÁROSOK KÜLFÖLDÖN - Szekeres József: Tapasztalatok a Német Demokratikus Köztársaság üzemi levéltáraiban / 74–79. o.

- 77 AI 651-850 1958-1961 651 Szerződések munkásokkal 654 Johann Müller munkaszerződése 659 Nyugdijas munkások 710 Gondoskodás idős munkásokról 850 1961 évi nyugdijasok i Az előzők elolvasása után nem kerül nehézségbe annak megállapítása, hogy a fenti kartonon az "általános bérezési és szociális ügyek iratai" egyik alcsoportja, a munkaszerződések és idős munkások ügyei alcsoport iratai vannak felsorolva. Ás ilyen rendszer van az egész irattárban, az összes tárgyi csoportokon belül ilyen kartonok segitik a tájékozódást. Ennek a rendszernek tehát nemcsak az az előnye, hogy segédletek nélkül is kutathatóvá teszi az anyagot, hanem az is, hogy a korábbi évekre vonatkozó ügyek iratait is a legegyszerűbb módon teszi hozzáférhetővé. Az iratanyag felállítási terve, az "Archivplan", "Strukturplan" egyben az iratok selejtezésére is útmutatást ad, mert a fő- és alcsoportok leirásán kívül feltünteti azok selejtezésére vonatkozó előírásokat. A selejtezési előírások a lehető legegyszerűbbek: a kevésbé fontos alcsoportoknál csupán az őrzési időt tüntetik fel, amely 2-től 10 évig terjed, a fontos anyagoknál egy JjJJ betű jelzi, hogy azok levéltári megőrzésre tartoznak. A bizonyos ideig őrzendő iratcsoportoknál is, az őrzési időtartam megadása után szerepel egy "AA" jelzés, amely az "Archiv Auslese vor der Kassierung" röviditése és annyit jelent, hogy az üzemi levéltáros selejtezés előtt köteles átnézni a szóbanforgó iratcsoportot és az érdemlegesebbeket kiválogatni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv egy saabványositott nyomtatvány, melynek első oldalán négy rovat található. 1 2 3 4 Az első rovatba annak a levéltárnak a cime kerül, amely a selejtezésre engedélyt adhat. A második rovatban a beküldő szerv pontos cime. A harmadik rovatban van egy nyomtatott szöveg, amelynek értelmében a jegyzőkönyvet beküldő szer? vezetője és levéltárosa felelősségük tudatában kijelentik, hogy a felsorolt iratcsowtok törvényben előirt Őrzési ideje lejárt, további őrzésük a szerv jzámára nem fontos és levéltári forrásértékkel sem birnak. A negyedik rovatban az ellenőrző és a selejtezést engedélyező levéltár észrevételei és a selejtezés jóváhagyása számára van hely biztositva. A nyomtatvány hátsó oldalán hat oszlopot láthatunk. 12 3 4 5 6. Az első rovatban a sorszám, a másodikban az iratok száma /5 vagy 10 drb/ a harmadikban a tartalom megadása szükséges, pazal a megjegyzéssel, hogy "pontos mégha-