Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lakatos Ernő: Erdőgazdasági irattárak / 63–66. o.

6. Személyi ügyek munkaruha 7. Folyóiratok, nyomtatványok, előfizetés 8. Különféle 9. Fahasználat 10. Erdőművelés 44. Anyagforgalom 42. Birtokpolitika 43. Erdőrendezés 44. Adóügyek 45. SZTK. NyugdU, táppénz 46. Pénzügyek 47. Vadászat melléktermék 48. Statisztika Minden tárgyi csoporton belül a hiányzó sorkönyv pótlására egy konkordancia Jegyzéket vezetnek, amely azt mutatla, hogy a csoportbeli Irattári számnak milyen iktatószám felel meg, Ugyanitt Jegyzik fel ceruzával az egyes kölcsönzéseket is. Ha az irat visszajön, akkor a kölcsönzést egyszerűen kiradírozzák. Az iratokban való kutatás elősegítésére pedig iktatószámra utaló mutatókönyvet vezetnek, , Az emiitett három erdőgazdaság irodakezelője ügy vélekedett, hogy az általuk használt Irattári rendszerek Jók, az iratokat könnyen megtalálják, egyik irodavezető sem ismert más iratkezelési rendszert és a használt rendszer megváltoztatását szükségesnek nem találta. Az iratkezelési rendszer vizsgálatánál egyöntetűen lehet megállapítani azt a törekvést, hogy az Iratokat valamilyen módon az erdőgazdaság különböző feladatainak megfelelően tár g yi 1 ag tagolni kell, A mi véleményünk is az, hogy a tárgyilag tagolt rendszerek nemcsak a vállalatok ügykezelését könnyítik meg, hanem az esetleges későbbi levéltári kutatást is. Felmerül a kérdés most, hogy egy erdőgazdaságnak évi átlagos 4*6000 iktatása esetén melyik tárgyi rendszert alkalmazzuk? Általános alapelvként azt szögezhetjük le, hogy a tárgyi rendszer akkor jó* ha az egyes iratok benne Jól elkülönülnek, A sok tárgyi csoportnak az a hátránya, hogy az egyes tratfajták nehezebben különíthetők el, viszont előnye az. hogy az egyes csoportokba viszonylag kevesebb akta kerül és az iktatólapokon is könnyebben kutatható az anyag. Ha kevesebb tárgyi csoportot alkalmazunk, akkor az egyes akták csoportonkint Jobban különíthetők el, kisebb a veszélye és lehetősége annak, hogy egy iratot tárgyánál fogva két vagy több csoportba is beiktathatnánk, viszont nehezebb az időrendi kutatás az egyes csoportszámon belül. Mindkét nehézséget azonban egy Jól vezetett többszőrösen indikált mutatókönyv áthidalta. Az Országos Erdészeti Főigazgatóság 4959-ben egy ügyrendi útmutatót adott ki (Erdészeti Értesítő 6. szám) a 4/4959. OF utasítás mellékleteként % ez azonban csak általánosságban Írja körül az irodavezető feladatkörét, «Az irodavezető felelős a beérkező és kimenő posta iktatásáért, kezeli az irattárat és a nyomtatvány raktárt. A gépírók között felosztja és ellenőrzi a munkát» vezeti a szakkönyvek leltárát, valamint az érkező utasítások és rendeletek nyilvántartását•.. Nyilvántartja a határidős Jelentéseket s egyszersmind felelős a határidős ügydarabok határidejének betartásáért.* Kötelessége még a szabadságok és a kiszállások nyilvántartása, valamint Jelenléti ivek kezelése. Az útmutató nem terjed ki. az iratkezelés tennivalóinak részletes ismertetésére* Ezért ennek pótlására szükséges volna ha az OBF egy ügyviteli szabályzatot adna ki és ennek keretében részletesen szabályozná az Íratok iktatásának, kezelésének és tárolásának a módját is. Téliesen szabályozatlannak találtam az iratkölcsönzésnek kérdését is. Budapesten a dosszlékre Írják, Gödöllőn pedig az un, sorkönyvekben tartják nyilván a kölcsönzést Gödöllőn az irodakezelő időnként, három havonként, vagy évenklnt felszólítja az előadókat az iratok visszaadására. Ez természetesen nem történik meg mindig hiánytalanul. Az előadók áthelyezésük esetén sokszor egész halom rég elintézett aktát szoktak az irattárnak leadni. Az irattári fegyelemnek a betartása a vállalat adminisztrációjának viszont elsőrendű érdeke. Az irattár anyagára vonatkozó áttekintő leltárak általában ismeretlenek. Ha uj irodavezető átveszi a munkakörét, az irattárat leltárilag nem veszi át. Az esetleges hiányok csak a kutatás so65