Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Vágó László: Az ügyiratkezelésről / 94–101. o.

- 97 ták a 1945 előtt alkalmazott - szervtipusonként különböző - ügyiratkezelési rendszert. 1948-ban a 69/1948. /XI.14./ Mt.h. számú határozat elrendelte a "közigazgatási számrendszer" alkalmazását. Fem egészen egy év multán a határozat kiegészítésre szorult /341/1949. /VII.17./ Mt.h.sz. határozat/ , majd a 178/1951./IX.30./ MT számú rendelet megszüntette a közigazgatási számrendszer alkalmazását és.bevezette a csoportszámos iktatást. A közigazgatási számrendszer rendkívül bonyolult volt, de bonyolultsága ellenére sem volt teljes. Nem számolt a közigazgatás rohamos fejlődésével,igy alkalmazásba vétele után néhány hónappal már kiderült, hogy a számrendszerből jónéhány ügykör hiányzott. 1950-^en történtek kisérletek a számrendszer átdolgozására, ez a folyamat azonban - mint már emiitettük - megszüntetésre vezetett. A csoportszámos iktatási rendszer viszonylag hosszabb ideig hatályban volt^ néhány kisebb szervnél elvétve még ma is alkalmazzák. A csoportszámos iktatási rendszer bevezetése jelentős kisérlet volt a modern ügyiratkezelési technika meghonosítására. Az ügyiratkezeléssel tudományosan foglalkozó szakemberek általában a csoportszámos iktatás mellett törnek lándzsát, azonban elismerik, hogy ez a rendszer a nagylétszámu és forgalmú, jól képzett káderekkel rendelkező szerv igényeit, lehetőségeit tartotta szem előtt. A csoportszámos iktatás gyakorlata nálunk az ehhez fűzött elképzeléseket nem igazolta. Részben a valóban szükséges személyi változtatások, részben az ügyiratkezelési munka már emiitett lebecsülése következményeként óriási méretű volt a fluktuáció. Sok helyen szinte évenként vagy esetleg még többször változott a kezelők személye. Ennek tudható be, hogy az ügyiratkezelők elméleti oktatása alig valósult meg. A gyakorlatlan kezelők néhány hónapos működésük idején rengeteg hibát követtek el, melyek ma már C3ak réjzben orvosolhatók. Jellemző, hogy pl. kevés az olyan tanácsi ügyiratkezelő, aki annakidején, tehát néhány évvel ezelőtt dolgozott a csoportszámokkal. A jelenlegi ügyiratkezelők tehát a csoportszámok kartonjai kőzött nem, vagy alig ismerik ki magukat, igy az irattári anyag kezelése sem lehet teljesen megnyugtató, 2. Nem csodálható az emiitett körülmények között, hogy az értékes iratanyagokért aggódó vezetők jelentős része már 1955-ben olyan igényt támasztott,hogy könnyebben áttekinthető és a káderállomány felkészültségét jobban figyelembe vevő, szabályozás lépjen életbe. Az ez irányú munka 1955-ben indult meg a Minisztertanács Titkárságán. A kidolgozott szabályzattervezet a csoportszámos iktatási rendszert egyértelműén elvetette és helyette az alszámokkal kombinált folyószámos rendszert kívánta bevezetni. A tervezetet minden minisztériumnak, országos hatáskörű államigazgatási szervnek, a levéltári szerveknek, valamint az összes megyi szintű tanács végrehajtó bizottság igazgatási osztályának megküldték. A tervezetnek az a része, mely az uj módszer bevezetését jelezte, a tanácsi vonalon dolgozó gyakorlati szakemberek túlnyomó többségénél osztatlan lelkesedést váltott" ki. Aa 1058/1956. /VI.28./ Mt.h. számú határozat végülis megszüntette a csoportszámos ügyiratkezelési rendszer kötelező alkalmazását. A határozat 3* pontja a megyei /megyei jogú városi, főváros/ tanács végrehajtó bizottságát hatalmazta fel a saját, valamint az alárendelt szervei részére kötelező tígyiratkezelesi szabályzat megállapítására. A rendelkezés nem oldotta meg az egész államigazgatási apparátus ügyiratkezelésének egységesítését. Ennek oka főleg az volt, hogy a minisztériumok,országos hatáskörű államigazgatási szervek és főleg az ügykezeléssel tudományosan foglalkozó szervek illetékes szakemberei a teljes egységesítéssel nem értettek egyet.