Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 2. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Levéltári terminológiai problémák Ausztriában / 237–251. o.

- 250 rendjét. Megint más rendszerek a sokszámos rendszert használják, melyet "három számosnak" is neveznek. Ebben a rendszerben a dosszié a sok, különálló tárgyi sorozat valamelyikébe van beiktatva (amelyből lehet akár több is). A sorozatok mindegyike elkülönitve.a többitol, egy tárgyi cimszó s ha szükséges, magyarázó megjegyzések megadása által. Több cim ismét egy szélesebb terjedelmű cim alá tartozik, Ezeket a cimeket számokkal jelzik. Eképpen a dosszié jelzete három (vagy esetleg több) számból áll: az első jelenti a focimét, a második az alcimet, a harmadik a dosszié sorszámát. Például egy dosszié-cimnek mint "1957 évi kérelem X élelmiszerraktár ellátása céljából", ilyen lehet a jelzete: 45/3/31, melyben 45 jelenti a focimét "Raktári beszerzést", 3 élelmiszerraktárakat, 31 pedig a harmincegyedik dossziét a sorozatban. Sok vita folyik az év-szám rendszer és a fentebb leirt sokszámos rendszer védelmezői között, a két rendszer előnyei tekintetében, A kérdés az, hány tárgyi csoport legyen felállitva s ez milyen alapon történjék? A sokszámos rendszer védelmezői azt állitják, hogy ez megoldja teljesen, vagy részben az osztályozás problémáit a tájékoztatás, a postázás (elküldés) és az elhelyezés tekintetében. Nem kétséges - mondja a szerző, hogy mindkét rendszer egyformán jól teljesiti azt az elsődleges feladatát, hogy minden dossziénak sorszámot adjon azonositás és ellenőrzés céljából. Azonban ő mégis az évszámrendszert részesiti előnyben^ a következő okokból; 1, / Az év-szám rendszer évek hosszú során át megtarthatja állandóságát, akármilyen személyi változások következzenek is be közben. 2

a I Automatikusan megkülönbözteti egymástól a kurrens és nemkurrens iratokat anélkül, hogy réseket hagyna e számok sorrendjében. 3

0 / Jólképzett kezelőszemélyzet hiánya esetén könnyebb rendben tartani egy tárgyilag csoportosított rendszert, mivel szakképzett mun-