Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

Törekedni kell a papir teUos kihasználására, annak mindkét oldalát - kivéve a nyomdába küldendőket - használjuk ki. A papir felső és alsó részén 20 mm-es mezőt, a szélén 25 mm-es margót hagyjunk. Sürü sortávolságban irjunkroj szövegrésznél (bekezdés) amargó 25mm-es meghagyásával egy sortávolságot hagyjunk ki. A szövegrósz befejezése után a keltezés írásánál ügyelni kell arra, hogy az ügyirat kiadásának kelte a tisztázat záradékának keltével azonos legyen* Ha az ügyirat tisztazatát a kiadványozó sajátkezű aláírásával látja el (egy tisztázaton csak egy személy neve lehet), akkor a keltezés alatt, a papir Jobb felén a kiadványozó nevét zárójelben, alatta hivatali beosztását (miniszter első helyettese, miniszterhelyettes, főosztályvezető, osztályvezető stb.) kell írni. A miniszter sajátkezű aláírása esetén nevét zárójel és beosztása nélkül kell írni. Ha a kiadványozó a tisztázátot nem sajátkezüleg irja alá, akkor a keltezés alatt a papir bal felén a következő záradékot kell írni: «A kiadvány hiteléül: irodavezető.* A hitelesítési záradék mellett, a papir Jobb felén a kiadványozó nevét, mellette sk..betűket (zárójel nélkül) és alatta hivatali beosztását kell, feltüntetni. Ügyiratról vagy mellékletről ügyiraton adott utasítás alapján készült hivatalos másolatot «A kiadvány hiteléül* helyett tA hivatalos másolat hiteléül* záradékkal kéli ellátni* Ügyirat ti s ztá z atá nak egyeztetése (összeolvasása) a fogalmazvánnyal Az ügyirat fogalmazványát és az arról készült tisztázátot egyeztetni kell. A minisztériumot nem hagyhatja el olyan tisztázat, melyet a fogalmazvánnyal nem egyeztettek. Az egyeztetést két dolgozó végzi, az egyik olvassa a fogalmazvány szövegét, a másik a tisztázat szövegét figyeli. A fogalmazvány és a tisztázat szövegének (beleértve az iktatószámot, a tárgy szövegét, a kiadványozó nevét stb.) szórói-szóra, betűről betűre .egyezni kell, A javított tisztázati szövegrészt újból egyeztetni kell. Az összeolvasok figyeljék, hogy a csatolási utasítás összhangban áll© a szöveg tartalmával, az ügyirat tárgyának szövege az elintézés során nem változott-e. Ha a csatolási utasítás helytelen, vagy a tárgy szövege az elintézés során megváltozott, akkor erre az összeolvasok hívják fel az előadó figyelmét, aki az ügyiraton a helyes csatolási utasítást feljegyzi és a tárgy uj szövegének mutató zására utasítja a kezelőirodát. Postázás (expediálás) Postázás előtt meg kell győződni az ügyiraton jelzett elküldés előtti láttamozás. a kiadványozás, a leirás és egyeztetés feljegyzésének megtörténtéről, A láttamozásra küldött ügyiratokat a kiadványozási joggal felruházott dolgozónak is a keltezés feljegyzésével keü láttamozni (a rövidutas ügyiratoknál a küldő osztály kiadványozási Joggal felruházott dolgozójának is). Ellenőrizni kell az ügyiraton és a tisztázaton lévő iktatószám, kiadványozó neve (ha más utasítás nincs az ügyiraton), kiadás kelte és a címzett azonosságát. Az ellenőrzés megtörténtét az ügyirat megfelelő helyein Jelölni kell, A tisztázat aláírása mellé körbélyegzőt kell tenni (a sokszorosított tisztázatokra is). A bélyegző lenyomata olvasható legyen, szöveget ne takarjon és ügyeljünk arra, hogy a bélyegző szövegrésze ne legyen fordítva, A csatolási utasításnak megfelelően a csatolandó mellékletet a tisztázathoz tesszük és ellenőrizzük, hogy a tisztázaton feltüntetett mellékletek száma egyezik-e a csatoltak számával* 59