Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - FIGYELŐ - Jenei Károly–Sárközi Zoltán–Lengyel Alfréd: Vállalati irattározási és iratkezelési problémák az NDK-ban / 206–216. o.

jóváhagyás végett a tervbizottság szén osztályának bemutatták. A keretterv a tizedes rendszerre épül fel, főcsoportokra, csoportokra és alcsoportokra tagolódik. A főcsoportokat egyjegyű, a csoportokat kétjegyű és „az ,alcsQpjortokat.háromjeg.yü .számmal Jelölték.mjag. Az alcsoportok három ' számjegyében tehát a főcsoport és a csoport megjelölése is 'bentfoglaltatik. Minden alcsoportot tovább lehet osztani, például a 400 as alcsoportot 400-409tg. Az irattári terv az iratcsomó. ssáJ^át minden alcsoportnál folyószámmal is jelzi, pl. 400/4. 400/2 stb. A 40O-as és 404-es alcsoport vázlatos tagolódása a keretterv szerint a következő : 400/4 Szeryezeti változás 400/2 Műszaki -tudományos együttműködés 400/3 Tapasztalatcsere más trösztökkel 404/4 Munkatervek 404/2 Osztályvezetői értekezletek jegyzőkönyve 404/3 Ellenőrzési jelentések A keretterv általános tapasztalatok alapján kerüli *az általános levelezés*, (levelezés az üzemekkeH és az «egyéb» iratcsoportok alakítását, hogy az iratok előzményeinek elszakadását megakadályozza és a tárgyi összefüggéseket biztosítsa. A keretterv megfelelő alkalmazása felhasználható az iratkezelés egyszerűsítésére is. A keletnémet népgazdasági üzemekben a beérkező és kimenő postáról különféle nyilvántartó könyveket vezetnek, A nyilvántartó könyvek használatát azonban a kelet-német üzemi levéltárosok általában nem tartják célszerűnek, mert vezetésük az osztályokra, többletmunkát hárit, amit jó.irattári tervvel szerintük el lehet kerülni. A bornai barnaszénbányászati trösztben évek óta a beérkező és kimenő postáról az ajánlott küldemények és bizalmas íratok kivételével - nem vezetnek nyilvántartási könyveket, az ügyintézés ennek ellenére zökkenésmentes. Minden beérkező iratot rendszeresen feldolgoznak és az irattári tervben íeltüntetett megfelelő tárgyi csoportban elhelyeznek. A kimenő levelek másolati példányát viszont továbbítási bélyegzővel látják el, mely bizonyítja, hogy a levelet mikor küldték el. Az osztályvezető és az üzemi levéltáros folyamatosan ellenőrzik, hogy az illető osztályon az iratkezelő az elintézett iratokat naponkint irattározza. A vállalati iratkezelés uj rendszerének kialakításában eszerint az üzemi levéltárosnak döntő szerepe van, Az üzemi levéltárak létesítésére vonatkozó 4950. április 27 i utasítás is különösképpen hangsúlyozza az üzemi levéltáros nagy felelősségét. Az üzemi levéltárért egypdül ő felelős és közvetlenül csak a -vállalat vezetőjének van alárendelve. A főkönyvelőnek semmi ellenőrzési Joga nincs. Jogi állását az 4955. évi február 47•" rendelet pontosan megállapította és feladatkörét elhatárolta. A főkönyvelő egyedül a számadások helyes vezetéséért felel és kötelessége a gazdasági számadásvezetés segítségével a takarékossági rendelkezések betartására irányul. A levéltárügy ellenőr zése feladatkörét meghaladja. 4 A keletnémet üzemi levéltárosok sokéves munkája tehát eredményes volt. Az irattári munkában még vannak hibák, az iratkezelés megjavításának a kérdése ezért még előtérben áll. Az üzemi levéltárosok jelenleg azon fáradoznak, hogy az állami tervbizottsággaí összhangban minden egyes iparág részére keretterveket dolgozzanak ki és azokat valamennyi népgazdasági üzembe bevezessék. Jeneí Karoly + + + ' 208