Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc–Vinczi Károlyné: A tematikai feltáró segédletkészítés és a tárgyi átrendezés néhány problémája a szegedi városi tanács irataiban / 19–25. o.

0 1 t v a i Ferenc'--Vincii K á r o 1 y n é : A TEMATIKAI FELTÁRÓ SEGÉDLETKÉSZÍTÉS ÉS A TÁRGH ÁTRE

NDEZÉS NÉHÁNY PROBLÉMÁJA A SZEGEDI VÁROSI-TAKÁCS IRATAIBAN ' • Ismert dolog, hogy a numerikus jellegű fondjaink közül elsősorban azokat rendezzük át, amelyekhez nincsenek meg a regisztraturában keletkezett nyilvántartókönyvek, vagy használatuk korlátozott mértékben lehetséges. Ebben az esetben az átrendezés tárgyi csoportok kialakítását jelenti, amikor is a funkció /ügykör/ vagy az iratok tárgyi összetartozása szerinti csoportosítást követjük.Eddigi gyakorlatunk azt bizonyitja, hogy az átrendezés a két szempont keveredését jelenti. Kizárólag az egyik, vagy csak a másik csoportositás ritkán fordul elő. Ha vannak segédkönyvek, a kutatást tematikai feltáró cédulák készitésével és azok csoportosításával lényegesen elősegíthetjük. Alább egy olyan munkát ismertetünk, ahol a fond bőségesen el van látva a szerv regisztratura időszakában keletkezett segédletekkel, azonban ezek a kutatást mérsékelten segitik elő, hiszen készítésük ideján céljuk az irattári felhasználás volt. Esetünkben ezért merült fel a tematikai feltáró cédulák készítésének szükségessége. A munka első szakaszának befejeztével el kellett végezni a cédulák tárgya alapján csoportosításukat. A csoportositás tanulságai alapján ugy véljük, hasznos hogy ha a szerény munka tapasztalatait közreadjuk. Annak előrebocsátásával tesszük ezt, hogy általános érvényű megállapítások igényével nem lépünk fel. Ehhez még sok irányú, több más szerv irataiban végzendő hasonló munkára van szükség. 1961-ben legterjedelmesebb fondunkat, a 400 fm-t meghaladó szegedi városi tanácsi iratoknak 1872-től kezdődő évfolyamait vették munkába a levéltár dolgozói. Céljuk a fond rendezése és selejtezése volt. A fondhoz iktatók, mutatók, és sorkönyvek állnak rendelkezésre. Ezenkívül az iratkezelők a szerintük fontosabb ügyeket az előirt rutatón kivül még egy név- hely- és tárgymutatóba is kijegyezték. /Ezeket a könyveket "csízióknak" nevezték./ Sz.Szigethi Vilmos városi főlevéltáros a fond 1872-1928 évek közötti anyagát részben selejtezte, részben csak átnézte és munkája közben az érdeklődési körének megfelelő tárgyakat kimutatózta egy kötetben. A fond iratai 1949 december 15-ig vannak levéltárunkban, ügykezelése egységes; évenkint ujbólkezdődő folyószámos iktatás, levéltári gyüjtőszámozással. /Alapszám/ Egy-egy ügykör iratait öt évre visszamenőleg csatolták az első levéltári számhoz. Ennek megfelelően 120 db. u.n. külön csomó keletkezett/20 fa./ Az elhelyezési számok levéltári számokat /alapszám/ jelentenek. A mutatóba történt bejegyzés az iktatás vezérszavának név-, hely- és tárgyszerinti kibontása alapján készült, -a közigazgatás használatára. Ezt a célt szolgálta az u.n. "csízió" is, hogy szükség esetén ne kelljen a terjedelmes mutatókat átnézni, /évi 4060.000 iktatószám/. 1872-1949 évek között 4 kötetet használtak, ill.fektettek fel. Szigethi főlevéltáros mutatója a vezérszavakat tünteti fel, de bizonyos csoportosítást is alkalmaz. Pl. irók, művészek, főispánok, stb. A városi tanács fondjának jelentősége a város polgári kori története szempontjából számottevő. A tanács ügykörébe utalták a teljes városi közigazgatást,, kivéve a közgyűlésnek fenntartott ügyeket. A tanács intézte a th. bizottság közgyűlésének határozatához képest a város gazdasági ügyeit is /l/. A tanácshoz érkezett iratokat a központi iktatóban tartották nyilván.elintézósre kiadták; az osztályoknak, ahol ugyancsak nyilvántartásba vették. Csak a központi nyilvántartások /iktatók, mutatók, sorkönyvek/ maradtak meg, az osztályok segédkönyvei sohasem kerültek levéltári kezelésbe. Az iratokat elintézésük után a levéltárba helyezték le. Az osztályokon csak az elintézés idejéig, átmenetileg