Levéltári Híradó, 10. (1960)
Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.
nak bal alsó részén található. Ha az ügy több évre átnyúlik, akkor ezt a körülményt AZ előző évi alapszámnál feljegyezték. Minden különálló ügy számára külön iratjegyzéket készttettek. Ha az iratcsomót az iratjegyzékből kiemelték és más irathoz csatolták, az iratjegyzék mindig a helyén maradt és a csatolást azon feljegyezték. Alapszámos irattári kezelésnél elsősorban az iktatványok alapszámait állapították meg. Azoknál az ügyeknél, amelyeknek tárgyalási iratai több évre nyúltak át. évrőlévre uj alapszámot kellett adni. Az uj alapszámot az előző évi alapszám mellett a sorkönyvben feljegyezték. 1929-ben megszűnt a központi iktatás, az ügyiratok iktatása osztályirodákban történt. A minisztériumba érkezett iratokat a központi irányító továbbította az osztályirodákba. A sorszámos iktatás helyett a tizedes iktatási rendszert vezették be és 1934-ig használták. A név, hely, tárgy és idegenszám mutatókönyveket kartotéklapokkal helyettesitették. Az iktatószámnak hármas tagozódása volt. Pl. --T A főszám (410) állandó Jellegű iktatószám, egy-egy önálló közigazgatási egységre voA / ÍJ * T T, V £& • nátkozik. Az alszám (4) szintén állandó Jellegű iktatószám, amely a főszámmal ellátott ügyiratok azon csoportjára vonatkozott, amelyek a főszámnak megfelelő önálló közigazgatási egység keretén belül az ügykezelés szempontjából megkülönböztethető kisebb egységeket alkottak. A naplószám (173), amely a fő, illetve az alszám alatt létesített csomóba taríozó ügyek, ügyiratok darabonkénti megjelölésére szolgált. A példában emiitett 410-es főszám egyetera a 4-es alszám szervezeti-személyi és dologi, a 173as naplószám a fő, illetve az alszám csomójába tartozó 173-ik ügyirat számának megjelölésére szolgál. A minisztériumhoz tartozó ügyeket 1200 főszámra méretezték. Az iktatás naplókban történt. Az ügyiratoknak irattárba való elhelyezése az egyes főszám ok-alszám ok csomóiban az ügyiratok vezérszava szerint, a vezérszavak «abc» sorrendjében történt* 1932-től 1944-ig ismét a növekedő sorszámos iktatási rendszer szerint az egyes osztályok irodáiban végezték az ügyiratok iktatását és irattározását. Központi tájékoztató és irányító iroda válogatta szét a beérkezett ügyiratokat és továbbította a kezelőirodáknak. Az irodák egy évre előre kiosztott számcsoportokon belül iktattak vezérszavas iratkezeléssel. A vezérszavas iratkezelést az alapszámos és a tizedes iratkezelési rendszerből építették fel. Az ügyiratokat irattá: i kezelés szempontjából az irattárak saját területükön azonossági gyűjtőszámmal jelölték meg és vezérszavuk «abc»-je szerint helyezték el az iratcsomagokban. Az ügyiratok kezelésének eszközei az iktatókönyv, a név-, hely- és tárgymutatókönyv, az iratjegyzék, az irattári alsó és felső fedőlap volt. Felszabadulás után a minisztériumba érkezett ügyiratok iktatását egy helyen, az elnöki irodában végezték. 1945. február 8-tól 1945. Június 12-ig minden nyilvántartott iratot itt iktattak. Az iratok irattározása az illetékes szakosztályok irattáraiban tőrtént az iktatószámok növekedése szerint Az elnöki iroda kezelésében csak az elnöki osztály ügyköréhez tartozó iratok maradtak meg, valamint az iktatókönyv, a név-, hely- és tárgymutató könyvek, 1945. június 13-tól 1947. december 31-ig központi iktató működött az iratokat vezérszavas tételszámos rendszer mellett az osztályirodákban kezelték. 1945. december 31-ig minden osztályiroda a tételszámokat l-es szám megjelölésével kezdte, 1946. január 1-től áttértek a beszélőszámos vezérszavas rendszerre. A központi iktató 1947. december 31-ig működött. 1948. január 1-től az osztályok mellett működő kezelőirodákban iktattak növekvő sorszámos iktatással, beszélőszámos irattári rendszer mellett. Az ügyiratok irattári gondozása vezérszavas «abc> sorrendben történt. Az iratkezelés eszközei az iktatókönyv, a név%, hely- és tárgymutató-tónyv. az iratjegyzék, az irattári alsó és felső fedőlap volt. A beszélőszámos irattári kezelés lényege az, hogy az ügyeket irattári kezelés szempontjából kisebb csoportokra, szakcsoportokra osztották iel. Az egyes szakcsoportokat folyószámmal Jelölték meg, szakcsoportokon belül az ügyiratokat még 3 alcsoportra is felosztották. Az l-es* alcsoportba a személyi ügyek, a 2-es alcsoportba intézetek, intézmények ügyei, a 3-as alcsoportba a tárgyi vonatkozású ügyeket sorolták. Az irattári csoport-alcsoportszámot nem tüntették fel az ügyiratra irt iktatószámnál, sem a tisztázaton, ezek a számok kizárólag az ügyiratok irattári őrzésének a helyét Jelölték meg, melyet az iktatókönyvben az ügyirat iktatószáma mellett Jegyeztek fel, 1949 Júniusban vezették be a közigazgatási számrendszeren alapuló ügyiratnyilvántartást. A központi irányító megtelelő csoportosítás szerint továbbította a kezelőirodákba az ügyiratokat, ahol azok 53
