Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ila Bálint: A mikrofilm a levéltárban / 33–44. o.

Az iratok összefüggését és rendjét paginálással rögzítjük. (A magyar film szabvány egyébként ezt kötelezően előírja*) A lapszámoknak fontos szerepe van nemcsak a kiigazodásnát hanem a film egyes részei idézésénél is. Eredeti íóliálást elfogadunk akkor, ha nincsenek betétlapok és az összefüggés teljesen világos* Paginálásnál az üres és más íel nem veendő oldalakat s részeket figyelmen kivül hagyjuk (ezért nem alkalmas fényképezés céljaira a kutatóteremben végzett íóliálás). Különösen ügyelünk kötetekben az esetleges betétekre, befűzött cédulákra, nyugtákra, kommissiókra sth»* ezeket a megfelelő helyre beszámozzuk, de ha hovatartozásuk nem állapitható meg, hogy ne zavar* Ják az összefüggést, a kötet végére tesszük őket Paginálás közben a lapokon mutatkozó füleket és gyűrődéseket ki kell siraitamV Annyira - sajnos - még nem jutottunk, hogy az anyagot a felvételezés előtt gondos tisztítás* nak és kiporolásnak vetnénk alá. Pedig hogy erre milyen nagy szükség volna, azt többször saját szemünkké! láttuk* Példát is idézünk erre vonatkozólag. Egy cserében kapott filmünk szövegében a fontos korjelző betű, az <e caudata* állott. Minthogy ez a betüíorma döntő jelentőségű volt a privilégium keletkezésére, a szöveget használó tudósunk óvatosságból megtekintette a külföldi levéltárban őrzött eredetit is s abban bizony csak egyszerű ,e* betű állott Tehát vagy az irat nem volt a fényképezés előtt gondosan megtisztítva, vagy a felvételezésnél nem jártak el a kellő tisztaság* gal s így maradt valaminő, «cauda*-nak látszó rost, dohánymaradvány vagy más anyag az egyszerű *e'betü alatt. Ez arra is int, hogy a laboratóriumban és a felvételező meg anyagkészitö helyeken a legnagyobb tisztaságnak kell uralkodni. Az anyag rendjének meghatározása közben vagy külön munkaként felülvizsgáljuk a jelzetek helyét Minthogy a nyilvántartás és kutatás érdekében minden irat vagy kötet első felvételén ott kell lenni a pontos jelzetnek, legyen az eredeti szignatúra vagy általunk -a rendesés folyamán adott sorszám, esetleg más jel, megállapítjuk, hogy az eredeti jelzet elhelyezése biztosítja-e ezt a íelté^ telt Gyakorlati megoldása e kívánságnak rendszerint az, hogy a Jelzetes oldalt vesszük fel elsőnek, igy a jelzet felcserélése vagy téves feljegyzése sem kővetkezhetik be* Ha az eredeti jelzet nem látható vagy olvasható jól, felerősítjük azt ' Előkészítési rendszerünkben, ha az anyag megkívánja, különleges megoldásokat is szoktunk alkalmazni. Kedvelt szisztémánk, különösen külföldre küldött mikrodokúmentációnál, hogy az egyes iratokat sorszámokkal látjuk el, minden eredeti jelzet egy numerust kap, mellette ott olvasható ter*" mészetesen az eredeti levéltári szignatúra is* Ilyen esetben az anyag paginálását vagy minden sorszámon elölről kezdjük, vagy folyamatosan végezzük a teljes anyagon, illetve egy raktári egységen belül, mindenkor a felveendő iratok természetétől és milyenségétől függően. Tudományos, nem teh jes levéltári sorozatokat tartalmazó dokumentáció esetében olykor minden irat (jelzet) első oldalára gépen megírt papírszalagot fényképezünk, mely tartalmazza az őrző levéltár nevét, az irat sorszámát és jelzetét (ha van ilyen: az alapszámot és a hozzákapcsolt iktatószámokat) és a lappszámot Ilyen jelzetelés elkészítése nagy és sok időt követelő munka, ám a kutatók és a lilmtáro* sok szeretik, mert munkájukat megkönnyíti* A filmezésre előkészítő mindenfajta munkák rendszerint lényegesen több időt vesznek igénybe* mint magának a filmnek elkészítése* Koeppen német levéltárnok., aki több mint egy millió felvétel anyagának előkészítése közben szerezte tapasztalatait az előkészítő munka fontosságáról ezt jrja: <Auf eine gründliche Vorbereitung der Verfilmung durch sorgfaltige Sichtung des in Betracht kocamenden ^aterials, die in jedem Főallé durch einen Archívar erfolgen muss, kann nicht nachdrücklich genug hingewiesen \verden,» A jó előkészítés szükségét a németen mellett a franciák, olaszai: és amerikaiak hangsúlyozzák, sőt szerintük is nagyobb gondossággal keli eljárni a filmezendő anyag rendezésében, mint az általános levéltári rendezésnél, iv4

agunk ugy látjuk és ugy tapasztaltak, hogy a jól előkészített anyagban a íelvételező nem ejt híbáíL legalább is az anyag rendjére tartozó hibákat nem, a kutató pedig a filmet csaknem olyan könnyen tudja használni — eltekintve ter* mészetesen szeme megerőltetésétől - mint az eredetit (Szánalom volt nézni, hogy küszködtek a kutatók a Bécsből kapott filmek olvasásával, melyeknek anyagát a filmezésre nem készítették elő* tehát az oldalak között az összefüggést csak a legnehezebb munkával lehetett megtalálni, ha ugyan oldalak kihagyása miatt ez nem vált teljességgel lehetetlenné,) Az előkészítés befejezése után következik a cím élés. A *cinu nálunk is. mint minden országban, azt a célt szolgálja, hogy segítségével bárki azonnal megállapíthassa, milyen anyag van a ke* 34