Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Oltvai Ferenc: Csongrád megye egyes tanácsi szervei iratkezelésének vizsgálata / 103–110. o.
- 104 Titkárság /művelődési és munkaügyi/; T. 1 - 1000. Igazgatási Osztály; I g . looi - 2000. Egészségügyi Osztály; Eű. 2001 - 4000. Ipar-Müszaki Csoport; Ip.M. 4001 - 6000. Kereskedelmi Csoport; Ker.cs. 6001 - 700Ö. Mezőgazdasági Osztály; Mg. 7001 - 8000. * A pénzügyi osztály részére önálló ügyiratnyilvántartást engedélyeztek, ügyiratait l-es kezdőszámtól folytatólagosan tatják nyilván, azért, hogy iktatmányainak számai összetéveszthetők ne legyenek a titkárság l-essel kezdődő iktatószámaival. A pénzügyi osztály minden iktatmányát a "Pü. M jelzéssel látják el. A munkaerőgazdálkodási csoport és az iskolai gondnokság részére nem állapítottak meg számkeretet, irataikat a titkárság részére megjelölt számkeretben tartják nyilván, iktatószámaik mellett nem használnak külön jelzést. Az eddigi tapasztalatok azt bisonyitják, hogy az igazgatási osztály helyesen állapította meg a kereteket, kerek számokat határozott meg ós pótszámkeretre nem lesz szükségük. A centralizálást hathatósan előmozditotta a határozat azon része, mely szerint az osztályok egymásközti iratváltását is a számkereten belül nyilvántartásba kell venni és közvetlenül nem levelezhetnek egymással, csak a központi iktatón keresztül. A számkeretes ügykezelés háromnegyedéves gyakorlata beváltotta a hozzáfűzött reményeket, mind Makó városnál, mind a szegedi járási tanács vb.-nál. Az ügyintézés zökkenőmentesen történik. Levéltári szempontból is helyes volt az intézkedés, mert az iratokat legalábbis funkcionális /ügykörszérinti/ tagolásban tartja nyilván, - a korábbi folyamatos és az ügyköröket el nem különitő kezeléssel szemben. Az iratok a számkeret szerint kerülnek nyilvántartásba és lerakásra. Az irattározás az osztályok és csoportok működési körének felel meg, ha azon belül nem is törekszik a tudatos tárgyalakitásra. A makói városi ügyiratkezelés minden részletében a kiadott rendelkezéshez igazodik. Mind az iratkezelés, mind az irattározás mintaszerű rendben folyik.Ennek az iratkezelésnek és irattározásnak vázoljuk néhány vonását. A hat osztályra ill. csoportra tagolódó számkeretes, folyószámos, alszámokra tagolódó intézésben az iratok forgalma 1960. évben 6622 főszám és kb. 4000 alszám, közel 11.000 iktatmány volt. Terjedelme 3.80 fm. Ebben az évben növekedett az iratforgalom. A vizsgálat idejében az iktatószámok mennyisége 3400 /főszám/, 1960-ban ugyanebben az időszakban 1000-el kevesebb volt. Az iktató három ablakkal, központi fűtéssel ellátott, világos dolgozószoba. Az osztályok szomszédságában van elhelyezve az igazgatási osztály hivatalai között. A dolgozószobában az 1960. évi és a folyó évi iratok lezárható szekrényekben tárolnak, A multéviek frakturalaku csomókban, a csomók kemény boritólappal vannak ellátva, a felső boritólaprói függő lapon a csomóba helyezett iratok éve, kezdőés végső nyilvántartási szám van feljegyezve. A folyó évi iratok a szekrényben, az iratok hosszanti élére vannak állitva. Az iratokban a behelyezés és kiemelés igen könnyű. Az iktatás mintaszerű, - csupán egy-két helyen hiányzik a beadó hatóság iktatószámának feltüntetése. Ez abból az időből származik, amikor az iktatót helyettesitették. A szerelés és kapcsolás élőirás szerinti. A mutatőzás folyamatos. Az iratforgalom lebonyolítását az osztályok szilárd iratkezelési fegyelme is megkönnyíti. Az iktató közreműködése nélkül iratot kivenni nem lehet. A kiemelt iratok helyén elismervény van, és azt bejegyzik a kölcsönkönyvben. Az iktatás és mutatózás naprakész állapotban van. Ugyanígy az iratok visszahelyezése is. A mintaszerű ügyintézést az iktató személye biztosítja, aki 20 éves közigazgatási gyakorlattal rendelkezik, 4 polgárit végzett és 1957-ben érettségizett. Mint pénzügyi tisztviselő könyvelési tanfolyamot végzett, 3 éve vezeti az iktatást.
