Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A levéltárak dolgozóinak közreműködése a mezőgazdasági termelőszövetkezeti iratkezelésének megszervezésében és megjavításában / 45–53. o.

Különösen lényegesek a könyvelési iratok, mert jelenleg áttérésben vannak az egy* szerű rovat04 könyveléről a kettős könyvvitelre, PL a mezőkövácsházi Jársában működő 34 tsz közöl ebben az évben eddig 6 tsz-ben már igy könyvelnek, A szegedi Járásban 8 tsz-ben-ben vezették be a kettős könyvvitelt £ rendszerváltozás azt Jelenti, hogy ezután főkönyvet (kartonokat) kell keresnünk* Jóllehet ml a létrejött irattajtákkat foglalkozunk főleg, szükséges, h ;gy a tsz ügyintézési életében a kettős könyvvitelre való áttérés jelentőségére utaljunk. A tsz-ek számvitelében ezideig nem tartottak nyilván minden változást, hanem csak az egyes eszközökben és az Idegen forrásokban bekövetkező változásokat mutatták kL Ez az egyszeres rovatos könyvvitel volt Ez a könyvelési mód nem nyújtott összefüggő képet valamennyi eszköz és forrás változásáról. Hiányzik ebből a kettős könyvvitel önműködő ellenőrzési eszköze. Az egyszerű rovatos könyvviteli rendszer bizonyos tekintetben átmenetet képez a kettős könyvvitel felé. ugyanis mig a pénzeszközökben beállott minden változást a kettős könyvvitel szabályainak szem előtt tartásával könyveltek el, addig az állóeszközöket, a saját forrásokat nem könyvelik el, hanem csak a zárszámadás készítésekor, a leltározás alapján állapitiák még azokat az értékeket amelyeket a mérlegben kell szerepeltetni. Az egyszeres rovatos könyvelés tehát nem tud a főkönyvi számlákból mérleget készíteni, hanem azt csak az év végi leltározás eredménye alapján állithatja össze. Közreműködésünk a termelőszövetkezetek iratkezelésének megszervezésében Már rámutattunk arra, hogy a tsz-ek iratképzésével való foglalkozás szakmai munkánkon tulmenöleg is milyen fontos társadalmi, politikai jelentőségű. E munkában kiknek a segítségére tudunk elsősorban szakmai téren támaszkodni? A járási tanácsok mezőgazdasági osztálya tsz előadói és revizorai igen jól ismerik tsz^eik helyzetét az irattári helyzetet is. Tőlük tájékozódhatunk és őket is bevonhatjuk munkánkba. Terjesszék ki figyelmüket az iratképzésre ; megőrzik-e azokat a tsz-ek, hol vannak, milyen elhelyezésben, mennyire vannak veszélyeztetve? Milyen a rendezettségük, van-e kilátás irattár létesítésére? Táji, termelési jellegzetességénél fogva mit tanácsolnak, melyik tsz anyagát érdemes begyűjteni a levéltárba? osztályukon az egyes tsz-ektől érkezett jelentések (jelentések, jegyzőkönyvek, statisztikák, zárszámadások) megvannak-e? Milyen állapotban? Másik igen fontos és eddig a levéltárosok által kevésbé igénybe vett segítség a Magyar Nemzeti Bank járá s*i fiókjai tsz revizorai utján szerezhetők. A tsz-ek, sőt a tszcs-k pénzforgalmát is az MNB járási fiókok láü ák el. A megyei jogú városi tanácsok területén levő tsz-ekét is, A bankok revizorai gyakran látogatják a tsz-eket ellenőrzik a könyvelést A bankok ellenőrzésének célja főleg a hitel rendeltetésszerű felhasználására terjed ki. A Járási bank irattára is értékes anyagot őriz a tsz-ekre vonatkozóan, zárszámadásokat sőt taggyűlési jegyzőkönyveket is, amelyekben a zárszámadás jóváhagyásáról van szó* Itt vannak a pénzügyi tervek is, A járási tanács irattárában számos Összefoglaló jelentés, adat található, ügy a járási tanács, mezőgazdasági osztálya, mint a járási bank revizorai az iratok megőrzéséhez fűződő érdekekkel tisztában vannak, és jelentős segítőtársaink lehetnek. Békés és Csongrád megyében, de valószínű az ország más helyén sincs még olyan tsz, amelynek irattári helyisége volna. Egy 600-800 holdas tsz a kisebb gazdasági egységek közé tartozik, *• irattermelésük nem is olyan jelentős, hogy irattári helyiségre máris szükség volna* Azt tapasztaltuk, hogy az iratok 2—3 szekrényben vagy padlásokon vagy raktárakban vannak. A 3--4 évnél régibb íratok általában rendezetlenek, A gyakori személyi változások miatt nem tudják, hogy az alakulás és az első évek iratai hol is vannak? Jelenleg még a könyvelési bizonylatokra, az elmúlt évek zárszámadásaira, a legújabb közgyűlési és intézőbizottsági Jegyzőkönyvekre, a statisztikai ivekre, a biztosítási iratokra, a frissebb bérezési iratokra ügyelnek. Ezek jelentékeny része különben az ügyintézők íróasztalaiban vannak elhelyezve. Odajutottak a tsz-ek, 50