Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

nak bal alsó részén található. Ha az ügy több évre átnyúlik, akkor ezt a körülményt AZ előző évi alapszámnál feljegyezték. Minden különálló ügy számára külön iratjegyzéket készttettek. Ha az irat­csomót az iratjegyzékből kiemelték és más irathoz csatolták, az iratjegyzék mindig a helyén maradt és a csatolást azon feljegyezték. Alapszámos irattári kezelésnél elsősorban az iktatványok alapszá­mait állapították meg. Azoknál az ügyeknél, amelyeknek tárgyalási iratai több évre nyúltak át. évről­évre uj alapszámot kellett adni. Az uj alapszámot az előző évi alapszám mellett a sorkönyvben fel­jegyezték. 1929-ben megszűnt a központi iktatás, az ügyiratok iktatása osztályirodákban történt. A minisz­tériumba érkezett iratokat a központi irányító továbbította az osztályirodákba. A sorszámos iktatás helyett a tizedes iktatási rendszert vezették be és 1934-ig használták. A név, hely, tárgy és idegen­szám mutatókönyveket kartotéklapokkal helyettesitették. Az iktatószámnak hármas tagozódása volt. Pl. --T A főszám (410) állandó Jellegű iktatószám, egy-egy önálló közigazgatási egységre vo­A / ÍJ * T T, V £& • nátkozik. Az alszám (4) szintén állandó Jellegű iktatószám, amely a főszámmal ellátott ügyiratok azon csoportjára vonatkozott, amelyek a főszámnak megfelelő önálló közigazgatási egység keretén belül az ügykezelés szempontjából megkülönböztethető kisebb egységeket alkottak. A naplószám (173), amely a fő, illetve az alszám alatt létesített csomóba taríozó ügyek, ügyiratok darabonkénti megjelölésére szol­gált. A példában emiitett 410-es főszám egyetera a 4-es alszám szervezeti-személyi és dologi, a 173­as naplószám a fő, illetve az alszám csomójába tartozó 173-ik ügyirat számának megjelölésére szol­gál. A minisztériumhoz tartozó ügyeket 1200 főszámra méretezték. Az iktatás naplókban történt. Az ügyiratoknak irattárba való elhelyezése az egyes főszám ok-alszám ok csomóiban az ügyiratok vezér­szava szerint, a vezérszavak «abc» sorrendjében történt* 1932-től 1944-ig ismét a növekedő sorszámos iktatási rendszer szerint az egyes osztályok iro­dáiban végezték az ügyiratok iktatását és irattározását. Központi tájékoztató és irányító iroda válo­gatta szét a beérkezett ügyiratokat és továbbította a kezelőirodáknak. Az irodák egy évre előre kiosz­tott számcsoportokon belül iktattak vezérszavas iratkezeléssel. A vezérszavas iratkezelést az alap­számos és a tizedes iratkezelési rendszerből építették fel. Az ügyiratokat irattá: i kezelés szempont­jából az irattárak saját területükön azonossági gyűjtőszámmal jelölték meg és vezérszavuk «abc»-je szerint helyezték el az iratcsomagokban. Az ügyiratok kezelésének eszközei az iktatókönyv, a név-, hely- és tárgymutatókönyv, az iratjegyzék, az irattári alsó és felső fedőlap volt. Felszabadulás után a minisztériumba érkezett ügyiratok iktatását egy helyen, az elnöki irodá­ban végezték. 1945. február 8-tól 1945. Június 12-ig minden nyilvántartott iratot itt iktattak. Az iratok irattározása az illetékes szakosztályok irattáraiban tőrtént az iktatószámok növekedése szerint Az elnöki iroda kezelésében csak az elnöki osztály ügyköréhez tartozó iratok maradtak meg, valamint az iktatókönyv, a név-, hely- és tárgymutató könyvek, 1945. június 13-tól 1947. december 31-ig központi iktató működött az iratokat vezérszavas té­telszámos rendszer mellett az osztályirodákban kezelték. 1945. december 31-ig minden osztályiroda a tételszámokat l-es szám megjelölésével kezdte, 1946. január 1-től áttértek a beszélőszámos vezér­szavas rendszerre. A központi iktató 1947. december 31-ig működött. 1948. január 1-től az osztályok mellett működő kezelőirodákban iktattak növekvő sorszámos ik­tatással, beszélőszámos irattári rendszer mellett. Az ügyiratok irattári gondozása vezérszavas «abc> sorrendben történt. Az iratkezelés eszközei az iktatókönyv, a név%, hely- és tárgymutató-tónyv. az iratjegyzék, az irattári alsó és felső fedőlap volt. A beszélőszámos irattári kezelés lényege az, hogy az ügyeket irattári kezelés szempontjából kisebb csoportokra, szakcsoportokra osztották iel. Az egyes szakcsoportokat folyószámmal Jelölték meg, szakcsoportokon belül az ügyiratokat még 3 alcsoportra is felosztották. Az l-es* alcsoportba a személyi ügyek, a 2-es alcsoportba intézetek, intézmények ügyei, a 3-as alcsoportba a tárgyi vonatkozású ügyeket sorolták. Az irattári csoport-alcsoportszámot nem tüntették fel az ügyiratra irt iktatószámnál, sem a tisztázaton, ezek a számok kizárólag az ügyiratok irattári őrzésének a helyét Jelölték meg, melyet az iktatókönyvben az ügyirat iktatószáma mellett Je­gyeztek fel, 1949 Júniusban vezették be a közigazgatási számrendszeren alapuló ügyiratnyilvántartást. A köz­ponti irányító megtelelő csoportosítás szerint továbbította a kezelőirodákba az ügyiratokat, ahol azok 53

Next

/
Thumbnails
Contents