Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - A Szovjetunió állami levéltári fondjába tartozó iratanyag egységes osztályozási sémája az állami levéltárak katalógusai számára: szovjet korszak / 134–152. o.

- 140 20. Abból a célból, hogy helyesen megvalósíthassuk a legfontosabb és legértékesebb iratok feltárását, valamennyi levéltári munka folyamán, amelyek közvetlenül nem függnek össze a fondok tematikai feldolgozásával, a katalógus elkészítésének meggyorsítására a levéltár elkészítheti azon kérdések hozzávetőleges jegyzékét,amelyekkel kapcsolatban tematikai kartonokat kell készíteni. A jegyzéket a katalógus-csoport a levéltár iratanyaga osztályozásának egységes sémája alapján állítja össze és ezt a levéltár munkatársai mindennapi munkájukban felhasználják. 21. Abból a célból, hogy nyilvántarthassuk az iratanyag katalogizálásával kapcsolatos munkát, amely a tematikai feldolgozás, a tematikai feltárás, a fondok tudományos műszaki feldolgozása és az összes többi, levéltári iratanyaggal kapcsolatos munkálatok folyamán valósul meg, az őrzési egység lapján /vagy egy. erre a célra felragasztott lapon/bélyegzővel a következő megjegyzést kell fűzni: "az anyag tematikai feldolgozásra került", vagy:*a .... lapokat tematikai nyilvántartásba vettük".

1 A leltárakban hasonló módon feljegyzik, hogy egyes leltárak szerint katalogizálták az iratokat. A levéltári foiid iratanyaga katalogizálásának befejezését igazoló irat szögezi le, amelyet a fond ügyiratához kell kapcsolni. Az irat tartalmazza a fond sorszámát és címét, a leltárak sorszámait, a tematikai feldolgozás elvégzőjének nevét és a végrehajtás időpontját, /vagy azt, hogy ki és mikor végzett tematikai feltárást és milyen témáról, vagy témákról/, az elkészített kartonok számát, megjegyzendő, hogy bekerültek-e a kartonok a levéltár katalógusába; továbbá megjelölendő az igazoló irat elkészítőjének beosztása és készültének ideje. Amennyiben a tematikai feldolgozás a levéltári fondnak csak egy részére vonatkozik, ugy az igazoló iratnak a fond sorszáma és cime megjelölése után tartalmaznia kell azoknak a leltáraknak sorszámát, amelyeknek tematikai feldolgozásáról van szó. A katalógus-csoportban nyilvántartási könyvet kell vezetni a fondok tematikai feldolgozásáról /tetszőleges formában/, amely tartalmazza a tematikai feldolgozásra került fondok számát és cimét, az elkészített kartonok számát, a fond feldolgozásának időpontjait ós más szükséges adatokat, CC-* A levéltárban meglevő régi tárgyi-tematikai, vagy tárgyi katalógusok a kutatási adatok ellenőrzése után rendszerint beolvadnak a levéltár egységes rendszeres katalógusába. Amennyiben a levéltár rendelkezik régi kartotékokkal és különféle katalógusokkal, amelyeket nem célszerű szétszedni, megengedhető ezek egyesítése egységes rendszerbe, olymódon, hogy e kartotékokról és katalógusokról rendszeres tárgymutató készül. A tárgymutató olyan, mint a rendszeres katalógus, amelynek kartonjai - a kérdés, a fejezet, alfejezet, téma stb. megnevezése mellett tartalmazza azoknak a Amennyiben az anyag a Szovjetunió népeinek nyelvén, vagy idegen nyelven íródott iratot tartalmaz,amelynek lefordítására nincs lehetőség, ugy a következő megjegyzés teendő: "a ..... lapok /a SZÜ népeinek nyelvén, vagy idegen nyelven/, a tematikai nyilvántartásba nem kerültek be."