Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: Szeged város tanácsi szerveinek iratkezelése / 131–134. o.

kell eljárni. Mind a mj. városi tanácsnál, mind a kerületeknél ismerik az állandó bizottságok működésének lontosságát és erre a körülményre ligyelmemet íel is hívták. Megőrzik ugyan az állandó bizottságok iratait, de nem irattározzák. Több esetben az ülető osztályvezetőnek birtokában vannak állandó bizottsága iratai. p c) A nyilvántartókönyvek és a mutatókönyvek évenként beköttetendők. ahogy azt a •Mintaügykezelési szabályzat , »** is előírja, d) A nyilvántartókönyvek és az iratjegyzékek tartósabb papiroson készítendők, e) A mj. városi tanácsnál és a kerületekben is központi irattár létesítendő, külön személyzettel, ahova a két évnél régebbi iratokat kell irányitant, í) Az uj selejtezési ügykörjegyzék kiadása után azonnal hozzá kell látni a tanácsi ügyintézésben keletkezett első évíolyamu iratok selejtezéséhez, g) Nagyobb irattári íegyelem bevezetése szükséges. Előíordult hogy az osztály irattárából elismervény nélkül és az adminisztrátor tudta nélkül emeltek ki iratokat az osztályvezető vagy az előadók* h) Megjegyzem, hogy a mj. vb. elnöke 1960. február 26-ra a továbbképzés során egy előadás megtartását tüztfr ki, valamennyi mj. és kerületi osztályvezető és adminisztrátor részére az ügykezelésről. Ezen a levéltár képviselője is részt vesz és közölheti tapasztalatait II. Az I. és III. kerületi tanácsok iratkezeléséről Szegeden a kerüleü tanácsok 4955. Január 1-től működnek. 1957, Január l-ig központi nyilvántartásban intézték az ügyeket, attól az időponttól kezdve osztályonként A kerüleü tanácsok valamennyi ügyintézője az osztályonkénti nyilvántartás előnye mellett nyilatkozott Valamennyi osztálynál az 1955. január l-től keletkezett iratanyag az adminisztrátor irodahelyiségében szekrényekben van elhelyezve. A Itt. kerületi tanács néhány osztályának két évnél régibb iratai'egy raktárban vannak lerakva. Ezt a raktárt nem minősítették irattárnak* A két kerület lakosságának száma cca. 30-30 000. a kerületek 7-7 osztályán kb. 16—16 000 iratot tartanak évenkint nyilván. A kerületek pénzügyi, egészségügyi, mezőgazdasági, ipari és kereskedelmi osztályain keletkező iratok 90 3-a 10 év után selejtezendő, (Az iratok osztályonkénti elemzése és az osztályvezetők véleménye szerint) Mindkét kerületben az állandó bizottsági iratok kezelésének kérdése és a központi irattár létesítésének ügye oldandó meg. A III. kerületben az iratkezelés színvonalasabb, mint az 1. kerületben. A nyilvántartások a HL kerületben le vannak zárva, a kötetek be vannak kötve. Az iratok csomózása megíelelő. Az ügyintézésben a kerületek osztályai között nincs különbség. Minden osztályon vezetnek nyilvántartásokat, amelyek azonos jellegűek. Az igazgatási osztályokon külön-külön tartják nyüyán az általános igazgatási, a hatósági bizonyítványok, a szabálysértési és az anyakönyvi ügyeket, A tárgyszerinti kigyűjtésre nincs olyan lehetőség, mint a mj, városi tanácsnáL Túlnyomórészt egyedi ügyeket tartanak nyilván* 134