Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Egy amerikai hivatal iratkezelési és iratszervezési munkája / 258–262. o.

rat termelés A TVK első éveiben még csak kevesen gondoltak magának az iratterei ölésnek ellenőrzésére. Az ilyen ellenőrzés nagyon gyakran esetleges volt, s a hivatali munkák általános ellenőrzéséhez kapcsolódott. Később, mikor közzétették az iratkezelési szabályzatokat, özekhez igazodott az irattermélés ellenőrzése. Iratok selejtezése illetve levéltárba adása A TVH már korán foglalkozott ezzel a problémával. 1939. augusztus 5-én készült el az első selejtbe adási jegyzék. Nem sokkal később 194-1 tavaszán a TVK az eredeti iratok selejtbe adása előtt megkísérelte az akkor kifejlődött mikrofilmezést technikával azok lefényképezését A kísérlet sikerrel járt s 1942-ben már öt géppel fényképeztek tefies munkaidőben. De az 1943. Július 7-i kongresszusi törvény, amely újból megengedte a legfontosabb iratok visszatartását, nagyon meggyorsitotta az iratok selejtbe adását s a mikrofilmezés szükséglete csaknem eltűnt Az iratok átadásra való kijelölésének intézményesítésével együtt jelentkezett az a probléma, hogy szakképzett egyéneket találjanak az iratok kiértékelése vagyis gyakorlatilag a selejtezés céljából. Végül is két tapasztalt számvivő segítségével erősen megnövekedett a kiválogatott és selejtbe átadott iratok mennyisége. ,44 elejére a TVK nagyszámú pénzügyi aktáinak legtöbbjét már átadásra jelölték ki s az ezen . fennmaradó néhány irat állandó megőrzésben maradt Az irattári és levéltári, tehát megőrzendő iratanyag megkülönböztetése is sok gondot okozott a TVH-nak. Több felfogás volt és van e kérdésbon. Az egyik azt hajtogatja, hogy az irattári anyag akkor lesz levéltári, ha megszűnik a hivatali használata. A másik azt hiszi, hogy az irat megszűnik irat lenni, ha valakinek hosszabb örizetében marad a hivatalon beiül. A harmadik felfogás még mindig az első átadási rendelet betűszerinti értelmezéséhez ragaszkodik. A» 10 éves szabályzat álláspontja: az irat mindig irat marad, sok ellenvetést váltott ki, de még mindig hatékony. Ennek köszönhető, hogy a selejtbe való átadásért való minden felelősség az irattárosokra háramlott Sok időt és türelmet igényelt, mig meggyökeresedett fogalmakat megszüntettek és mig az irattárosok leírásokat adtak az irattárban már nem szükséges iratok fajtáiról. Magára az átadásra vonatkozólag szintén több álláspont létezik. Az egyik szerint semmit, a másik szerint mindent át kell adni. Mind a két szélsőséget a kellő mértékre kell leszállítani. El lehet mondani, hogy Jelenleg (1956-ban) a TVK minden részlegében van már irattári őrizetben hagyott, tehát tartósan őrzött anyag. Általános iratellenőrzés A TVH elüt a többi szövetségi állambeli hivataltól. Mig ezek az általános célnak egy különös részér látják el, addig a TVH-nak minden természetes tartalékát fel kell használnia az összesség érdekében. A múltban nehéz volt hasznos kapcsolatokat teremteni Vashingtonnal az iratkezelés tekintetében a fogalmak elütő értelmezése miatt, A Nemzeti Levéltár megalapítása óta mégis sokat • javult a helyzet Egy másik probléma a TVK kirendeltségeinek gyorsan növekvő számában rejlik. Ezekben rendszerint nem volt iratkezelésre szakember, s erről a Központban rendszerint csak akkor szereztek tudomást, mikor a kirendeltség megszűnt s iratanyagai a kerületi iratlcözpontba lett beszállítva. Ezen a tapasztalaton okulva az elmúlt években megszervezték a kerületi irattárosok rendszeres kiszállását ezekbe a kirendeltségekbe. Ezek az ellenőrzések megkönnyítik az iratok átadásának munkáját 261