Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Gofrejn: Instrukció a Leningrádi Központi Állami Történeti Levéltár iratanyagairól a levéltár iratanyagiról a levéltár katalógusrendszere számára készítendő tematikus kártyák összeállításához / 232–237. o.

- 235 tés, vagy közlemény előkészítésekor az őrzési egységről készítünk kártyát, s nehéz az őrzési egység címéből annak tartalmát kihámozni, a cim konstrukciós sajátságai folyán (például ha a kérdés, a téma egy hosszú cim végén kerül említésre) ajánlatos a cim olyan átszerkesztése, hogy a lehetőség szerint a téma, a kérdés előtérbe kerüljön. 6. / Az ügyiratokról készülő kártyákon az ügyiratok határdátumainak megjelölésénél elegendő az évszám kiírása. A hónapok megjelölése akkor célszerű, ha az ügyiratok kezdete és vége ugyanarra a naptári évre esik. Megjegyzés: Ha egy naptári évnél hosszabb időtartamra nyúló ügyirat egyik határdátuma 1917, vagy a társadalmi és forradalmi mozgalomra vonatkozó ügyirat egyik határdátuma 1905, akkor a hónap és a nap megjelölése ezekben az évszámokban elengedhetetlen. 7. / A téma megjelölése a kártyákon a levéltári munka következő fajtáinál történik: a dokumentum anyagok tematikus feltárása, a tematikus igények kielégítése, a publikáció és áttekintések előkészítése (a téma megjelölése ceruzával, a kártya felső középső rovatába történik) •* más levéltári munkálatoknál nem jelöljük a témát, az altémák megjelö-lése pedig egyik munkafajtánál sem kötelező. 8. / A tematikus kártyákat tintával töltjük ki; az összes beírások jól olvashatóak legyenek; ha javítások, mázolódások, stb. nehezítik az olvasást, a kártyákat a katalógus csoporthoz történő átadás előtt át kell irni. A katalóguscsoporthoz való átadás előtt gondosan át kell húzni minden időleges jelet, abban az esetben, ha a kártyán régi, már nem megfelelő jelzet is van, ezt nem kell áthúzni, csak zárójelbe tesszük. Megjegyzés: A dokumentumanyagok tudományos-technikai feldolgozása során a kártyákra kerülő szerkesztői jellegű javítások - amennyiben az olvasást nem gátolják - megengedhetők. 9. / A tematikus feltárás és a tematikus igények teljesítése előtt a munka végzői a tudományos tájékoztató segédletek osztályán, a katalógus csoportban tanulmányozzák a vonatkozó katalógusok tartalmát; további munkájukat olyan számítással szervezik meg, hogy a már meglévő katalógusokat minden szempontból felhasználják és később kiegészítsék.