Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szinkovich Márta: Járási központi irattárak felállítása Baranya megyében / 28–45. o.

- 39 iratválogatást végző személyek. Ezeket az eseteket most összeírjuk és a következő járási "eligazitáson" fokozottan felhívjuk rá a brigádtagok figyelmét, hogy ezt a hibaforrást csökkenteni tudjuk. A jegyzőkönyv A selejtezés ellenőrzéséről jegyzőkönyvet vettünk fel. Ezt - ugyancsak az idővel való takarékosság céljából - előre elkészített formula szerint sokszorosittattuk, és így az egyes tanácsoknál csak a megfelelő adatokat kellett beleírni. . A selejtezési jegyzőkönyvet három példányban csináltattuk. Egyik példánya maradt a községi tanács irattárában, a másik az anyaggal együtt megy a járási központi irattárba az illető tanács fonddossziéjába, a harmadik példányt magunkhoz vettük és a levéltár irattárában helyeztük el. /Pontosabban, - kiemelve ezeket az irattárból - a nyilvántartás anyagai között létesítettünk egy sorozatot./ Arról már volt szó, hogy a selejtezés lezárásakor ellenőriztük azt is,hogy a hiányzó segédlet pótlásáról gondoskodtak-e, azaz elkészült-e az iratjegyzék. Végül a járási tanácsokkal történt megbeszélés alapján készítettünk minden átadandó fondról egy "csomójegyzéket", mely egyben az átadási okmány szerepét is betölti. Itt jegyzem meg, hogy az iratcsomók külső formájára is. bizonyos előírásokat alkalmaztunk. Hangsúlyoztuk a járási igazgatási osztályvezetők előtt, hogy ne fogadjanak be a központi irattárakba, csak fedőlemezek közé erősített, jelzettel ellátott, rendes, formás iratcsomókat. Ezeknek készítésére az eligazitáson é3 az ellenőrzések során is ismételten felhivtuk a községi vb. titkárok figyelmét. Ha nem is mutattak ezen a téren egyforma hozzáértést, végeredményben elmondhatjuk, hogy a köz-, ponti járási irattárba bekerülő iratok tárolásának a levéltár által előirt módja érvényesült. A községi anyagok felállítása a járási központi irattárakban a következő elvek szerint történt: A községek ABC sorrendjében, olyan formán, hogy bizonyos polctávolság maradjon az egyes községek most bekerült iratanyaga között - számítva arra, hogy még -2-3- év anyagát be kell fogadniok. Az egyes községi fondok szá- . ma megegyezik a községnek a járási igazgatási osztályon nyilvántartott községi sorszámával, ami ugyancsak az ABC-t követi. Ahol nem egyezik meg,/pl. a sellyei járásban vannak utólag tanácsositott községek, illetve összevonások is történtek/, í ott is megtartottuk a járási községszámot, s a felállítás is eszerint történik. A fonddossziéba jelenleg a következő okmányok kerülnek be: a selejtezési 7 jegyzőkönyv, az átadási /csomó/ jegyzék, ahol segédletek elvesztek, azoknak pótlását szolgáló számjegyzék, illetve mutató, /l-l pld./ Itt jegyzem még meg, hogy a mohácsi járási igazgatási osztály saját kezdeményezéséből igen helyes utasítást •••;';; adott ki, ott, ahol a segédlet vagy az iratanyag hiányos volt, a brigád tagjai,mi- ,' előtt a selejtezéshez hozzáfogtak volna, jegyzőkönyvet vettek fel erről a tényről,. s ezt mindnyájan aláirtak. Ennek a jegyzőkönyvnek egy példánya szintén bekerült a fonddossziéba. Jóllehet az iratanyag hiányosságának, vagy a segédlet hiányának tényét a selejtezés lezárásakor felvett jegyzőkönyvben is rögzítjük, mégis ezt akezdeményezést hasznosnak tartjuk és a további selejtezéseknél általánosítani fogjuk. . Volt néhány olyan község, amelyknek 1956 előtti iratanyaga valóban elpusztult. Ilyen helyeken természetesen selejtezni nem lehetett. Ám e tényt ugyancsak jegyzőkönyvbe rögzítettük, s ez a jegyzőkönyv kerül be egyelőre az illető község fonddossziéjába. Minthogy itt átmeneti levéltárakról van szó, amelyek anyaga változik,_ _ __ fontosnak látjuk a fondkartonok felfektetésót is. Ezen a rovatos beosztású kartonlapon /egy-egy járásnál kb. 30-35 db/ azonnal le lehet olvasni az iratanyag sor-