Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - FIGYELŐ - Kísérletek a proveniencia elvének újabb értelmezésére / 145–162. o.

rendezés három menetben történik, i. az illető hivatal szervezete szerinti külön-külön résziktatók készítése j 2. a tárgymutató készítése céljára kategóriák kialakítása (ami azonban - mint látni lógjuk - már együttjár az iratok bizonyos szelekciójával is) •, 3. ^kollektivitások* kialakítása* amin azt érti. hogy össze kell gyűjteni minden olyan darabot, amely valami rendezési elv alapján összetartozik. Az első meneten azt érti, hogy az egész iktatást az irattárat kialakító hivatal szervezetének megfelelően több csoportban végezteti. E felosztásnál két szempont döntő : egyrészt az, hogy az illető résznek saját feladatköre kell, hogy legyen, a másik pedig, hogy a szervezetnek stabilnak kell lennie. Az ilyen rész-iktatásoknak megvan az a gyakorlati előnye, hogy egy objektív felosztási elv (nevezetesen a szervezet) alapján az egész nagy iktatás egy sereg kevésbé nagyterjedelmü egységre tagolódik. Ez már eleve emeli az iktatás kezelhetőségét és egyúttal lehetőséget nyújt az irattárosnak arra, hogy a különböző részlegek egymástól eltérő szükségleteihez jobban tudjon alkalmazkodni. A résziktatások azután még tovább tagolódnak az egyes kategóriák kialakítása által. Elméletilag ugyanis a jó rend érdekében minden beérkezett darabot iktatni kell, viszont a gyakorlatban a tárgymutató készítése csak bizonyos számú darabra vonatkozóan szükséges. Egy meglehetősen Jelentős mennyiség nyomban kizárható ebből, mivel tartalma teljesen érdektelen. Ennek határául azokat a darabokat lehet venni, melyek i év mulve megsemmisíthetők. S hogy e tekintetben önkényesség ne álljon elő, célszerű jegyzéket állítani össze arróh hogy milyen fajtájú anyag sorolandó ide. Kővetkező csoportba tartoznak azok az iratok, melyeket «alárendelteknek* lehet tekinteni, vagy azért, mert csatlakoznak valamely fontos aktához, vagy mivel - ez vonatkozik különösen a pénzügyi iratokra - máshoz úgyis nyilván vannak tartva. Ezeket a darabokat is ki lehet hagyni a tárgymutatóból, mert meglétük és hollétük a főaktábór úgyis kitűnik. Végül vannak úgynevezett stereotip iratok, melyekhez főként a nyomtatott formulárék tartoznak. Ezeket elég vagy sommásan feltüntetni a tárgymutatóban, vagy a teljesség és a körözés szempontjából sem jelentősek, ugy felvételük el is mára hat. A pontos, részletes tárgymutató készítése tehát csak a fontos iratokra vonatkozik. Az ezekről készülő tárgymutatót különös tárgyrautatónak is lehet nevezni, az előbbieket feltüntető általánossal szembea A fentebb vázolt módon tehát már a mutatózás révén az iratoknak több kategóriája áll elő, melyeket azután külön is kell csoportosítani. Mindenesetre - hangsúlyozza Van Giessel - arra vigyázni kell, hogy ezt a módszert ne alkalmazzák mereven, mert merev alkalmazásuk esetében egy témához tartozó iratok esetleg különböző kategóriákba kerülnek, ami már semmiképp sem helyeselhető. Végül még a * kollektivitások* kialakításáról szói Van Giessel. Alapvető fontosságúnak tartja és többször kiemeli, hogy bizonyos kollektivitások kialakítását nem lehet kötelezően előírni, mert a rendezésnek a levéltár természetes gyarapodását kell követnie és nem fordítva. E kollektivitások kialakításának több módjáról tesz említést. Legegyszerűbbnek a kronologikus rendet tekinti s szerinte ezt kell alkalmazni mindenhol, ahol más szempontok nem teszik szükségessé komplikáltabb megoldás Választását, Másik módja a kollektivitások képzésének a dosszié-rendszer, vagyis a tárgyi csoportok kialakítása. Hogy mely darabok tartoznak egy dossziéba, azt az egyes darabok közötti okozati összefüggés dönti el. Fontosnak tartja, hogy tul kevés anyag ne legyen egy dossziéban, mert a dossziék számának növelésével Járó kiadások nem lesznek arányban a könnyebb kezelhetőségnél elért nyereséggel. Más módja még a kollektivitás kialakításának a sseriesek (sorozatos akták) kialakítása. Van Giessel szerint, ha a 'dosszié és a szeries között választani lehet, ugy ez utóbbit illeti az elsőség. Ha az egyes iratokat gyakran keresik tárgyak szerint, ugy a gyors kikereshetőség «rubrikakötegek» készítését teszi szükségessé. Rubrikakötegeknek olyan iratok gyüjtemé,9 nyét tartja, melyek egy tárgyra vonatkoznak. Az ilyen rubrikákat természetesen szintén nem lehet előre meghatározni, hanem csak a már meglevő anyag alapján. Végül még megjegyzi, hogy a kialakított kollektivitások rendezésének legegyszerűbb és legcélravezetőbb módja a koronológikus rendezés. Elméletileg lehet ez ellen kifogást emelni, de gyakorlatilag nem. + + + * 457