Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

egyéb utasítás nincs, a határidőnek az előadó által történt tőrlése után. azt a nyilvántartólap (Irattári feljegyzések* rovatában irattárba érkeztetjük és az ügyirat csoportszámával azonos iratcso magba helyezzük. Kézbesítő könyv Kézbesítő könyv használata a küldemények átadásának-átvételének igazolására szolgál. A kézbesitőkönyv fedőlapja címkéjén és a fedőlap belső oldalán a küldeményt továbbító kezelőirodát és a kézbesáőkönyv használatbavételének keltét fel kell tüntetni. A kézbesítő könyv ben a küldemény továbbításakor a címzettet, a küldeményt (iktatott ügyiratok iktatószámát) és az elküldés időpontját kell feltüntetni. A kézbesítő könyvet folyamatosan kell vezetni, abban lapokat kihagyni vagy kitépni nem szabad, a téves beírást át ken húzni. A küldemények átvételének megtörténtét olvasható névaláírással igazoljuk, Kézbesítés után a küldő kezelőiroda dolgozója győződjön meg a küldemény átvételének megtörtértéről. A betelt kézbesitőkönyvet az irattárban kell őrizni. Ü gyírat fog al m a z v á ny á na k (ki ad vá ny te r készítése vezet) leírása, tisztázat Az ügyirat fogalmazványáról készült tisztázat leírásánál gondot kell fordítani a tisztázat tartalmára és külalakjára. A gépirási munka minősége, külalakja és gyorsasága nagyrészt az írógép állapotától is függ. Az irógép állandó gondozásával, helyes kárbantartásával nemcsak azt lehet elérni, hogy a munka szebb és Jobb lesz. de az irógép élettartama is meghosszabbodik. Az irógép helyes gondozása érdekében a következőkre kell figyelemmel lenni: I i. Az írógépben lévő papíron a radirozást ugy végezzük, hogy az irógép kocsiját húzzuk ki. egészen oldalra és ügyeljünk arra, hogy a lehulló radír morzsáktól a betűket és a gép szerkezetét megóvjuk. Az írógépbe hulló radír morzsa hozzátapad a gép olajos alkatrészeihez és azt működés közben erősen koptatja. 2. írás közben összeakadt billentyűket ugy válasszuk szét, hogy ujjaink hegyével a betű fejének egész könnyedén kis lökést adunk. Ettől az összeakadt billentyűk visszaesnek a helyükre. Az összeakadt billentyűket erőszakosan rángatva nem szabad szétválasztani, mert könnyen eltörhetnek. 3. Az irógép betüskáláját naponta többszőr keféljük át drótkefével, ezáltal szép tiszta. Jól olvasható írást érünk el. 4» Az írógépet munkaidő végeztével takarjuk le. ezáltal a beporosodástól megóvjuk. A tisztázat elkészítése előtt meg kell győződni az ügyirat kiadvanyozása és a leirás előtti láttam ozások megtörténtéről. A papírtakarékosság szem előtt tartásával a tisztázatok készitéséhez a szöveg terjedelmének megfelelően negyed-, fél-, vagy egészl ív papirt kell használni. Ismétlődő, azonos természetű (tipus) vagy olyan ügyiratok tisztázatának elkészítésénél, melyeknek szövege előreláthatólag nem változik, az iktatványt és a tisztázatot másolópapír segítségével együtt kell elkészíteni erre a célra szolgáló nyomtatványokon. A tisztázat külalakjának tetszetősnek és tisztának kell lenni, abban helyesírási hibának, beszúrásnak, toldozgatásnak helye nincs, a radirozást mellőzni kell. A tisztázat elkészítésére szolgáló űrlapon az ügyirat iktatószámát (az iktatószám mellé az évszámot és az osztály római számú megjelölését kell irnl). előadójának nevét, a címzettet (pontos címet) tárgyát, hivatkozási számát és a mellékletek számát (ha mellékletet nem kell küldeni, akkor tí Jelet) fe' kell tüntetni. Ha a tisztázat elkészítésére nem nyomtatott űrlapot használunk, akkor a fejlécet ugy kell kitölteni, mint a nyomtatott űrlapét. 58