Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Oltvai Ferenc: Iratkezelés a szegedi kerületi tanácsoknál / 79–82. o.

A tanácsok már is megkezdték az ui központi Irattár szervezését. A második kerületnél ki van jelölve a helyiség, megrendelték az állványokat és több csoport leadta Iratait a legkorábbi évekből A HL kerületnél bővítik a tanácsházát, helyet biztosítanak az Irattárnak Is, Jelenleg a folyosókon, szekrényekben gyűjtik össze az osztályoktól és csoportoktól az első évfolyam iratalt Az t kerületnél nem tudnak helyet biztosítani, ügy tervezik, hogyha a városi ügyész iratait átveszi a levéltár, az I, kerületi tanács azt a helyiséget képezi ki irattárnak. ' A nyilvántartás vezetése is eltérést mutat kerületenkínt A különbségek a színvonalra is utal nako A II. és HL kerület nyilvántartói az 4004-től kezdődő nyilvántartási számokat az állandóan viszszatérö ügyeknek tartották fenn és azok tárgyát is bevezették a nyilvántartó könyvbe - ügyiratok nélkül, 4001. MJ. városi tanácsülés! Jkv-k és határozatok, 4002. MJ. vb. Jkvri és határozatai 4003. Kerületi tanács jkv-i és határozatai 4004. Kerületi tanács vb. jkv-i és határozatai 4005. Hatósági vagyoni bizonyítványok stb. Mindkét kerületnél a fenti titkársági 111. igazgatási ügykörbe tartozó ügyeken kivül a szakigazgatásnak is felvezették az állandóan visszatérő számait. A II. kerületnél pl. az eü. osztálynak a követ kezö számokat tartották fenn és vezették be az ügykörök megnevezésével: 4024. Születési jelentések 4030. Szociális segélyezések 4074. Bölcsődei havi jelentések 4072. Kiütéses tífusz elleni Védekezés havi Jelentései 4Ö73*. Iskolafogászati havi jelentések. 4079. Hatósági orvosi bizonyítványok Az ipari és kereskedelmi csoport részére-. 4060. Kontárok bejelentése 4483. Romlás és minőségi kifogások A titkárság számai; . V 4470, Személyzeti ügyek stb. A nj. kerületi tanácsnál a titkárság állandó számai: 4O40. Tervügyek 4042. Panaszügyek Az igazgatási osztályvezetők. - legalábbis a II. és III. kerületnél Jelenleg gyűjtik az állandó ügykörök megnevezését. 111. arra kérték az osztály-és csoportvezetőket, hogy azokat közöljék. Az áUandó számokon vezetett és gyakran előforduló ügyeket iratjegyzéken vezetik tovább, mert a nyilvántartó könyv csak 4 tárgy bevezetésére ad módot, azonos ügykörben. Az eljárás előnyös az iratkezelésre és a nyilvántartásra. Az ügyintéző adhatja az alszámot. miután a sorszáma az ügykörének állandó. Több ügykörben a nyilvántartó kiadta az iratjegyzéket is az ügyintézőnek és az ügyintéző vezeti be az iratjegyzékre a tárgyat is. Az osztály azzal indokolta ezt az intézkedést, hogy mód lelett terhelnék a központi nyilvántartást, ha az állandó sorszámú ügyek iratait a központ tartaná nyilván és kezelné. Valóban a hatósági vagyoni bizonyítványok, vagy az orvosi bizonyítványok kiadását megkönnyíti ez az eljárás. Azonkívül minden esetben megkíméli az ügyintézőt is attól, hogy a nyilvántartási számért a központi nyilvántartóhoz forduljon. Feltétlenül helyes tehát az azonos ügyek egy sorszám alá vezetése a jövő szempontjából is. Az iratok ezek szerint tárgyuknak megfelelően vannak nyilvántartva és lerakva. Mind a kikeresést (pl. tanácsi és vb. jkv-k* határozatok), mind a selejtezést (pl. hatósági bizonyítványok) megkönnyíti és gépiessé teszt A Jelenleg érvényben levő,* 84