Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

IRATTÁRI MUNKA Lugosí Miklós: A MŰVELŐDÉSÜGYI MINISZTÉRIUM ÜGYIRATKEZELÉSE (4867-4956) Ügykezelési tájékoztató A múlt irott emlékeit a megmaradt hivatalos iratokat a levéltárak és az irattárak őrzik. A történetíráshoz szükséges adatokat nagy részben a levéltárak és az irattárak anyagából meritik a történetírók, A hivatalos iratok megőrzése és gondozása ezért országos érdek. Az ügykezelés fűzi össze az ügyintézés és az intézkedések végrehajtásának munkáját, ezért elengedhetetlenül szükséges az ügyiratok hollétének megfelelő nyilvántartása, az ügyek előzményeinek felkutatása. Hazánkban a hivatalos iratok kezelése, iktatása, nyilvántartása és irattári gondozása az idők folyamán sok változáson ment át, A központi ügyintézés alapjait 4723-ban a helytartótanács felállításával rakták le. A helytartótanács működését 4724-ben Pozsonyban kezdte meg. Szervezetileg a következőkre oszlott: tanács, iroda - egyúttal kiadó, irattár, számvevőség, A helytartótanács iratait érkezésük szerint időrendi Jegyzékbe foglalták és igy mutatták be a Tanácsülésnek, Tárgyalás után az iratokat a Jegyzőkönyvi elintézéshez csatolták és az egyes ülések anyagát külön-külön irattári csomókban kezelték. A növedéki iktatási rendszert 4769-ben vezették be. Az első iktatókönyvet 476Ö> március 7-én vették használatba, amelyhez tárgymutatókat is készttettek. Az ügyiratokat az előadók neve szerint csoportosították és kezelték. Ezt az «előadó rendszer»-t 4784-ben az ügyosztály-rendszer váltotta fel. Az 4848-as Szabadságharc évében szakminisztériumok alakultak, A minisztériumok a helytartótanácsnál bevált iratkezelést folytatták azzal a különbséggel, hogy az ügyiratokat érkezésük sorrendjében «kutfő»-k és «tétel>-ek alatt különHkülön csomagokban őrizték, 4849. évben a szabadságharc következményé folytán a központi közigazgatást 5 polgári kerü- ' létre (Buda, Pozsony, Sopron, Nagyvárad, Kassa) osztották. Ekkor vették használatba az előadó; ivet és iratjegyzéket, az előiratoknak egyik naptári évből a másik naptári évbe való átvitelét. 4860-ban a központi közigazgatást újból visszaállították és az 4867-ben kiépült második minisztériumi központi igazgatás nagyjában 4929. évig az iratok kezelése szempontjából változatlan maradt* A minisztériumban 4867-től 4929ig központi iktató hivatal működött, ahol sorszámosan iktattak. Iktatás után az ügyiratokat az osztályok mellett működő irattáraknak továbbították. Az irattárak alapszámos rendszer szerint dolgoztak. Az alapszámos irattári rendszer lényege az, hogy ugyanarra az ügyre vonatkozó ügyiratokat egész éven át ahhoz a számhoz csatolták és az alatt a szám (alapszám) alatt helyezték irattárba, amely szám az iktató könyv ben, mint az illető ügyben az év folyamán érkezett legelső ügyirat iktatószáma szerepelt. S rendszerben az egyes ügyek iratainak összekapcsolásán felül a megfeielő szakosztályokban (kútfőkben) tartalmuk szerint is csoportosították az ügyiratokat. Az alapszámos rendszer szerint való irattározásban irattári sorkönyvet és irattári iromány* Jegyzéket használtak. Az irattári sorkönyv tartalmazza az iktatószámot és az alapszámot. A sorkönyv segítségével lehet megállapítani, hogy valamely ügynek milyen alapszám felel meg és eszerint az ügy iratai az irattárban melyik számnál találhatók meg. Egy-egy iratjegyzékben tárgyi összefüggés alapján összekapcsolt iratok alkotiák az iratcsomót. Az alapszám az irattári irományjegyzék külső lapja52 l