Levéltári Híradó, 9. (1959)
Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Babirák Béla: Az irattári munka megjavításának útján: nagyobb megbecsülést az irattáraknak / 118–. o.
A nyilvántartó könyveket már bekötésnél az illető szerv sajátosságai szerint osztjuk íel, pl. az iparigazgatóságoknál a tárgymutatd a szerv által irányított vállalatok szerint, az általános főosztályoknál a sorszámmutató a szerven belül működő osztályok szerint, pl* munkaügyi, műszaki, könyvelőség stb A Ez lehetővé teszi az ügyiratok könnyű visszakeresését* Iktatási rendszerünk tárcánknál az elmúlt időben és ma is rugalmasnak és könnyen kezelhetőnek bizonyult, az ügyiratlcezelö dolgozóink szívesen alkalmazzák. Az irattározás egyöntetűen az iktatási rendszernek megfelelően történik. Az iratanyagok 2 évig az iktató egységnél maradnak* 2 év elteltével a központi irattár további megőrzés végett átveszt Ügyiratkezelési rendszerünkben mutatkozó hiányosságok az ügyiratlcezelö dolgozókkal egyetértésben menetközben kerülnek felszámolásra, Dillhoíí Vilmos Nagyobb megbecsülést az irattáraknak Valamely intézmény memóriáját tulajdonképpen az irattárak alkotják. Éppen ezért fontosságának megfelelően kellene megbecsülni az intézet egész tevékenységének irásos emlékeit őrző irattárat Mégis, az üzemek és vállalatok jóformán semmibe sem veszik, csupán szükséges rossznak tekintik az irattárakat. így az irattárosok sok helyen igen nehéz körülmények között végzik fontos munkáJukat Az irattári helyiségek általában nem megfelelőek sem világítási, sem szellőztetési, sem pedig fűtési szempontból. Több helyen - ahogy láttam - nyitott állványokon őrzik az iratokat, sötét, hideg, betonos helyiségekben s csak egy kis ablak van az egész szobára. Ezeknek a kérdéseknek a megr oldása pedig ugy az iratok épségben való megőrzése, mind az irattáros egészsége szempontjából rendkívül fontos lenne. Ugyanez a meg nem becsülés nyilvánul meg abban is, hogy a legtöbb vállalatnál az irattárost városi futár s egyéb feladatokkal is megbízzák. Szerintem az irattárosnak meg kell maradnia az irattárban, hisz csak igy lehet teljes rend az iratok között Ez felel meg egyébként a vállalat érdekeinek is, mert ha az irattárban rendben van minden, akkor a szükséges irat is percek alatt megtalálható. Mig ha az irattáros figyelme megoszlik több munkaterületre, az iratokat nem tarthatja re'ndben. Ez pedig a vállalatnak gyakran sok pénzébe is kerülhet - ha például peres ügyek iratai, szerződések stb.-nem lelhetők fel a kívánt időre. Éppen ezért hogy ez a nagyon fontos vállalati érdek minél határozottabban érvényesüljön, szükséges, hogy az irattárosnak rálátása legyen az egész iratkezelésre, az irat egész utíára a vállalaton belül. Nagyon fontos ugyanis, hegy azok az iratok, amelyeket idővel az irattárban fognak keresni, megfelelő nyilvántartásba kerüljenek már a vállalathoz érkezésükkor, illetve keletkezésükkor. Fontos továbbá az is. hogy csak megfelelő átvételi elismérvények kiállítása után kerüljenek az iratok a vállalat egyes szervezeti egységeihez, illetve az előadókhoz, ezt csak igy lehet biztositeni, hogy egyetlen darab se kallódjon et Végül hasonló darabonkénti számbavétellel kell az ira* tokát az irattárba is beadni. Mindezeknek a feladatoknak a helyes megoldása érdekében rendkívül fontosnak tartom az, irattárosok tapasztalaté seréjét Ezt célszerű a viszonosság alapján szervezni. Mint az elmondottakból is kitűnik*, az irattárosi munka tehát komoly felkészültséget igényel* De mint ugyancsak az előadottakból látható, nem méltányolják ezt eléggé. Meglátszik ez az irattárosok jelentős részének fizetésén is. Ugy gondolom, hogy munkánk jobb szervezésével szerezhetjük meg a kivánt megbecsülést Ehhez segit hozzá az uJ. 45/1959. sz. rendelet a selejtezési rendelet amely nemcsak az iratok helyesebb szempontok szerinti selejtezését segíti elő. de tisztáz néhány alapvető fontossága iratmegőrzési kérdést is* Babirák Béla 148
