Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Megbeszélés a legnagyobb irattárak vezetőivel az Országos Levéltárban / 94–103. o.

unióban suiyt helyeztek arra, hogy ezeké a kérdéseket ne a véletlenül leibukkant ötletek alapján, hanem a kérdés igen alapos, talán tutzás nélkül azt mondhatnám, tudományos megvizsgálása alapján rendezzék. • Mint érdekességet említem meg a belgiumi tipikusan kapitalista Jellegű megoldást A belga állami közigazgatás tulajdonkeppen nem más. mint az igen nagyfokú (természetesen polgári érteiem* ben vett) autonómiával rendelkező községek, városok munkájának koordiuálása. Ez az autonómia, akárcsak nálunk a Felszabadulás előtt, természetesen oda vezetett hogy minden város, minden köz* ség irodaígazgatójának feje szerint szervezte meg az iratkezelést, ami aztán természetesen nagy zűrzavarra vezetett, az iratokat nem lehetett megtalálni, ennek következtében kisebb-nagyobb hibák csúsztak az igazgatási munkába. Megpróbáltak mindenféle, az autonómiával összeegyeztethető mód* szert - sikertelenül- Felfigyelt erre egy Sépéli nevű élelmes vállalkozó. Maga köré gyűjtött néhány értelmes, de munka nélkül lézengő jogászt, mérnököt - kialakittatott velük egy egészen megielelóV nek mondható iratkezelési rendszert s ma már az ő nagy. központi irodával rendelkező vállalata látja el a legtöbb belga .város iratkezelési munkáját. A vállalat ezektől a városoktól persze rendszeres dijat szed, melyből a valóságos szakértőkké fejlődött munkaerőit fizeti. Visszatérve most már a mi viszonyainkra, felteheti valaki a kérdést nincsen-e rendben nálunk minden ezen a téren? Hát,kedves szaktársak, nincsen! S ezt a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya nemcsak a felügyelete alatt működő levéltárosok jelentéseiből, hanem közvetlenül Önöktől is tudja; Az Országos Levéltár által múlt év április 9 re összehívott megbeszélésen több olyan körülményt emiitettek meg a meghívottak, meiyek a megfelelő iratkezelési munka kialakítását megnehezítik vagy egyenesen lehetetlenné teszik : a szervezeti egysegek gyakori, sokszor indokolatlan átszervezése, az ügyintézők lazaságai (elmulasztják az elintézéstervezetek készítését ül. az elintézések másolatának elkészítését elhanyagolják az elöíraíok felhasználását) az iratkezelés terén uralkDdó bizonytalanság (ingadozások a tárgyi - csoportszámos •» és a folyószámos iktatás és irafc tarozás között a meg nem felelő irattárak és munkahelyek, az irattárolási eszközök (fedőlemezek, hevederek stb.) hiánya az iratkezelői létszám ki nem elégítő volta, a segédhivatali dolgozók alán csony bére, az iratkezelési muhka megbecsülésének hiánya. Más szóval »- vannak még kijavítandó hibák, sokat-sokat kell dolgoznunk, mig a Szovjetunióban már megvalósított szintet elérhetjük. De ne higyje senki, hogy ezeket a bajokat egyszerre, egyik napról a másikra gombnyomásra meg lehet szüntetni! S azt se higyje senki, hogy fölösleges bármit tenni, mert ezen változtatni úgysem lehet Az egyik felfogás legalább olyan káros, mint a másik, igenis lehet és kell változtaíni. Javítani, de fokozatosan ! A panaszok szinte egyértelműen abban foglalhatók össze, hogy az iratkezelési munkát a ve* zetök és az ügyintézők egy része nem becsüli eléggé, lenézi. Minden egyéb ebből következik. Mit jelent ez? Azt Jelenti, hogy a vezetők és az ügyintézők egy része nem látja elég világosan, elég élesen a kezelői munka értelmét, célját, értékét Hogy lehet ezen segiteni? Adminisztratív eszközökkel? A* Levéltári Osztály kérje meg a minisztériumokat adjanak ki rendeleteket és utasításokat az alsóbb vezetőknek, a kezelői munka megbecsüléséről, vagy az iratkezelési szabáiyok betartásáról? Ez igy önmagában, itt-ott talán segítene, de ha tennének is vaiamit a ml ügyünk érdekében, meggyőződés nélkül termék, arai azt jelenti, hogy az első adódó alkalommal vissza is vonnák. Állítom, hogy az iratkezelői munka nagyobb megbecsülésének legelső föltétele épp az irafr kezelési munka színvonalának emelése, munkánk megjavítása. Ne csak felülről várjuk a segítséget, elsősorban mi Igyekezzünk saját magunkon segiteni. Meg vagyok győződve, hogy az iratkezelési munka megbízhatóvá, pontossá, gyorssá tétele önmaga megtenné hatását a vezetőknél. Mert ha valahol egy-egy iratot napokig kell üldözni, mig végre valahol megtalálják, vagy bizonyos adatok összeállitásáhoh szükséges iratok helytelen, előre nem látó mutaiózás vagy csoportosítás miatt nem találhatók meg és igy tovább, általában hiába kérünk jobb raktárakat jobb munkahelyeket nagyobb létszámot és jobb illetményeket Ha valaki szívvel-lélekkel, minden találékonyságát és nem utolsó sorban hasonló munkát végző kartársainak tapasztalatain okulva lat munkához, rengeteget tud használni az ügynek s ezen keresztül önmagának és kartársainak. Az Országos Levéltár által csaknem egy évvel ezelőtt tartott megbeszélés óta Jelent meg a 45/4958. sz. kormányrendelet mely az akkor résztvevők álíai szóvateti kérdések megoldását Iénye96