Levéltári Szemle, 11. (1961)
Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Gofrejn: Instrukció a Leningrádi Központi Állami Történeti Levéltár iratanyagairól a levéltár iratanyagiról a levéltár katalógusrendszere számára készítendő tematikus kártyák összeállításához / 232–237. o.
- 234 x / 1. / A fondok speciálisan ilyen célú feldolgozása ' ( a dokumentumanyagok tematikus feltárása a különböző intézmények kérése, vagy a levéltár saját kezdeményezése alapján, az áttekintések és publikációk előkészítése, a dokumentum anyagok tudományos, történeti és gyakorlati értékének szakvéleményezése. A katalógusok kiegészítésénél jelentős szerepe van az olyan munkafajtáknak, mint a dokumentum anyag tudományos-technikai feldolgozásának tökéletesítése, és a leltári leírásokhoz szükséges különféle mutatók (tárgymutatók, a megemlített cégek, szervezetek, kiadványok mutatói) elkészítése; az ilyen munkálatok folyamán készült kártyák - alapfunkciójuk betöltése után - további felhasználás céljából a katalógus-rendszerbe kerülnek. 2.. / A tematikus kártyák írása az állami levéltárak iratanyagának rendszeres felhasználására vonatkozó, a Levéltári Főigazgatóság által 1.955, február -19-én kiadott instrukció alapján történik. Minden, a katalógusba kerülő tematikus kártyának meghatározott teljességgel és konkrétan fel kell tárnia a dokumentum anyagokban megvilágított témát, kérdést; a kártyákon fel kell tüntetni az események idejét és helyét, kötelező a határdátumok és a dokumentum anyag kereső adatainak a feltüntetése, 3, / A tematikus kártyák az ügyiratokról és egyes dokumentumokról készülnek, A katalógusban a nagyobb értéket általában az utóbbiak jelentik, azonban az egykötetes ügyiratokról elegendő egy kártya megírása. Az ügyiratok tartalmának teljesebb feltárását az annotációk készítése szolgálja. Az annotációkat ugyanazokra a kártyákra kell felírni, szükség esetén az annotáció a kártya másik oldalán is folytatható, (A folytatást jelezni kell a kártyán: "lásd a túloldalt". ) . 4. / Amennyiben az annoíálás során az ügyiratban olyan dokumen^ tumot találunk, mely nem tartozik az adott téma keretébe; az ilyen dokumentumokról külön tematikus kártyát kell készíteni, 5 0 / Amikor a tematikus feltárás, a selejtezés során az áttekin1 A fondok tematikus feltárása, mint a katalógusok kiegészítésére szolgáló speciális munka a Leningrádi Központi Állami Történeti Levéltárban 1981-ben kezdődik le. Erre az időpontra kidolgozzuk azokat a speciális kiegészítő útmutatásokat, amelyek e munka végzéséhez szükségesek.
