Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Sárközi Zoltán: A vállalati irattári rendszerekről / 187–197. o.

- 191 Az anyagbeszerzési levelezéssel együtt kb. 40.000-re tehető az évente iktatott iratok száma,, 3. Az irattározásban előfordulnak kisebb-nagyobb rendellenességek is. így a kereskedelmi és a jogi főosztály gyakran szokott leveket csomóban visszaküldeni, A kölcsönkért iratok helyébe itt is helyettesitőt szoktak tenni. A kimenő levelekből csak az ajánlottakat rak szám ózzák, s ezeket beírják a postakönyvbe is. Ugyanígy külön könyvben is nyilvántartják a rakszámmal megjelölt bejövő ajánlott leveleket. A ha^ táridős ügyeket ugyancsak az irattár kötelessége nyilvántartásba venni. A levélboritékokat az általánosan elterjedt szokás szerint egy évig őrzik, 4. / Az irattár felelős vezetője Sárközi Ferencné. Véleménye szerint tovább lehetne még javítani az irattár munkáját. így gyakran előfordul, hogy a kölcsönkért dossziék anyagát nem számozzák le s ennek következtében hiányosan kapják vissza az anyagot. Máskor viszont az történik, hogy az elintézendő irat osztályról-osztályra vándorol, s nem lehet tudni, hogy pillanatnyilag hol található. Az osztályoknál elterjedt szokás, hogy sajátmaÉuk irattároznak, s csak év végén adják át az anyagot a központi irattárnak. A vállalat irattári rendszere egészében eléggé közel áll a közigazgatásban elterjedt sörszámos rendszerhez. Ma

gyar Acé

lárugyár 1. / Itt minden postát a titkárság bont fel. Az anyagot osztályok szerint szétválogatják, s központilag sorszám szerint iktatják. Minden irat kap egy un. levelezési számot, mely osztályok szerint meghatározott számmal kezdődik. Pl. a 14. 000-es számmal a könyvelési osztály levelez. Ezen kivül minden cikknek van un. munkaszáma is. Pl. az esztergályozás, csigafúró a 27.000-es számot kapja. A munkaszámokat az osztályok tartják nyilván. A munkaszámok az ügyintézés szerint változnak, a levelezési számok pedig osztályok szerint. A számlákat külön iktatják, 2, / Az irattározás a központi irattárban osztályok és azon belül cégek szerint történik. Ennek megfelelően a központi irattáron belül külön helyezkednek el a könyvelés, anyagbeszerzés, acélbeszerzés, szám-