Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 3–4. szám - FIGYELŐ - Nagy István: Johannes Papritz az iratkezelés történeti alapfogalmairól / 404–407. o.

k szerző elöljáróban * fejtegetéséinek könnyebb megértése céljából # az iratanyag megö#* zésével kapcsolatban kialakult rendszerek különféle üpusaii sorolja fel* Izek az időrendt a leve* lezésí, a vonaflcozást az előadói, az irodatechnikai, ügyvitel-technikai elvek, vagy csupán az trra* tok külső jellegzetességei (forma, nagyság, szin) szerint kialakított rendszer-típusok, aszerint hogy az egyes iratokat időrendben, a levelezők szerint helyi, személyi, tá»gyi vonatkozások* előadók stb. szerint gyűjtötték sorozatokba* A ma használatos irattári rendszerek kialakulásának vizsgálata céljából Papritz a középkorig nyúl vissza* és először a perg 4 m entk or s z ak á v al, foglalkozik. A külőníéle nagyságú, pecséttel ellátott pérgamentek tárolása* rendszerbe osztása igen nehéz feladat volt* A fiókok?* baiír zsákokban, polcokon való őrzéssel* az egyes lapok összefüzésével a problémát nem lehetett teljesen meg oldana az oklevelek, iratok csak egy részét tudták igy tárolni és rendszerbe osztana | megoldások elégtelensége miatt alakult ki; a középkor folyamán a pergamenlapokból álló hivatali kÖ^yv (Amtsbueh)* a hivatal működésével kapcsolatos szövegeket ebbe vezették belei A pergamenje korszak kancelláriájára tehát a pergamentlapokból álló hivatali könyvek, illetve az ezekből álló, idő* rendben és tárgy szerint csopcftositatt sorozatok a jellemzők* A hivatali könyvekből álló regisztraturák uralmát a papír használatának elterjedése döntötte meg* Igen fontos uijitás volt ezzfet kapcsolatban a papir formájának és nagyságának szabályozása, amellyel azt érték eV hogy az jegyes iratokat technikailag könnyebben lehetett kezélnt- k másik: fontos tényező volt a fogalmazványnak, mint önálló iratnak a megszületése* A középkorban az e> küldött irat fogalmazványának a hivatali könyv megfelelő szövegét lehetett tekinteni, amelyet a -12. század második felétől kezdve már ugy készítettek ei, hogy az az elküldött irat másodpéldányának Is minősülhetett A középkor vége felé ezeket a fogalmazványokat másodpéldányokat már különálló iraficént állították ki, mégpedig olyan alakban, mint a kiadványokat A fogalmazványt a beérkezett Irattal egyesitfrlték, s megszületett az akta legkezdeftegesebb formája*' A középkor^ regisztraturákban a hivatali könyvek mellett már iratok is keletkeztek, ezek rendszerint a hivatalhoz küldött levelek voltak. Ezeket az iratokat nevezték «.produktumoknak^ A hivatali könyv használata, ha egyszerre többen akartak beletekinteni, igen nehézkessé vált* ezért az egyes szövegekről .másolatodat készttettek, s ezt a beérkezett íratok, a produktumok mellé h#» lyeztéki Később, a fogaimazványÖnálló irattá válásakor, a fogalmazványok kerültek produktumok mellé. Így a hivatali könyvek mellett különálló iratsorozatok keletkezttk, amelyek a hivatalt köny* vek szerepét lassan háttérbe szorttották. A hivatali könyvek igy lassanként elsorvadtak* s az irat* sorozatok segéd/könyveivé alakultak át Sőt az egyes iratok kötetszerű összekapcsolásakor a h|p vátall könyvek feleslegessé is válták* A hagyomány erejének ttilajdonftható az, hogy több esetben külön sorozatban helyezték el a fogalmazványokat s külön a beérkezett iratokat* (A régi levéltári felfogás szerint ugyanis <le> véltári jogar csak a hivatali könyvnek, illetve az örökébe lépő fogalmazványnak volt ezért az utó*>* biakat elkülönítve kezelték*) Bz a hagyomány egyes hivatalokban mindmáig fennmaradt A középkor vége felé «* amint emiitettük # kialakult iratsoroz átoknál már megjelent az akta kezdeti formája is. Ez az ügyre vonatkozó legíontosabb iratokat kapcsolta össze* Ausztriában pU a sorozati iratok mellett vélük párhuzamosan külön ilyen tárgyi aktákat tartalmazó állagok is ke* letkeztek* Innen az osztrák Irattári rendszer kettőssége, amely sorozati iratokat s onnan kiemelt tárgyi aktákat is tartalmaz* A hivatali könyvekből és a sorozati iratokból álló regisztratura a középkor kancelláriáját jel* lemzt k középkori kezdetleges, passzív (amikor a hivatal csak külső megkeresésre, alkalomszerűen adódó ügyeket intéz el) közigazgatásnak ez az iratmegőrzési rendszer meg is telelt mai fogalmak szerint azonban más elávu|t rendszerezési formának tekinthető, Snnek ellenére még ma is számos országban uralkodó az iratok megőrzésébén, rendszerbe osztásában* Az újkorban a közigazgatás jellegének megváltozása * elsősorban német viszonylatban * az irattári rendszerek fejlődése terén is gyökeres átalakulást hozott A középkori passzív közigazgá^ tás helyébe az abszojut állam céltudatos* az állami élet irányitására törekvő, aktív, tervszerű igaz* gatási munkája kerültr amelynek az ügyek egész láncolatára* az 4ügyeki szerves egészére szűk* 405