Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Vágó László: Az ügyiratkezelésről / 94–101. o.

- 99 szakigazgatási szerveknél évente kb. négy és félmillió ügyet intéznek.

4 Ez a szán azonban csak "ügy"-et jelöl. Ha figyelembe vesszük, hogy az iratbeérkezések számát az alap- es a felhasznált alszámok együttes összege adja, akkor meg kell állapitanunk, hogy a tanácsi ügyiratkezelési szabályzat évente legalább 10 milliószor előforduló, azonos munkamozzanatokat szabályozna. A tapasztalt azt mutatja, hogy a tanácsi szervezet igényli az ügyiratkezelés további részletes és egységes szabályozását. A szabályozást célzó munka megindult és remélhetőleg 1962. év végére kihatása realizálódni fog. III. Az uj, a tanácsok szerveire vonatkozó szabályzat előkészitő munkálatai során már tisztázódott, hogy az 1956. évben kiadott minta-ügyiratkezelési szabályzat rendszere a szükséges változtatásokkal, bővitésekkel nagyjából megfelel a követelményeknek. A jelenlegi kezelő állomány ezt a rendszert megszokta és - a kisebb-nagyobb munkamozzanat! hibákat leszámitva - feladatát megfelelően végzi el. Mindezek alapján az várható, hogy a jogszabályi szinten történő rendezés nem fog lényegesen eltárni a mintaszabályzattól. Az előkészitő munkában három alapvető kérdés várt tisztázásra: a/ Maradjon-e meg az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer az iratjegyzék használatával együtt, vagy egy kevesebb hibalehetőségül járó folyószámos nyilvántartási rendszer kerüljön-e bevezetésre. b/Az egységes szabályzat minden szintű szervre egyaránt kötelező szabályokat tartalmazzon-e, amelyektől eltérni nem lehet, vagy osak kifejezetten Ügyiratkezelés! munkamozzanatokat rögzitő szabályok legyenek kötelezőek, mig az ol^an szervezeti kérdések eldöntése, mint pl. a központi, illetőleg osztott iktatás elrendelése,az illetékes megyei szintű végrehajtó bizottság feladatát képeiné. c/ A szabályzat egységesen vonatkozzék-e a tanácsi szervezet egész hierarchiájára, vagy a szervezetileg egyszerűbb szakigazgatási apparátus, a községi vb apparátus részére külön, leegyszerűsített szabályzatot kell-e kiadni. ad a/ Az első kérdésben emiitett probléma azért merült fel, mert az al* számok használata az iratok iktatásának olyan mozzanatát érinti, mely az adott körülmények között jogi jelentőségű lehet. Ez pedig a beadvány beérkezésének pontos rögzítése /nem minden beadványt nyújtanak be ajánlott postai köldeményként/. Gondoljunk csak arra, hogy a jogszabály pl. a fellebbezések, egyes kérelmek benyújtásának lehetőségót határidőhöz köti, melynek elmulasztása komoly, sok esetben elháríthatatlan jogkövetkezménnyel jár. Ha figyelembe vesszük, hogy a fellebbezéseket majdnem minden esetben ahhoz a hatósághoz nyújtják be, amely az ügyben ellŐfokon eljárt, a fellebbezési beadványt feltétlenül alszámön oktatják. Az alszámokra történő iktatás nem a folyószámok, tehát a beérkezési idő sorrendjében történik, igy az alszámra bejegyzett érkezési dátum valódiságához - adott esetben - kétség férhet^ ez az iktatási mód visszaélésekre is lehetőséget nyújt. Az első kérdés még egy problémát érint. Az alszámos rendszer jelenlegi formájában elég jelentős mennyiségű iratjegyzék felhasználását teszi azükségeeáé. Ez erősen megbontja a naplórendszerü iktatás egységét. Az iratjegyzékek legtöbbször az iktatókönyv lapjai között fekszenek, elveszhetnek, megrongálódhatnak

#

teljesen megsemmisülhetnek és meg is semmisithetŐk. Az iratjegyzékek tárolása is megoldatlan és a kezelőknek sok bosszúságot okoz. Évközben a felgyűlt és az iktatókönyv lapjai közé helyezett iratjegyzékek a 4

Kb. 3500 különböző szintű végrehajtó bizottságot figyelembe véve.