Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lakatos Ernő: Erdőgazdasági irattárak / 63–66. o.

A Börzsönyi Állami Erdőgazdaság az OBF 4954* évben kiadott utasítására hivatkozva az alábbi iratkezelési rendszert alkalmazta. Az iratokat tárgyuk szerint évenkint -110-120 csoportba osztják be. Az egy&s tárgyi csoportok szigorúan meghatározott ügyköröknek telelnek meg. Az iktatás tárgyi csoportonkint elkülönítve kartonokon történik, Az iktatott szám első része az ügyszám (pl. lahasználat ügyszáma 44, tehát a rahasználattal kapcsolatos összes ügyek a 44-es ügyszám alá kerülnek), az iktatószám második része az ügyszámon belül az évenkint újra kezdődő sorszámmal ellátott tulajdonképpeni iktatószám. Egy ivnyi iktatókartonon kb, 400 iktatás fér el. Az egy konkrét ügyhöz tartozó, de különböző időben beérkező iratokat iktatás nélkül egyszerűen csak <adolják», ami azt Jelenti, hogy egyszerűen hozzáteszik a régi irathoz és annak az iktatószámát vezetik rá a később beérkező iratra is. A kapcsolás helyes, de a később bejövő iratokat külön kell iktatni. A különböző ügyszámú iratokhoz egy közös mutatókönyvet is rektettek tel. Az irattárban Jól lehet kutatni, mert eligazít a mutatókönyv és az időrendi kutatás esetén pedig a kartonos iktatólap. A Budapesti Állami Erdőgazdaságnál csop ortszám ok rendszerben iktatnak, szintén az OEF igazgatóságra hivatkozva. Az általuk használt csoportszámos az országos rendszerből valók, Az alábbi csoportszámokat használják, tájékozódásul feltüntetem az egyes csoportszámok átlagos évi aktaszámát is. 3^1 SzTIT ügyek . kb. 50 3 Pénzügy, könyvelés 500 44 Orsz. Brd, Főig. rendeletei 600 47 Jogi vonatkozású ügyek. Bírósági ügyek 40 48 * Panaszügyek 20 20 Terv- és statisztikai ügyek 30 27 Bér- és munkaügyek 400 58 Műszaki ügyek 500 664 Erdőm üvelés 500 664-2 Birtokpolitika 420 663 Fahasználat 470 663-4 Mezőgazdasági ügyek 420 665-4 Melléktermék 500 3700 db Itt is lényegében 43 tárgyi csoporttal számolhatunk, az egyes beérkező iratok a csoportszámon belül eggyel és évenként újrakezdődő iktatószámot kapnak. Sajnos itt is iktatószámok nélkül adóinak, sőt előfordult, hogy egyes csoportszámon belül (665-4) az egyes iratokra külön iktatószámot sem vezetnek rá. A különböző aktákat csak a dátum választja el, az sem mindig. Ismeretlen volt az iktatóbélyegző fogalma is és mutatókönyvük sincsen, Az utóbbit tulajdonképpen a csoportszámos iktatás nem is kívánja meg. Az iratokat dossziékban tartják és az esetleges kölcsönzés tényét a dosszién tüntetik fel, A Gödöllői Állami Erdőgazdaságnál igen régi, közel 200 éves, egyébként Jól bevált rendszert alkalmaznak, Gödöllőn minden beérkező és kimenő aktát évenkint újrakezdődő iktatószámmal látnak el. Tehát itt a különböző iratoknak egy közös rolyamatoa sorszámos iktatása folyik. Sajnos itt is az egy ügyhöz tartozó, de később bejövő aktákat minden külön iktatás nélkül csak adoüák,Majd az iktatott iratokat irattárba való érkezésükkor az alábbi 48 tárgyi csoportba (kútfőbe) sorolják és az egyes tárgyi csoportokon belül az iratokat külön évenkint és csoportonkint újrakezdődő irattári számmal látják el, amely teljesen független az iktatószámtól. Az általuk használt tárgyi csoportok az alábbiak: 4. Normák, bérezések, prémium, tanfolyamok 2. Szakszervezeti ügyek 3. Mezőgazdasági » 4. Országíásitási » , 5. Üzemi jegyzökönyvek 64