Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Dillhoff Vilmos: Az irattári munka megjavításának útján: ügyiratkezelési problémák a Könnyűipari Minisztériumban / 117–118. o.

Irodakezelőink örömmel vennék, ha a levéltári munkát közelebbről megismerhetnék, Á' tapasztalatom az. hogy a Minisztérium hivatali életében kellő megbecsülésben része* sülnek az irodakezelési és irattári dolgozók. Irodahelyiségeink általában megfelelőek, tiszták, világosak. Egy—egy átszervezésnél az iratkezelés semmiféle hátrányt nem szenved. A hivatali dolgozók kellő súlyt helyeznek az iratkezelés és az irattár jó munkájára. Az irattári fegyelem is jónak mondhaté. Központi irattárunk - az iratanyag terjedelméhez mérten - nem elég tágas* a szellőztetés ;- kívánnivalót hagy maga után. Elég jól világítható, száraz és jól zárható he* lyen van elhelyezve. Az iratok tárolásához minden eszköz Uratállvány, heveder, fedőlemez) rendelkezésre áll. Az irodakezelöi szak dolgozói és az előadók között kialakult jó együttműködés telte le» hetővé eddig elért eredményeinket Lugosi Miklós Ögyxratkezelésr problémák a Könnyűipari Minisztériumban Az állami szervek iratainak védelméből és selejtezéséről szóló 45-1958* számú MFMP kormányrendelet fokozottabb követelmények elé állítja az állami szervek ügyiraücezelésével foglalkozó dolgozóit Népgazdaságunk állandó fejlődése és az ezzel Járó növekvő feladatok végrehajtása szűk* ségessé tették az egyes állami szervek többszöri átszervezését Minden egyes átszervezés maga után vonta az egyes szervek szervezeti felépítésének megváltoztatásai és ez legtöbbnyire befolyásolta az ügyíratok kezelését, iktatását és irattározását is* Tárcánk többszöri átszervezése folytán meglazult a korábbi ügykezelési rendtartás és egyes főosztályok és igazgatóságok a feltétlenül szükséges egységesség elvének mellőzésével külön-külön iktatást és iratkezelést vezettek be» A nem egységes ügyiratkezelési rendszerből a későbbi idő folyamán, különösen a visz* szakeresés szempontjából komoly nehézség keletkezett. Felismerve az állami ügyiratkeselés fontosságát a tárcánknak a könnyűipart irányító komoly feladatát népgazdaságunkban, igyekeztem olyan ügyíratkezelési rendszert kidolgozni, mely az alábbi 3* feltételnek megfelel; 4* Biztosítsa az egységet a tárca valamennyi szervénél* 2, Kezelése egyszerű legyen és kielégítse a különböző szervek igényeit^ 3, Az ügyíratkezelő dolgozók által könnyen elsajátítható legyen* Az ügyiratkezelési rendszerünk a minisztériumi szervezeti és működési szabályzatára épül íel és figyelembe veszi az egyes szervek sajátosságait is. Két csoportra oszlik az általános főosztályokra és az iparigazgatóságokra* Tárcánknál'osztályiktatás folyik, s ez sorssámos, Minden egység iktatása l^s számmal kezdődik és megkülönböztetésül az iktatószám mellé a szervezeti felépítés szerinti jelzőszám kerüL PL iparfejlesztési főosztály 1. gazdasági hivatal 8. stb. Szükség szerint a szerven belül működő osztályok alszámát is megjelöli, Pt, 250M4/3/959; Fenti számból könnyen megállapítható, hogy a 250 számú iktatmány melyik szervé és a szerven belül melyik osztályé* Általában két nyilvántartó könyvet használunk, sorszám mutatót és tárgymutatót 447