Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Tököly István: A volt MÁV Igazgatóság iratőrzési rendszere / 116–124. o.

208. A Hamu nkák, munkakönyvek, napibérek, 209. Idegen felek és személyzetünk terhére eszközölt munkák és átadott anyagok utáni összegek behajtása. 210. Pénz. pénzbeszállltások. 241. Özleteredmény, kezelési kimutatások. 212. Pénzkészletek, pénzszükségletek, pénzkészleteknek leszámolása. 213. Árfolyam, ár kelet-pótlék. 214. Hiánylei etek, hiánylati felvilágosítások (állomási pénztáraknál). 215. Fizetések, fizető tisztek. 216. B ÜL szakosztály számadásai és számadási hiányai 217. B ÜL szakosztály hitelnyilvántartás és arra vonatkozó ügyek. 218. Brv szakosztály számadásai és szánadási hiányok. 210. Pályafenntartási számadások és számad. hiányok B ti/a. 220. Forgalmi és vontatási számadások és számadási hiányok B 111/b. 221. Mühelyi számadások és számadási hiányok B 111/c. 222. Anyag és leltári számadások és számad, hiányok B 111/d. XXIL Gépgyárunk 22a Gépgyárunkra vonatkozó ügyek (annyiban, mig az előbbi irattári számokkal meg nem jelölhetők). Az irattári szabályzat 2. melléklete volt a (Vezényszavak összeállítása az irattár számárai. Ez a segédlet négy rovatból áll s betűrendben tartalmazza mindazokat az ügyféléket, amelyekről feltehető, hogy azokból az Igazgatóságnál iratok keletkezhetnek, továbbá a vonatkozó tétel- és az irattári számot, valamint utalást arra is, ha az adott tárgy más címszó, illetve «vezényszó» alatt van felvéve. Ez igen hasznos segédkönyvnek bizonyult, mert segítségével biztosítani lehetett, hogy egy-«gy ügyféle Iratai mindig ugyanazon tételbe, ugyanazon irattári szám alatt nyerjenek elhelyezést A.z irattáros munkájának végzésénél nem csupán az emlékezetére volt utalva. Természetesen ez nem zárta ki az irattári sorkönyv, vagy mint a szabályzat 9. §-a emliti, iirattári rovancs* használatát mert az iratok a lételen és az irattári számon (vagy mint nevezték: alosztályon) belül alapszámok rendjében lettek irattározva. Alapszám minden naptári évben az ügy első iktatószámával azonos. Ezzel a szabályzattal előirt irattározási rendszer - mint a gyakorlat bebizonyította -, Jól bevált a MÁV Igazgatóságnál. 1887. január 1-től 1926. december 34-ig eltelt negyven éven ál megszakítás nélkül érvényben volt. 1926-ban az Igazgatóság az iratkezelés decentralizálását határozta el. Megszüntették a központi segédhivatalt az iktatást a főosztályokra bizták és egyszerűsítésnek szánták azt a rendszert hogy minden főosztály ugy iktasson, hogy az iktatószámának első számjegye a főosztály előre meghatározott számjegyével legyen azonos és végül az iratokat főosztályok szerint csoportosítva helyezzék el a továbbra is megtartott központi irattárban. A MÁV Igazgatóságnak a vezértitkárságon kivül hét főosztálya volt. A főosztályokat az abc első hét nagybetűjével jelölték, igy az általános igazgatási íőosztály az A), a pénzügyi főosztály a B), a kereskedelmi főosztály a C), az építési és pályafenntartási főosztálya a D), a gépészeti főosztály az E). a forgalmi íőosztály az F). az anyag- és lelíárbeszerzési íőosztály pedig a G) főosztályként szerepelt Mivel a főosztályok az Igazgatóság szervezetében az abc betűrendjében kö» vették egymást ugy rendelkeztek, hogy minden főosztály iratai iktatószámának első számjegye az a szám legyen, ahányadik az abc-ben a íőosztály betűjele, így kapta az A) főosztály az l-es, a B) főosztály a 2-es, a C) főosztály a 3-as, a D) főosztály a 4-es, az E) főosztály az 5-ös, az F) főosztály a 6-os, a G) íőosztály a 7-es iktatási kezdőszárajegyet A vezértitkárságnál az iktatás 0-val kezdődött (01, 02. 03 stb.), az un. miniszteri postát - amely alatt a Kereskedelemügyi Minisztériumtól érkezett iratokat értették, 100,000-es számmal iktatták (pl. 100,001. 100.002 stb,).