Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Horváth Ferenc: Kőszeg járási jogú (B) város irattára és iratkezelési rendszere / 72–78. o.

Egy ilyen megyei kötelező ügyrend kizárná azt a lehetőséget, ami jelenleg Kőszegen fennáll, hogy tudniillik az egészségügyi csoport magánál tartja az iktatót maga iktat és kezeli irattárát azon a cimen, hogy az előforduló latin szavakhoz a központi iktató nem ért, igy előfordulhat, hogy valamit félreiktyt - így Kőszegen az egészségügyi csoport iratkezelése,, illegöleg az iratkezelés el íenőrzése nem megfelelő, hiszen a közpohti iktatón illetőleg iratkezelön nem futnak át aktái. Szerintem teljesen helytelenül. Hiba ugyanis az iktatásnál -semmiképpen nem merülhet fel a latin szavak miatt, legfeljebb a tárgyrautatózás körül, ami viszont könnyen kiküszöbölhető, ha az egészségügyi csoport ebben segiti a központi iktatói Mert meg kell állapítani, hogy a jelenlegi iratkeselés és irattári rend sokkal Jobb, helyesebt és biztonságosabb, mint a régi volt Először azért mert az egész iratkezelés egy kéz munkája, egy kéz irása, egyöntetűbb és rendesebb, - De azért is, mert a kartoniktatás azt eredményezte, hogy a kartonokat nem kötötték be. s az osztályoknál sok karton elveszett - Nem is beszélve arról* hogy azelőtt minden osztály más módon, más meggondolások alapján iktatott ami vonatkozott elsősorban a csatolásokra és szerelésekre, s mivel az egyes osziályokon belül gyakran történtek személyi cserék* sok esetben alig lehet a különböző fajta egyéni jelzéseken eligazodni, A legnagyobb hiba talán mégis az volt hogy az egyes osztályok vezetői - mivel osztályiktatás volt nem fordítottak gondot az iraílíezelésre, nem is volt senki, aki ellenőrizte volna az iratkezelést és osztályirattározást nem tartották az osztáíyadminiszírátorok naprakészen az iktatót Mindennek következménye az lett hogy sokszor utólag iktattak, vagy nem is iktattak, s előfordult hogy iktatás nélkül mentek ki ügyiratok, másolat vagy fogalmazvány hátrahagyása nélkül. Az osztályirattár szekrényben volt ugyan elhelyezve H?Í osztályon, de abba mindenki belenyúl hatott ha valamit kivett nem jegyezte fel sehol ha visszatette és rossz helyre tette vissza, ugy is jó volt a szereléseket legritkább esetben vezették át a kartonokon, s igy az irat holléte most utólag igen nehezen állapitható meg

0 Emellett, mivel nem volt mutató^ a szélesebb forgalmú ügyekben, mint iparengedélyek, építési engedélyek stfi, abc s rendszerű karíoniktatást vezettek be helyenként, de sok szór nem tudták, mit melyik betű alá iktassanak, (szervről és nem személyről lévén szó) másutt ilyesmivel meg sera próbálkoztak, s a keresés általában se időt vett igénybe

Q Ilyen értelemben a jelenlegi iratkezelés és irattározás óriási előrehaladás az iratvédelem te rén, s a közponü iktató személyében garancia (Kőszegen tanítónői oklevéllel és közigazgatási gyakorlattal rendelkező személy) nemcsak az iratok megőrzése hanem az iratok sorsának^ helyes elin tézésnek tekintetébei: is, Természetesen meg kellene szüntetni az egészségügyi .csoport fennálló privilégiumát s minden beérkező iratot egy helyen kellene iktatni, Helyesebb lenne az iktatókat éve-nként egy kötetbe köttetni és nem osztályonként Helyes lenne az egyes előadóknak,, sőt néha osztályvezetőknek azt a nézetét véglegesen kiküszöbölni, hogy az iktatás és irattár = bürokrácia, s végül, ami szintén nem helyes Kőszegen; meg kellene szüntetni azt az állapotot, hogy a központi iktató szobája az elnök és titkár szobája közötti előszoba legyen, amelyen napjában annyi ügyfél halad keresatül, érdeklődik és hagy üzenetet,, hogy rendkívül megnehezíti a pontos munkát Azt a munkát amelyet a jelenleg 4 sze mély - saját bevallása szerint napi 8 órájában rendesen el tud végezni Mégis van a jelenlegi helyzetnek Kőszegen egy óriási hibája, amely minden eddig elmondott jót lerombol: ez pedig az, hogy a közponü iktatónak nincs helyettese, nincs senki segítsége,, Igy ha szabadságra megy, vagy beteg, kénytelen erre az időre minden osztálynak kiadni 4957-tői kezdve a maga iratait segédleteivel együtt s amikor visszatér, újra visszavenni De vajon mi a garancia arra, hogy azt rendben, hiánytalanul kapja e vissza? Mi a garancia arra nézve, hogy a szerelések ezen idő alatt szabályosan vannak e végrehajtva s egyáltalán, hogyan vállalhat ilyen helyse'tben felelősséget min denért a központi iktató? - Kőszegen jelenleg ez azt jelenti, hogy a közponü iktatónak ilyen esetek után át kell vizsgálnia újra 4957 tői az irattárakat s az eseüeges hiányok okát kideríteni, ami a be nem jegyzett szerelések esetében sokszor elég nehéz munka De maga a helyettes kérdése egy másik n'agy kérdéscsoportba tartozik, amelynek lényege a tulajdonképpeni v központi irattár. 75