Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Egy amerikai hivatal iratkezelési és iratszervezési munkája / 258–262. o.

lamok alá rendelt) hatóság.immár közöl három évtizedes iratkezelési munkájának tapasztalataira vonatkozó cikkét meglepetve tapasztalhatjuk, hogy az itt felmerült problémák a világviszonylatban la és Így nálunk la általában felmerülhető iratkezelési és Iratőrzést problémákkal mekkora azonosságot mutatnak. . Szerző 1034 márciusában lépett a Tennesaee völgyi hivatal (a továbbiakban TYH) kötelékébe, 1944-ben az adminisztrációs osztályba kenut, a Jelenleg a hivatal vezetőlevóltároaa. Mint ilyen, felelős a hivatal iratkezelési programjának egybehangolásaért és megfelelő működéséért Cikke bevezetőjében (a cikk a The American Arehivlat 4056. év-. (10. sz.)folyama 23-81. lapjain Jelent meg), rámutat arra, hogy a hivatalnak, mely a harmincas óvok elején alakult, az Iratkezelési kérdések akkori szervezetlensége folytán iratkezelésének problémáját önállóan, magárahagyatva kellett megoldania. Az 1950-ben kiadott iratkezelési rendelkezés már sokmtndent átvett a TV! tapasztalataiból, ezzel mintegy fémjelezve a hivatal eddigi iratkezelési munkájának eredményeit Más szervek számára is hasznos lehet tehái -> mondja Gregory - ha ismerteti azokat a problémákat és nehézségeket, melyékkel a hivatal iratkezelésének megszervezése során találkozott Az Iratkezelés megszervezése és alkalmazása Sok vita után, mely az alfabetikus vagy tárgyi csoportosítás körül forgott, bizottságot küldtek ki azon tárgyi csoportok kialakítására, melyek legalkalmasabbnak látszottak a hivatali munkában előfordult iratok befogadására. Kevéssel utóbb az igy kialakított csoportok a Dewey-íéle decimális rendszer'számait vették fel. Ezután jött a másik probléma: hová kell helyileg elhelyezni a már tárgyi csoportba osztott iratokat a legkönnyebb hozzáférhetőség céljából. (Ne feledjük el, hogy a hivatal UletéKessége egy 1600 km hosszú folyóvölgyre terjedt kt) Először Knoxvilie-ben állítottak fel égy központi irattárat s ez ekkor meg is Telelt céljának. A harmincas évek vége felé azonban a hivatali szervezet mar felnőtt, egyes adminisztratív egységei kezdték maguknál tartani az eredeti iratokat 1936-ban asérí a Módszertani Hivatal vezetősége -- melynek a szerző is tagja - kísérletet tott Bók-irattárak feíállítására. 1939 nyarán már négy ilyen fiók-irattár működött s ugyanez év augusztusában egy az irattári rendszerrel foglalkozó összefoglaló jelentés kimutatta, hogy ezek harmadrésszel kevesebbe kerülnek s négyszer annyit vannak használva, mint a központi irattár. Ezért 1940 januárjában a knoxvillei központi irattárat teljesen megszüntették, anyagát mikrofilmre vették és decentralizálták. A fiók-irattárak központi ellenőrzését is megszüntették és ezt az egyedi hivatali szerve zetekre bízták. Az idő múlása megmutatta a választott. ira.tc sopo'rto sitási rendszer hibáit is, A decimális rendszer ideális volt a TYH iratai számára, mig korlátolt számú tárgyi csoport is megfelelő volt A nehézségek ott kezdődtek, mikor a Hivatal működésének kibontakozása után több mint tiz tárgyi csoport került egy osztály alá. Rövid pár esztendő alatt a korábban oly egyszerű decimális Jelzeteket az ügykörök differenciáltsága lolytán vesszők, sima és szögletes záréjelek és más hasonló jelek kellett, hogy kiegészítsék. Ezek végül is zavarossá és használhatatlanná tették az egész jelzetrendszert Ezen tapasztalat folytán a fiók-irattárak 194ö-ben áttértek az alfabetikus-numerikus rendszer használatára, mely megengedte a tárgy bárhová való besorolását s a TVH ezt fogadta el az iratkezelés alapjául. De ugyanígy megmutatta a gyakorlat az iratnyilvántartási rendszer hibáit is. Nem sokkal a központi irattár munkájának elkezdése után ui. bebizonyosodott hogy a keresztmutatós kartonok használata, mely a könyvtárakban van elterjedve az iratanyag költséges és nehézkes mutatózásához. A probléma rövid idő alatt oly súlyossá vált, hogy Jelentést kellett készíteni erről a munkáról s ennek eredményeképpen teljesen eltértek az eddigi módszerektől. Mutatókarton helyett először 259