Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lugosi Miklós: Az irattári munka megjavításának útján: iratkezelés a Művelődésügyi Minisztériumban / 115–117. o.

4* A hivatal életében betöltött fontos szerepükhöz mérten kellő megbecsülésben részesülneíce az iratkezeléssel és az irattárral foglalkozó dolgozók? a) áthelyezések mennyiben érintik vagy érintették ennek a feladatkörnek az érdekeit? b) szerzett tapasztalataikat mennyiben érvényesithetik az iratkezelés egy-egy átszerve* zésénél? c) kellő súlyt helyeznek*? a hivatal dolgozói az irattár és az iratkezelés jó munkájára* vannak-e zavarok az un. íirattári fegyelem* terén? d) az Iratkezeléssel ós az Irattárral foglalkozó dolgozók illetménye hogyan alakult az «h mull (a caoportazamos iratkezelési rendszer előtti ea a csoportszámoa iratkezelési rendszer időszaka alatti) időhöz képest? 5, Munkafeltételeik minden tekintetben klelégitöek*e? a) az irattár dolgozóinak megtelelő, világos dolgozószoba áll-e rendelkezésükre, b) ai Irattár - az iratanyag terjedelméhez mtrttji * m tgítlelö tégaa, azeUöztfthető. tiash titható, jól világitható, száraz és jól zárható helyen van»e elhelyezve? c) Az iratok tárolásához rendelkezésre áll-e megfelelő számú és méretű iratállvány. he~ veder és fedőlemez? Az itt felvetett kérdések mindegyikére nem várunk feltétlen választ mindenkitől, de feltétlen számitunk arra, hogy ezen az alapon széleskörű és termékeny, helyes nézeteket érlelő vita indul meg folyóiratunk hasábjain, A fenti kérdéseket figyelembe véve néhány szerv irattári és iratkezelési viszonyait máris felmérte egyes, erre felkért irattáros és levéltáros kartársunk* Ezeknek a próba tájékozódásoknak az eredményét az alábbiakban közöljük. Iratkezelés a Művelődésügyi Minisztériumban ,A Minisztériumban az iktatás növekvő sorszámos rendszerben történik.,A Jelenleg használatos iratkezelési és irattározási rendszer a Minisztérium ügyviteli érdekeit minden tekintetben jól szolgálja. Az iratok név, hely és vezérszó szerint külön-külön iratcsomókban vannak elhelyezve ugy, hogy azonos személy, vagy azonos intézmény iratait egy—egy borítólapba tesszük növekvő sorszám szerint. Az általános vonatlcozásu iratok is külön iratcsomóban vannak az azonos tárgyúak szintén borítólapban és növekvő sorszám szerint Ezzel a módszerrel legtöbb alkalommal az elintézett és irattarban lévő iratot kezelőkönyv használata nélkül kiemelhetjük. A csoportszámos iktatási rendszerrel szemben a sorszámos iktatási rendszer legnagyobb előnye az, hogy nem kell a csoportszámos iktatási rendszerben használt szám rengeteg ben kutatni* J hogy az iratot melyik csoportszámba iktassuk be. Az iratok visszakeresése is sokkal egyszerűbb. A sorszámos iktatásnál a mutatókönyv vezetése bár munkatöbbletet jelent, mégis ez az idő megtérül az iratok visszakeresésénél. Ezt bizonyítja az. hogy ugyanolyan iratforgalom mellett ugyanannyi létszámú munkaerő látja el az iratkezelési és irattározási munkát jelenleg, mint a csoport* számos iktatási rendszerben. Iratkezelőink és irattárosaink szakképzettsége kielégítő, iskolai végzettségük két-három dolgozó kivételével a középiskola négy osztálya és érettségi. Az irattári munkák kifogástalan ellátása hosszabb szakmai gyakorlatot kivan, amelyet nagyon elősegít a szakmai továbbképzés. Nálunk az elmúlt évek során több alkalommal is volt továbbképzés, melyet a hivatalon belül tartottunk meg. 1-16