Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A levéltárak dolgozóinak közreműködése a mezőgazdasági termelőszövetkezeti iratkezelésének megszervezésében és megjavításában / 45–53. o.

< k> aíókőnyvbe bevezetni, ezek az utasítások nem mentek át általánosan a gyakorlatba. Számos tsz-el találkoztunk, ahol a levelek iktatásában tárgyi csoportokat alakítottak ki A csoportosítások magukon viselik ennek az iktatási rendszernek salunk általában a közigazgatásban meghonosodott hibáit Amikor 4958. évben a közigazgatásban is visszatértek a folyószámos iktatásra, á tsz-ek Jó része is követte azt. Törekednünk kell arra, hogy a tárgyi egység egyben irattári egység is legyen. Tárgyi kigyűjtésre kell törekednünk még akkor is. ha ezáltal egy-egy Járáson belül tarka képet fog mutatni a kezelés, Tsz-eknél a termelési rajta, a szövetkezet profilja a döntő, hogy melyek legyenek a tárgyi egységek. A tárgyi egység képzését az is indokolja, hogy tsz-enkint általában. 2000-2800 «levéllel» foglalkoznak. Javasoljuk, hogy a következő tárgyakat gyűjtsék ki: Szervezési ügyekSzemélyi ügyek (alkalmazottak). Tsz tagok ügyel Taggyűlés és intézőbizottság ügyei. Könyvelési levelezésekPénzügyi levelezések. Növénytermesztés ügyei. lajtánként Állattenyésztési ügyek lajtánként Kulturális ügyek. Szociális ügyek (étkeztetés, munkaruha, biztosítás, egészségügy). Építkezések, épületenkint Állóeszközök Statisztikai ügyek. Tervügyek. Bérezések. Szerződések Biztosítás, stb., stb. A helyi adottságok befolyásolják a csoportok képzését. Pl. számos levél keletkezhet egy csatorna építésével kapcsolatban. Célszerű az erre vonatkozó iratokat külön gyűjteni. A leveleket irattartóba tárolják. Az irattárosokat ki kell tanítani a tárgyi kigyűjtés fontosságára, jelentőségére, különösképp a rendszer helyes alkalmazása mellett a mutató használatának elkerülhetőségére kell rámutatni, Dcíatólapok, ill. kartonok felvételében a jó tárgyi kiírás fontosságára kell törekedni. Ilyen hiba fordulhat elő pl. hogy a községi tanácstól, vagy a járási tanácstól kiadott számos rendelet iratai mint a járási tanácstól kiadott rendeleteket rakják le. Holott a tárgy szerinti lerakás c célszerű. Ki kell oktatni a tsz iratkezelőt, mi ne kerüljön iktatás alá: statisztikák, szerződések, bérezések, jegyzőkönyvek. Ezek a tárgy szerint kezelt iratoktól elkülönítve tartandók és csak összefoglaló jegyzék készítendő róluk. A tsz-ek nagy részénél adminisztrátor is van, ő a «levelek» kezelője. Ő törődik ezenkívül a szekrényben őrzött irattári anyagokkal is, vele kell tehát behatóan foglalkoznunk. Be kell szereztetnünk vele a szükséges iratkezelő és irattároló eszközöket, azok felfektetésére, használatára kell kioktatnunk. Mivel rendszerint a könyvelő vezetése alatt dolgozik, őt is meg keli nyernünk céljainknak. Azt tapasztaltuk, hogy a rendszeresített iktatókönyv minden rovatát nem töltik ki az ügyintézők. Az elintézés módja és ideje, az irattárba helyezés ideje, az iratok kapcsolása szerintük elhanyagolható. Meg kell győznünk őket az ellenkezőjéről. Az újonnan alakuló tsz*eknél azt javasoljuk, hogy az iratkezelés máris tárgyi csoportokban történjék. A régi tsz*eknél, amennyiben sorszáraos a kezelés, hogyha a feltételek kedvezőek, meggyőzhetjük őket a tárgyi kezelés előnyeiről. Jelentősége van a postakönyv pontos vezetésének is. Jogvita elkerülésétől kíméli meg magát az az ügyintéző, aki a hivatalos postakönyvet pontosan vezeti. Erre is fel kell hívnunk figyelmüket. Az irattartók kezelésében kívánjuk meg a pontosságot. Tárgyi kezelésnél tűnt ettessük fel a tárgy megnevezését és az évet a tárgy csoportszámát. Numerikus kezelésnél ugyancsak tüntettessük fel a behelyezett iratok kezdőszámát. Hivjuk fel a figyelmet arra, hogy az iratokat jól zárható helyen kell tartani, hogy azokat több éven keresztül meg kell őrizni és selejtezésüket törvényes rendelkezések szabályozzák. í 52