Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lakatos Ernő: Járási főjegyzői iratok átrendezésének néhány problémája / 3–16. o.

-.?.hogy a repertóriumot a rendezéssel egyidoben, vagy közvetlenül a rendezés után kell elkészíteni, mert repertórium nélkül a tárgyilag átrendezett anyag teljesen használhatatlan. Nem lehet teljesen befejezettnek tekinteni a rendezést akkor sem, ha az uj rendszert nem rögzítettük az uj jelzetek megadásával és az aktákra való rávezetéssel is. Mindenképpen elengedhetetlen azonban a csoportjelzésnek az ügyiratokra való rávezetése, bár tartalmánál fogva az aktának reponálás esetén Is az eredeti csoportjába kell visszakerülnie. Mivel a kútfő, tétel és altétel elnevezését az aktára nem vezethetjük rá, ezért a régi szokások szerint is jelrendszert kell alkalmaznunk. A mi rendezésünk esetében.célirányosnak látszott a kútfőt rómaiszámmal, a tételt arabszámmal, az altételt pedig az abc. kisbetűivel jelölni. Az altétel idézése esetében természetesen mind a három egységet jelölni ke!l,Bl»képzelhető azonban olyan jelzetelés is, hogy a kútfőt egyszerűen nem jelöljük,hanem a tételeket folyamatosan megszámozzuk. A mi esetünkben egy aktának a levéltári jelzete magában foglalja a fond nevét, a kútfő, tétel, és altétel jelét, az akta évszámát és alapszámát. Pld. a Gödöllői járás főjegyzőjének iratai II. 2/c 19^7-5704 jelzetű akta tartalmazza a Csehszlovákiába kitelepülök névsorát. Bővül a jelzet akkor, ha topográfiai tagolást is alkalmaztunk. Pld. A Gödöllői járás főjegyzőjének iratai IV. 2/c.Mátyásföld, 1948-672/ Kovács Ferenc mátyásföldi fogtechnikus iparigazolvány ügye./Felmerül azonban a kérdés, hogy az aktákon hagyjuk-e meg az alapszámot, vagy az altételen belül elölről kezdődő folyószámmal lássuk-e el az aktákat. Az utóbbi volna a precizebb eljárás, de rendkívüli munkaigényessége miatt ideiglenesen eltekinthetünk tőle. Fel kell azonban vetnünk a helyes tárolás kérdését is. A fraktur anyag kiteregetése fólives iratok használata miatt palliumok használatát tenné szükségessé, meg kellene fontolnunk az esetleges szélragasztásos köttetés lehetőségét is, mert rengeteg egyéb apró munkától, jelzetelóstől kímélné meg a rendezőket, s csak a kialakított puha fedőlemezek közé foglalt altételt kellene lepaginální. Rendezésünk során két okból tekinthetünk el a fent jellemzett tárolás* tói. Munkánk első, kísérleti rendezés lévén, fenn akartuk tartani a kialakuló vita után esetleg szükségessé váló átcsoportosítás lehetőségét. Az anyagban nagymennyiségű tervrajz volt ós ennek kiteregetése szétfeszítette volna az eddigi szokványos levéltári tárolási kereteket. A rendezés során felmerült egy levéltári tervtár létesítésének szükségessége is, amely különösen népgazdaságunk szempontjából volna jelentős. Egy gyűjteményszerű levéltári tervtár létesítése pedig a rendezési ós tárolási problémák tömegét vetné fel, ezért ennek megoldására jelen rendezésünk során nem vállalkozhattam, csupán érinthettem a problémát. ügyszintén nem kívánok kitérni mélyebben a selejtezés problémájára sem. Az átrendezés során selejteztünk u.n. "üres" tartalomnólküli aktákat /"illetékességből átteszem", "megküldöm", "felterjesztem"/ és selejteztünk olyan aktákat,a~ melyekről az első pillanatban is megállapítható volt, hogy sem ügyviteli, Aösi-* gazgatási/ sem történelmi forrásértékkel nem birtak. Pld. állitésköteleaek lakóhelyének felkutatása, stb. Felmerült azonban olyan kórdós, hogy a ma megtartandónak itélt akták bizonyos idő elteltével értéküket vesztik és levéltári megőrzésre nem érdemesek. J tényből folyik a többszöri selejtezés szükségessége is; erre a körülményre már a tárgyi csoportok kialakításánál is figyelemmel lehetünk. Felvetem végül azt a kórdóst is, hogy egy-egy megyei levéltárnak kell-e megőriznie a felsőbb hatóságoknak, a járások és községek részére megküldött azonos szövegű rendeleteit, amelyek minden járási ós községi fondban is jelentkeznek. Tehát ugyanaz a rtöde«