Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Oltvai Ferenc: Csongrád megye egyes tanácsi szervei iratkezelésének vizsgálata / 103–110. o.
« 105 A makói városi iratkezelés szinvonalat az iktató személyén kivül a tanács vezetői részéről megnyilatkozó gondoskodás is növeli. A tanács vezetői a jó iratkezelés fontosságát évekkel ezelőtt felismerték. Az igazgatási osztály és a tanács apparátusában kellőképp méltányolják az iktatás és irattározás fontosságát.A magasszintű iratkezelés érdekében az igazgatási osztály vezetője is igen sokat-tett. 1960. évben több körrendeletet bocsátott ki ennek érdekében. Ezekben részletesen intézkedett az ügyiratkezelésről és az észlelt hiányosságok kiküszöböléséről. A központi iktató és a kézi irattár kiegészitő része a központi raktár. Mivel ez a szomszédos épületben van, kezelését a központi irattár helyiségével szomszédos anyakönyvi hivatal egyik dolgozója látja el. A központi irattár kedvező képet mutat, berendezéséhez és létesítéséhez levéltárunké/folytonos ellenőrzésével nyújtott segítséget. Az iratok 1950. január 1-től itt vannak elhelyezve, osztályok, illetőleg csoportok szerinti tagolásban. Minden csomó felirattal van ellátva. Az osztály neve az állványon fel van tüntetve, keveredés nincs. A helyiség közepén, asztalon az 1957-1959 évi központi ügyintézésben keletkezett iratok bekötött segédkönyvei vannak. Makón megvalósult az a kivánatos állapot, hogy a központi irattárba csak egy felelős személy léphet be és adhat ki onnan iratokat. • Makón különben kedvezően befolyásolja a városi tanács ügyintézését az a tény, hogy a város 1950 előtti iratai a helyben levő levéltárban* vannak, állami kezelésben. Itt az iratok kezelése megbízhatóan folyik, a rendezettség is kielégítő. Szükség esetén a városi ügyintézés részére a kölcsönzés gyorsan teljesithető. A központi iktatón kivül iratkezelés, iktatás és irattározás folyik az alábbi helyeken: a# / A pénzügyi o sztály ; - ügyiratforgalma az ellenőrzés idejéig 4000, alszámok nélkül. Az iratkezelő munkahelyén vannak lezárható szekrényekben az 19581961. évkor iratai, csomózva, mintaszerű rendben. A korábbi iratok a központi irattárban vannak lerakva. Elő van készitve beszállításra az 1958. évi iratanyag is.A csomóbakötés a kartonok hiánya miatt késik. b./ A hatósági bizony ítványok ü gyi ntézőjének iratforgalma évenként 6000 db. Az iratok nyilvántartása a kérelmező neve szerint, iktató-mutató rendszerű, k multévi és a folyóévi iratanyag az ügyintéző helyiségében, szekrényekben van, mintaszerű rendben. c »/ A sza bá lysértés és a gy ámügy ügyiratforgalma az ellenőrzés idejében megközelítette az 1200-at. <*•/ Az anyakö ny vi hivatalban kisebb forgalmú iktatás folyik. A hivatalt két személy látja el. Az irattározás és az ügykezelés szabályszerű. Javaslatok: a./ A központi iktatóban a mutatózást meg l^ell változtatni, éspedig ugy, hogy bekötetlen könyvbe kell bevezetni a mutatózást. Minden betűnél az osztályoknak, ill. csoportoknak megfelelően külön-külön kell mutatózni. Jelenleg ugyanis a mutatózás naponként, folyamatosan történik az iktatással párhuzamosan. A mutatóban az egyes osztályok iratai bevezetésre kerülve, a keresést nehezíti, mert minden esetben az egész betűt át kell nézni. A javasolt módon egy-egy betűn belül a keresés sokszorosan könnyebbé válik, hiszen az iratokat az osztályok, illetőleg csoportok működési körének megfelelően keresik. Ezt a mutatózási rendszert 1962 évtől vezetik be. *'k Szegedi Állami Levéltár * A levéltár a Szegedi Állami Levéltár egy részlege.
