Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Oltvai Ferenc: Csongrád megye egyes tanácsi szervei iratkezelésének vizsgálata / 103–110. o.
- 106 b./ A központi irattár szellőzéséről gondoskodni kell. c./ A gondnokság lássa el kartonokkal a pénzügyi osztály iktatóját az iratcsomó bekötése céljából. II. "-«,''- ' ügyiratkezelés a szegedi járási tanácsnál *, A szegedi járási tanács az ország legnépesebb járása. Lakóinak száma 115.000. Harminc önálló tanácsú községe van. Az 1947 január 1-én bevezetett központi /centralizált/ folyószámos.alszámokra tagolódó iratkezelési rendszert 196l-ben számkörössé alakitották. Ebben a rendszerben lényegesen könnyebb az ügykezelés. A számköröket folyamatosan állapították meg, bennük helyetfoglalt az egész járási igazgatás valamennyi osztálya. Az iratkezelés megjavítására a f. évben a járási tanács igazgatási osztálya is törekedett.A f.évi április hó 10-én kelt 31.551/1961. sz. rendeletében utasította az iktatót, hogy a birtokvédelmi ügyek iktatószámait jegyezzék fel egy füzetbe, visszamenőleg 1960 évre is, mert az ellenőrzések során ezeket keresik. Felhívta az osztályok figyelmét a Minta-ügyiratkezelési szabályzat előirásaira, ame-' lyeket nem tartanak be kellőképp. Éspedig elmulasztják a hátralékok havonkénti és háromhavonként! ellenőrzését, az iratokon és az iktatóban a kiadás és postázás idejének feljegyzését, a bélyegzők nyilvántartását, stb. Az iratkezelés javítását mind a járási, mind a községi iratkezelők részére a f.évben megtartott tanfolyamok elősegítették. Ezeken a tanfolyamokon az igazgatási osztály irányításával ismertették a "Minta ügyiratkezelési szabályzatot".A levéltár által az iktatók részére megtartott irattárostanfolyam is eredményes volt; elősegítette az iratkezelés és irattározás megjavítását. Számkörök 1961. évben: Titkárság 1 - 3000 Igazgatási osztály 3001-4000 Egészségügyi osztály 4001-8000 Ipar-Müszaki osztály 8001 - 11000 Kereskedelmi osztály 11001 - 12000 Munkaügyi csoport 12001 - 12500 Testnevelési és Sporttanács 12501 - 13000 Művelődési csoport 13001 - 15000 Mezőgazdasági osztály 15001 - 20000 Pénzügyi osztály * 20001 A 11 osztály illetőleg csoport iratait a számkörökre tagolódóan négy iktató végzi. Egy-egy iktatónak a vizsgálat idejében* közel 3000 folyószámos iktatása volt. Az alszámok néhány százat tesznek ki. lehetségesnek tartják, hogy a mezőgazdasági osztálynak pótszámkeretre lesz szüksége. Az osztályokat az iktatók között az osztályok forgalmára tekintettel arányosan osztották el. A központi iktatóban, egy helyiségben tartózkodik a négy iktató és ugyanott vannak lezárható szekrényeikben az 1960. és a f. évi iratok is. Az 1960. évi iratok csomózatlanul, az összehajtott /fraktur/ alakú iratok folyamatosan élére rakva vannak a szekrényekben elhelyezve. Mennyiségük 26 fm. A központi iktatóban 4-5-15 éves gyakorlattal rendelkező tisztviselők végzik az iratok nyilvántartását. Munkájukat naprakészen tudják végezni. Véleményünk szerint különösen a folyó évi iratok előiratokkal történő felszerelését és különöp 1961. május 13.
