Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 2. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Levéltári terminológiai problémák Ausztriában / 237–251. o.

- 249 munkáját. (Itt emiitjük meg, hogy a cikk szerzője nem tesz elvi megkülönböztetést irattár és levéltár között. Véleménye szerint hivatalokban őrzött iratok, irattárak, a központilag őrzött iratok levéltárak, ) Szintén ez az oka annak, hogy Ausztráliában inkább iratgyűjtemény ékről, mint iratsorozatokról beszélnek. A tárgy megválasztásánál ügyelni kell a helyes cim megadásáraMinden ügyintézés a következő alkotórészekből áll: a cselekvés, a cselekvés célja, a cselekvés tárgya s végül az ügyfél. Ezeknek az elemeknek valamilyen módon benn kell foglaltatniuk a dosszié cim ében. Helytelen tul rövid cimet alkalmazni, mivel ezáltal az irattári egység terjedelme túlságosan megnőne. Viszont arra ig ügyelni kell, nehogy a cim olyan részletes legyen, hogy csak -egy ügy iratait lehessen elhelyezni a dossziéban. Jelenleg a dosszié s nem az egyedi irat az iktatás alapegysége. Régebben, mikor egyedi iratokat iktattak, kevesebb gondot kellett forditani a tárgycsoportok állandóságára, mint most. A dossziék iktatása megkivánja, hogy a cim be legyen vezetve időrendi egymásutánban egy katalóguscédulára a hozzátartozó számmal együtt. Nagyobb csoport azonos vagy hasonló tárgyú dosszié nem szükséges, hogy csoportszámot is kapjon - maradhat cim szerint abc-rendben is; de mielőtt megszámozzuk a dossziét, nagyobb tárgyi egységbe, osztályba kell besorolnunk. Minden irattárosnak önállóan kell eldönteni a kérdést, hány és milyen fajtájú osztályokat hozzon létre. Az osztályozás egyik módja s ez fóleg a legegyszerűbb, csak az "egy számmal dolgozó" iktatórendszereknél válik be - az, hogy az iratok egy vagy több külön csoportját nem központilag iktatják, hanem osztályonként s ezeket teszik felelőssé az iktatásért. Más tartományokban minden évben újrakezdik a tárgycsoportokban lévő dossziék számozását, ezt nevezik "év és szám" iktatási rendszernek. Mind a két rendszerben a katalóguscédulák mutatókra támaszkodnak az egyes dossziék megtalálásában vagy a dossziékban való tájékozódásban. A dosszié száma nem jelent mást, mint az iktatás sor-