Levéltári Híradó, 9. (1959)
Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ila Bálint: A mikrofilm a levéltárban / 33–44. o.
2* Mikrofilmregiszter. Filmtári elhelyezési egységek, azaz filmtekercsek szerinti részletes főm jegyzék, lilmlajstrom* Minden egyes levéltárhoz, levéltári sorozathoz, sőt egészen kis filmtételekhez vagy egyes darabokhoz is, amennyiben önálló levéltári egységet képeznek, kü* lön mikrofilm regiszter készül. Tekercsenként (dobozonként) és ezen belül Cim-enként regisztrálja a filmanyagot Minthogy a regiszterek elsősorban a számbavétel céljait szolgálják, a tekercsek sorszámai vannak bennük kivetve, de ezek mellett - a kért tekercs gyors kieme* lésének biztosítására 4 feltűnően jelezve vannak a dobozszámok is* A filmjegyzék a kutatás legközvetlenebb eszköze, mert segítségével a 900 filmkockát tartalmazó tekercsből egyetlen kockát is azonnal meg lehet találni. Éppen ezért a regiszterek a legnagyobb gonddal készük nek. Minthogy a készítés alapja a Cim szövege, a jegyzék részletessége és használhatóságának foka elsősorban a Cim minőségének függvénye. Az a törekvésünk, hogy a filmjegyzékeli az egyes Cim-ek anyagáról akkor is közöljenek rövid tartalmi kivonatot ha szervesen képződött segédkönyvvel ellátott jelzetes anyagról van szó. Mind a saját tapasztalatunk, mind a kutatóké azt bizonyítja, hogy az eredeti rendezési vagy raktári egység titulusának és évkorének kivetése a mikrofilmregiszterben nélkülözhetetlen, mert a használatnál a legnagyobb segítséget jelenti. Sőt ezen túlmenően nagy terjedelmű sorozatokban nehezen feltalálható egyes darabokat is külön szoktunk jelölni a filmjegyzékben. Irányelvünk: minél bővebb és tartalmasabb a íilmjegyzék, annál jobban megkönnyíti a filmet használónak különben nem könnyű munkáját és a saját dokumentációs szolgálatunkat is. Tartalmazza a filmlajstrom természetesen mindazon technikai jellegű megjegyzéseket is, melyeket a film felülvizsgálója szükségesnek talált feltüntetni a rilm használhatóságára, minőségére és a kutatók tájékoztatására* Jelölve vannak az esetlegesen nem sikerült felvételek és azok pótlásának helye, 3. fieltárv Egyrészt belső nyilvántartási eszköz, másrészt szolgaija a kutatók érdekeit mert anyag ismer te test is közöl. A Mikrofilmtár leltárának első kötete az 1953. június 30*1 állapotnak megfelelően a Levéltárak Országos Központja kiadásában 1954-ben megjelent (Levéltári Alapleltár ak, I. Országos Levéltár. S* Film tár.). A készítés irányelvei általában azonosak az eredeti anyag leltározásának szabályaival m amint az a Iieitár bevezetésében olvasható ~ változtatás, kiegészítés vagy rövidítés csak ott történt ahol azt a film sajátos Jellege megkívánta vagy megengedte, Rendelkezésre áll a teljes filmtári anyaghoz egy raktárkönyv, melybe a dobozok folyamatosan sorszámaik rendjében vannak bejegyezve, rövid tartalmi megjelöléssel AZ un. fondjegyzék pedig futószámokkal ellátott fondok szerint tartalmazza az anyagot A futószámok első része egyezik az imént említett leltár folyamatos tételszámaival, a későbbi anyag pedig - ahhoz csatlakozóan - a beérkezés sorrendjében kap sorszámot A raktárkönyvet és fondjegyzéket napra készen vezetjük. Az eredeti raktári egységekhez (íasciculusokhoz) hasonlóan a filmet őrző dobozokon is feltüntetjük a már emiitett tekercssorszám és Címek számai mellett egészen röviden, olykor egyetlen szóval, a tartalmat Tapasztalatunk szerint azonban helyes, ha ez. a megjelölés bővebb* különösen olyan esetekben, amikor egy doboz több sorozatból vagy éppen több levéltárból tartalmaz válogatott iratokról készült filmeket A bővebb megjelölés egyenesen elengedhetetlen olyankor, ha nem saját magunk által készített filmeket kell elhelyeznünk, melyeknek más a felvételezési rendszere. Ide számítanak a legtöbb esetben a külföldről érkezett filmjeink* e) Külföldi filmek elhelyezése és nyilvántartása A külföldön készült filmeket saját anyagunktól elválasztva külön sorosatokban helyezzük el azzal a meggondolással, hogy igy országok szerint együtt tarthatjuk az anyagot önálló filmsorozatunk van már Bécsből, Csehszlovákiából és Franciaországból küldött filmekből, további sorozatok szervesése tervben. Ezeknél a sorozatoknál is igyekszünk megvalósitam a fenti tárolási rendszert nem kis nehézséget okoz azonban az a körülmény, hogy ahány helyről kapunk filmeket* annyiféle a felvételezés rendszere. (Teljesen világos és kifogástalan a párizsi Nemzeti Levéltárból 40