Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Egy amerikai hivatal iratkezelési és iratszervezési munkája / 258–262. o.

&gy levél alakú íraiforma alakult ki melyre a gépírónők rávezették a kívánt összes utalásokat, s amelyet összeíüztek a rendes levelezéssel, aktákicai s más iratokkal. Ezt á tornát azonban hamarosan felváltotta egy öt. kitéphető lapból álló füzet, melynek minden lapján egy nyomtatott vastag vonal fölé kellett gépelni azt a Jelet, mely azt mutatta, hová kell sorolni a nxutatólapot Az egymás után következő mindegyik lapon a vonáj icét-lcét sorral lejjebb volt nyomtatva, ugy hogy a gépírónő külön-külön gépelés helyett egyszeri berakás alatt öt külön rautatólapot tudott megcsinálni. Ezt a módszert filmen ts bemutatták a olyan Jónak bizonyult, hogy az elmúlt húsz év alatt csak keveset kellett változtatni rajta. Függetlenül minden kezelési problémától csakhamar Jelentkezett egy órai iratm ennyisőggel egyílttjáró tárolóhely hiány fs,Már I93ö*an nyilvánvalóvá v&lt, hogy a központi iratr tár helyiségei szttkek az iratok befogadására, kz irattöbbletet először más épület pincéjében hegyezték el. Mikor ez a helyiség is megtelt, az iratok egy részét Alabama államban kellett raktározni (Knoxville megye Tennessee államban van.) Röviddel ezután nyílt meg az uj szövetségi épüiet Knoxvilleben, ennek alagsorában kapott helyet a központi irattár. 1940-ben a központi irattár 71 különféle szervezeti egység iratait tartalmazta egy változatos osztályozási rendszerben. Mielőtt az elhelyezést mutató rendszert bevezették voJna, a központi irattár - mint emiitettük -~ megszünt í8 központi irattári épület emelésére vonatkozó tervek sikertelenek maradtak, s Jelenleg 3 irafgyüjtő és őrző központ van a Tennessee Völgyben. Részletesen foglalkozik ezután Gregory a TVK egyes szerveinél végzett irattári munkával E fiók-irattárak munkájának egyik gyengesége, hogy kezelésük gyakran alá van vetve különféle helyi kívánságoknak. Leggyakoribb és legrövidlátóbb ezek közül az «érintetlen akta» eszméje. Ez azt jelenti, hogy a hivatalnok lehetőleg minden iratot egy tárgy alatt akar összegyűjteni rendszerint a saját használatára. Nehéz megértetni az ilyen emberrel, hogy az általános irattározás alapvető elve az, hogy minden iratból csak egy példányt készítenek s ez jut el a szerv minden tagjához. Hiszen ha minden érdekelt saját használatára külön példányt kapna, az öt érdeklő iratokból, az iratot rövid idő múlva maga a tisztviselő sem tudja megtálnl az iratok tömkelegében. Az ilyesfajta követeléseknek való ellenszegülés egyik leghatékonyabb módja a tvándorló akták* (ugy látszik inkább körözött aktákról van szó, melyeket közérdekű voltuk miatt a regisztraturából kiemeltek s különkezelve köröznek) összegyűjtése lett. Ezek erősen megrostált ideiglenesen összekötött iratgyüjtemónyek, melyeken meg vannak Jelölve az akta szükséges megUíóhelyeí, (tehát, hogy kinek kell látnia) vándorló s az egyhelyben maradó akták megjelöl éséveL Egy további probléma a Tennessee Völgyben szétszórt hivatali irattárak számára egységes irattári szabályzat létrehozásása volt A 30-as évek végén s a 40-es évek elején már több mint egy tucat jelent meg belőlük. 1944 tavaszán 44 ilyen szabályzatot együttesen kiadtak mint, az irattári munka szabályainak kézikönyvét, A probléma ezután abban állt. hogy biztosítani kell a szabályzatokhoz való igazodást hiszen ezek is változnak a körülményekkél együtt és hogy a szabályzatoktól való kisebb helyi eltéréseket ki kell igazítani, hogy később ne támadjanak nagyobb nehézségek. Ennek érdekében a 40-es évek közepén a TVH elrendelte az irattárak rendszeres felülvizsgálatát. Ezen vizsgálatok módszeréről is jelent meg kézikönyv, A vizsgálatok magukba foglalják az iratokkal való munka szervezeti, hivatali és egyéb tényezőit, valamint a rendszeres munkák eltenőrzését Előre elkészített nyomtatványok szolgálnak az ellenőrzés megkönnyítésére, az ezek alapján összeállított jelentésből egy tapasztalt irattári vezető 10 perc alatt megtudhatja, milyen az irattár helyzete s mit kell javítani benne. Ez a rendszer már komoly bajokat előzött meg olyan helyeken, ahol eltértek a szabályzatoktól. Ekkora méretű irattermelésben természetesen súlyos probléma keletkezik akkor, mikor egy iratkezelő hirtelen eltávozik és másik lép a helyére. Ez főleg a háborús évek alatt történt meg. Ezért egy előkészítő irattárosképző részleg alakult, melyben az újonnan felvett alkalmazott 4 hétig gyakorolta az iratokkal való munka részleteit másik 2 hétben egy íiókirattárban végzett folyó munkákat s csak ezután foglalta el a számára kijelölt helyet. A háború után megszűnt ez a rendszer, s jelenleg magában a munkahelyen történik az újoncok kioktatása egy tapasztalt irattáros segítségévei. 260