Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Vágó László: Az ügyiratkezelésről / 94–101. o.

- 98 A teljes egységesítést a hivatkozott határozat sem tűzte ki célul. Az egységesítésnek a tervezet szerinti formája - bár kipróbálásra nem került - valószínűleg nem váltotta volna be a hozzáfűzött reményeket. A tervezet -, egyébként helyesen - részletesen kidolgozta az ügyiratkezelési munka legapróbb munkamozzanatait is, melyeket nem nélkülözhet egyetlen valamennyire Í3 teljessége re törekvő ügykezelési szabályzat sem. Kétségtelen azonban, hogy az egységes szabályzat minden rendelkezése a gyakorlatban nem lett volna alkalmazható a sokrétű szervezet minden ágazatában, hierarchiai fokozatában. A Levéltárak Országos Központja a tervezethez fűzött megjegyzéseiben helyesen állapit ja meg, hogy "Az országosan egységes rendszerű ügyiratkezelés az tigyek gyors, hatékony, gazdaságos, pontos elintézését nem szolgálja, de az állam-igazgatási érdekek egy ilyen egységesítést nem is követelnek meg". "Az egyes szervek sajátosságainak, s nem utolsó sorban a dolgozók kezdeményezésének minden körülmények között teret kell biztositani az ... ügyiratkezelés megszervezésénél is".

2 3. Az ügyiratkezelési szabályok megállapításának megkönnyítése céljából - de azért is, hogy a végrehajtó bizottságokkal elkészíttetni kívánt szabályzatok nagyjából egyező rendelkezéseket tartalmazzanak - a Minisztertanács Titkársága a Minisztertanács 2097/1956. /VI.28./ Mt számú határozata alapján "Minta ügyiratke$*t**i szabályat"-ot dolgozott ki és tett közzé a Tanácsok Közlönye 1956. évi 56. s an. Ma már megállapíthatjuk, hogy az emiitett megoldás is csak kísérletnek tekinthető, mégpedig nem is teljes eredményt hozó kísérletnek. A megyei szintű tanács végrehajtó bizottságok jelentős része határidőre nem állította össze az ügyiratkezelési Szabályzatát. Ennek következtében a kezelőiroda felügyeletét ellátó szerv, legtöbbször az igazgatási osztály vezetője maga döntötte el, hogy milyen iktatási módszert alkalmazzanak* Volt olyan szerv is, ahol a csoportszámos iktatást folytatták tovább. Megfelelő megoldásnak bizonyult, Így jártak el pl. a fővárosnál, hogy a végrehajtó bízottság elrendelte a mintaügyiratkezelési szabályzat alkalmazását. De eltekintve attól a néhány kivételtől, ahol a végrehajtó bizottság kiadta a szabályzatot /pl. Eékós, Borsod-Abaúj-Zemplén, Somogy megyék/, a kezelő szervek teljesen magukra maradtak problémáikkal.Egy részük saját elhatározás alapján alkalmazta a minta-ügyiratkezelési szabályzatot, fflás részük - adandó alkalommal történt figyelmeztetésig - nem is tudott a mintaszabályzat létezéséről.5 A gyakorlat tehát megmutatta, hogy az ügyiratkezelés tényleges rendezé* ®éf§ a kiadott rendelkezés nem teljesen alkalmas. Elvetette upryan az egész államigazgatás ügyiratkezelésének egységesítésére irányuló tenden ;, ugyanakkor el* v©tettf a teljes hierarchikus egységet képező tanácsi szervezetet kötelező sza* bályzat gondolatát is, IS véleményünk szerint azt jelentette, hogy a fürdővízzel együtt kion* tötták a gy@r@ket is. Ma már tapasztalati adatok állnak a rendelkezésre;a tanácsi ••* A levéltárak Országos Központja az egységesítéssel abban a formában értett volna ®gy§t. hogy a minden szervre egyaránt kötelező szabályzat csak az alapiiveket tartalmazza, a részletek kidolgozását pedig a szervekre kell bizni.A rendelk§z#a végső megoldása - véleményünk szerint helyesen - nem követte ezt az álláspontot. Az ügyiratkezelés"szaoályzat"-ot kívánt, mely megköveteli »..•;*• részletes kidolgozási. A javaslat félmegoldást tartalmazott. * 3 Az igazgatási osztály fflügyeíeti vizsgálatai során következetesen a minta^ÍFS.tKeMlMMfWlysatra hirták fel a felügyeleti szervek a figyelmet és a hibák megszÜBfetiséré is a mintaszabályzatban lefektetett módszerek alkalmasasát javasolták.A gyakorlatnak az adott lehetőségek szerinti egységesítése érdekében a Kormány Titkárság Igazgatási Osztálya egyes munkamozzanatokat fgaMlfozó Utasitást Is közzételt 30-26/1961. II. szám alatt a Tanácsok Közlönye 1961, évi 80. számában.