Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A levéltárak dolgozóinak közreműködése a mezőgazdasági termelőszövetkezeti iratkezelésének megszervezésében és megjavításában / 45–53. o.

gr Jő részüknél máris áttekinthetetlen az irattári helyzet A levéltárak alig vesznek át tőlük anyai Szag&dJ Állani Levél t árnak ezidefg csak i tsz anyaga van, pedig gyűjtőterületén 63 tsz ilamtí tennünk kell ? Ahol mód van rá, igyekezzünk a vezetőket rábírni Irattár létesítés étre. úo*

f a legkielégítőbbet nyilvanftassuk mintalrattárakká. Lehetőleg ott szerveztes* ) aíalrattárat, ahonnan az anyagot be is fogjuk gyűjteni. Ezekre az irattárakra hivatkozzunk , iaz előtt, özek megtekintését szorgalmazzák a Járási, városi tsz előadók. Ahol erre nju> sen lehetőség és a tsz tera ölési profilja megegyezik a levéltár gyűjtési terveível is, - vegyük át az Iratokat, A létesítendő irattárral szembeni minimális kívánalmunk, a szárazság, tisztaság, /,t>nság

f Az irattárban az iratok tárolását iratíéleségenkint azon belül évenkint javasoljuk, miént áz üzemi irattáraknál, levéltáraknál általános, A legfontosabb iratféleségeiket, a zárszámterviratokat, a könyvelő amugyis magánál tartja. Győzzük meg, hogy ezen az általános tson változtasson. Arra való majd az irattár, hogy ott az egy-két évnél régibb iratok ej gyének helyezve. Itt utalunk mezőgazdasági fejlesztési politikánk egyik lényeges törekvésére. A szocialista gokben, de ott is, ahol több tsz van, máris arra törekszenek, hogy az adminisztrációt összevonják, A több szövetkezeti intézőnely helyett egy alakuL Ennek az összevonásnak nemcsak gazdasági de politikai jelentősége £s igen nagy. Könnyebb lesz a tanácsok munkája, könnyebb lesz a községekben a munka szervezése. Nyilvánvaló, hogy az újonnan kialakuld adminisztratív munkahely,, az uj regisztratura nem tudja befogadni a korábbi szétszórt, több intézmény iratait Figyelemmel kell kísérnünk ezt a jelenséget és kellő Időben felhívni a segítő szerveket mi történjék az iratokkal? Az egyes tsz-ek központtá már csak a munkaszervezet miatt ía, még jódieíg fennmarad, ha ott ennélfogva csak kisebb Jelentőségű adminisztráció is lesz. Fél keli hívnunk figyelmüket a hátrahagyott iratok fontosságára, majdani összegyűjtésére, A községeken belüli centralizálás folyamatát ügy a járási tanácsok, mint a járási bankok revizorai közvetlenül figyelemmel kisérik, Tőlük tudhatjuk meg, ml a helyzet A centralizálás egyik szemponttá &z ügyintézési költségek csökkentése egyrészt másrészt a nagyüzemi gazdálkodásban a még nagyobb termelési táblák képzése. A tsz-ek iratai elhanyagolt állapotát felesleges bővebben ecsetelnünk, A levéltárosoknak ezen & téren vannak egyéni tapasztalatai Mit tudunk tehát tenni? Akár uj, akár régi tsz-el % luQk szemben,, a teendőnk ugyanaz i az iratképzés és az iratok elhelyezésének, őrzésének Javitasn. ugyanis mind a két helyen olyan hibákat kell kijavítani, amelyek azonosak. Miután a rég? S' e< layaga éppolyan értékes, mint az ujaké, nem szoríthatjuk tevékenységünket, csak az uj Sí ékre Tudnunk kel! még azt is„ hogy viszonylag kevés uj tsz alakul. A sgegedi levéltár gyűjtőterületén a jelenleg működő 6 tsz-ből 1D59 őszé óta 7 az uj tsz. A ts z-m ozg alom ugyan Is "o.emcsak uj tsz-ek alakítására, hanem a meglévők erősítésére törekedett. Természetesen az uj tsz-ek ügyintézőit látogattuk meg először. E látogatást és általában a tsz-ek látogatását meg kell, hi.így előzze a járási tanácson történt alapos tájékozódás. A tsz helyzetéről, az iroda hollétéről, az alakulás idejéről, a tagok hozzávetőleges számáról, a bevitt és a tartalék területekről, a tsz művelési jellegérőL (Mezőgazdasági, állattenyésztő, kertészkedő, gyümölcs vagy" 'őíőfermelő síb.) Az iratkezelés módjáról, az iratok elhelyezéséről, állapotáról, különösebb •ifosságokról tudnak-e? Milyenek az ügyintézők, ismerik-e munkájukat, van-e pártszervezet várhatóig onnan segítség* a könyvelő, az elnök mennyire viselik szivükön a jó ügyintézést? kz ilyen tájékozódás ~ a gyakorlatból tudjuk - sok munkától kíméli meg az embert MÜyen segítségre szorul leginkább a tsz ügyintéző? Gyakoribb esetben az iratoknak csak viteli, jobbára számviteli jelentőségét ismeri, nincs tisztában az iratok történeti jelentőségér e Előtte főleg a könyvelést dokumentumok és a jegyzőkönyvek a Jelentősek. A levelezési iratokkal, azok elintézése, lerakása után alig törődik. Ezért ezek kezelése is a legváltozatosabb képet mutatja. Számos helyen nem is iktatják a «leveleket*. Ha iktatják, nem látják el elégséges jelzetekkel.. Az évet és az érkezési időt különösképp ritkán Jegyzik fel. Az elintézésre vonatkozó feljegyzésekícel sem látják el minden esetben azokat Gyakori, hogy a beérkező és kimenő levelek nincsenek egymás mellé helyezve. Bár a tsz könyvelői tanfolyamokon kiadott ügyintézési utasítások meghatározzák, hogy a leveleket beérkezésük rendjében sorszámozni kell, és tárgyukat 51